Question

Nous aimerions introduire dans les statuts la possibilité du vote par écrit au lieu d’une assemblée générale. À quoi devons penser?

Réponse

L’art. 66 al. 2 CC stipule: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.» Cela implique toutefois que tous les membres participent au vote par écrit et approuvent la proposition.
La possibilité d’une prise de décision par écrit peut néanmoins être ajoutée aux statuts. Cela pourrait p. ex. être formulé comme suit: «La prise de décision par voie de circulaire (courrier, e-mail, plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels dûment justifiés).»
Les prises de décision par écrit présentent toutefois des inconvénients non négligeables: contrairement aux réunions physiques, elles ne permettent pas de discussions. Les propositions relatives aux points à l’ordre du jour (demande de modification ou contre-proposition) ainsi que des recommandations de vote supplémentaires doivent donc être déposées à l’avance. C’est pourquoi nous déconseillons de remplacer, d’une façon générale, les assemblées physiques par le vote par écrit.
Si une association opte néanmoins pour la prise de décision par écrit, il est important de respecter les dispositions statutaires: délai d’envoi de la convocation, quorum de présence / de participation, majorités nécessaires. L’association doit par ailleurs s’assurer que le membre vote lui-même une seule fois, p. ex. en signant un bulletin de vote. Les résultats du vote par écrit doivent être communiqués brièvement dans un procès-verbal, y compris le nombre de votes reçus et le détail des voix (pour/contre/abstentions). Un autre point important est la garantie de la protection des données.