Procès-verbal
Question
Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?
Réponse
La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.
L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou statutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.
Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.
Conclusion:
- Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
- Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
- Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
- En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
- Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.
Question
Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?
Réponse
Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:
- La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
- Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
- La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.
