Succession des membres du comité
Question
Notre association existe depuis plus de 50 ans et organise diverses activités pour les seniors. Aujourd’hui, une partie de ces tâches ont été reprises par d’autres organisations. Les nouvelles adhésions se font rares et il arrive que les membres du comité désirent se retirer. Tous les membres ont déjà œuvré au sein du comité. Quelques membres aimeraient continuer à se charger de certaines tâches, mais sans intégrer le comité. Que nous recommandez-vous?
Réponse
Votre association doit se poser la question cruciale: «Sommes-nous encore nécessaires?» En d’autres termes: «Que se passerait-il si l’association n’existait plus?» Réfléchissez avec les autres membres aux activités que vous désirez poursuivre et sous quelle forme. Certains aspects de votre activité peuvent-ils être suspendus? Il est peut-être possible de se joindre à une organisation qui poursuit des objectifs similaires.
Quelles que soient les réponses à ces questions, votre association était nécessaire et a fait du bon travail. Sans elle, les offres proposées par des tiers n’existeraient pas aujourd’hui. Donc même si votre association devait être dissoute, cela ne serait pas synonyme d’échec.
Question
Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité. À cette fin, nous avons fondé une commission de sélection lors de notre dernière assemblée générale. Elle a établi des cahiers des charges pour les postes vacants au comité. Pourriez-vous nous donner des conseils sur la manière de chercher des candidats potentiels?
Réponse
Il est souvent difficile de trouver un-e successeur-e dans une activité bénévole. Les tâches et les relations sont des facteurs essentiels lors d’une recherche. Une personne sera peut-être tentée, parce qu’elle peut mettre à profit des connaissances particulières ou parce que le but social lui tient à cœur. Une autre cherchera une compensation à sa vie professionnelle ou aura du plaisir à se charger de tâches inhabituelles. L’envie de faire bouger quelque chose avec d’autres membres du comité peut également être un moteur important. Un cahier des charges permet à la personne intéressée de se faire une idée des tâches qui lui seront attribuées et des compétences qu’elle pourra utiliser.
Les retours les plus positifs sont souvent le fruit d’un contact direct avec des candidats potentiels. Expliquez-leur quelle est votre identification avec l’association et ce qui vous motive dans le bénévolat. Partagez des anecdotes amusantes ou palpitantes avec votre interlocuteur-trice. Parlez d’évènements qui se sont particulièrement bien passés, p. ex. une manifestation réussie, une coopération fructueuse avec la commune ou le lancement d’un site Internet.
Question
Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?
Réponse
Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.
Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.
Question
Notre petite association de gymnastique peine à trouver des membres pour son comité. Parmi les gymnastes actifs, presque tous ont déjà exercé une fonction spécifique. Un membre du comité a donc proposé une personne qui ne pratique pas la gymnastique elle-même, mais dont les enfants sont actifs au sein de l’association. Est-ce qu’un membre passif peut être élu au comité et est-ce que cela a du sens?
Réponse
Cette idée est tout à fait réalisable, sauf si vos statuts stipulent que seuls les membres actifs de l’association peuvent être élus au comité. Vous ne cherchez pas une personne capable de faire la roue ni un spécialiste des agrès, mais quelqu’un qui soit apte à participer à la gestion d’une association et qui peut œuvrer au sein du comité. Il est également envisageable de lui attribuer un domaine particulier, par exemple le secrétariat, les finances ou encore la présidence.
En effet, nul besoin d’être une gymnaste active pour rédiger des procès-verbaux, contrôler les finances ou endosser une fonction de cadre. Naturellement, les membres du comité devraient être intéressés par l’activité de l’association, mais une vue extérieure ne peut certainement pas faire de mal.
Question
Un membre du comité a annoncé sa démission il y a quelque temps. Il souhaite maintenant revenir sur sa décision et supprimer le point à l’ordre du jour «Élection d’un nouveau membre du comité». Cependant, tous les membres du comité n’accueillent pas avec enthousiasme son souhait de tout de même rester au sein du comité. Nous avons par ailleurs déjà une nouvelle candidate. Devons-nous simplement accepter le retrait de la démission?
Réponse
La démission d’un membre élu d’un organe est ce que l’on appelle un «acte formateur» qui modifie (crée) immédiatement une situation juridique. En d’autres termes, l’annonce de sa démission prend effet à la date donnée et la personne concernée n’est dès lors plus membre du comité. Afin de rester au comité, la personne concernée doit se faire réélire lors de l’assemblée des membres, conformément aux statuts.
Question
Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?
Réponse
Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.
En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser.
Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence.
La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.
