Contestation des décisions
Question
Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?
Réponse
Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.
Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.
La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.
Question
Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?
Réponse
La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.
L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou statutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.
Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.
Conclusion:
- Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
- Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
- Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
- En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
- Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.
Question
Lors de notre dernière assemblée générale, seuls quatre des 120 membres de l’association étaient présents, en plus des cinq membres du comité. Les décisions importantes qui ont été prises durant l’assemblée sont-elles néanmoins valables?
Réponse
Oui, les décisions sont valables. L’assemblée générale ne serait pas en mesure de prendre des décisions uniquement si les statuts de l’association fixaient un nombre minimum de membres votants (quorum de présence).
Même si les décisions ont été prises par un nombre restreint de personnes, les membres et le comité ont à les accepter. Dans ce cas, l’on peut donc dire que «les absents ont toujours tort». Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire (également s’il était présent à l’AG) est autorisé à attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions auxquelles il n’a pas adhéré et qui violent des dispositions légales ou statutaires.
