Convocation à l’assemblée générale
Question
Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?
Réponse
Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.
La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.
Question
Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?
Réponse
Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.
Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.
La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.
Question
Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?
Réponse
La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.
L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou statutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.
Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.
Conclusion:
- Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
- Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
- Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
- En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
- Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.
Question
Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?
Réponse
Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.
Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour. Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.
