Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour accomplir quelque chose ensemble, il est judicieux de clarifier les responsabilités et compétences de chacun. Cela peut se faire au moyen d’un descriptif de la fonction, d’un règlement des compétences ou d’un cahier des charges. On y définit le nom de la fonction en question, le domaine (ou la commission) auquel la personne responsable est rattachée, les tâches qui lui incombent, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que la personne à qui elle doit rendre compte de son travail, à savoir son supérieur hiérarchique. Tous les postes sont répertoriés dans le diagramme des fonctions.