Remboursement des frais
Question
Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?
Réponse
Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.
vitamine B, au service des associations
Question
Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?
Réponse
Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.
Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.
Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2500.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.
Question
Les membres du comité ont-ils un droit fondamental à un dédommagement?
Réponse
Légalement, les membres du comité n’ont pas le droit à un dédommagement. Au contraire: une condition importante pour l’exemption fiscale d’une association et que les membres du comité effectuent leur travail bénévolement. En revanche, leurs frais sont bien entendu remboursés. Certaines tâches spécialisées peuvent être rémunérées. Elles doivent cependant toujours être décrites et limitées concrètement à un mandat.
Les dédommagements versés au comité doivent être pris en compte dans le budget et apparaître dans les comptes de l’association. Il y a d’autres moyens d’exprimer sa reconnaissance: formation continue, dispense du paiement de la cotisation, extras.
Autre point important: les dédommagements qui dépassent le remboursement des frais sont imposables, ils doivent être déclarés par le bénéficiaire et l’association doit établir un certificat de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.
Question
Au sein du comité, les avis divergent par rapport à la façon dont les frais doivent être remboursés et à une éventuelle indemnisation des membres du comité. Qu’en est-il exactement?
Réponse
Le règlement des frais et le dédommagement du comité constituent un sujet permanent, voire un conflit permanent, dans nombre d’associations, même si c’est un sujet tabou. La loi ne définit pas clairement de marche à suivre, aussi les associations gèrent-elles ces aspects très différemment. Voici quelques repères:
- Le remboursement de frais encourus pour l’association devrait être une évidence.
- Le règlement relatif aux frais et les rémunérations doivent être proportionnels aux conditions financières de l’association. Ces dépenses doivent figurer au budget.
- Des forfaits et dédommagements généreux peuvent être assimilés à un salaire et être imposables.
- Les associations exonérées d’impôts et certifiées ZEWO sont soumises à des directives plus strictes.
Il convient de discuter du remboursement des frais en détail au sein du comité et de conserver une trace écrite des décisions. Consultez à ce propos la fiche pratique «Indemnisations et frais du comité / Modèle de règlement de remboursement des frais».
Question
Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?
Réponse
C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.
La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).
