Assemblée générale extraordinaire
Question
Un membre souhaite convoquer une assemblée générale extraordinaire et nous a demandé de lui fournir les coordonnées de tous les membres. Sommes-nous autorisés les lui transmettre?
Réponse
Si un cinquième (ou moins selon les statuts) des membres demande une assemblée générale extraordinaire, le comité directeur doit la convoquer. Dans la pratique, cela signifie que la transmission des données des membres au sein de l’association est autorisée dans ce cas, car elles sont nécessaires à l’exercice des droits des membres, à savoir la convocation d’une assemblée générale extraordinaire (art. 64, al. 3, CC). Mais dans ce cas, seules les données nécessaires à l’exercice des droits devraient être transmises (p. ex. noms et adresses). Les données transmises ne peuvent être utilisées par le membre qu’à cette fin et doivent ensuite être détruites, ce dont le membre concerné doit être expressément informé. Comme alternative à la publication des données, le comité peut proposer d’envoyer les informations aux autres membres au nom du membre.
Question
Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?
Réponse
Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.
Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.
La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.
Question
Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?
Réponse
Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.
