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Réunion du comité
La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.
Question
Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?
Réponse
Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:
- La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
- Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
- La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.
