Assemblée générale
Question
Notre association a utilisé le terme «assemblée de l’association» («Vereinsversammlung») dans toute sa documentation. Un membre se plaint et prétend que la dénomination correcte est «assemblée générale». Qu’en est-il?
Réponse
Le terme d’assemblée générale est plus courant que ceux d’assemblée des membres ou d’assemblée de l’association (en allemand, les termes «Mitgliederversammlung» ou «Vereinsversammlung» sont plus fréquents qu’en français). Dans sa version allemande, le droit associatif parle de «Vereinsversammlung» ou de «Mitgliederversammlung». Le CC (Code civil suisse) règle l’organisation de l’association dans les articles 64 à 69 sous le titre allemand de «Vereinsversammlung» (assemblée de l’association). Mais en français, il est uniquement question de l’assemblée générale.
Le terme d’assemblée générale est également utilisé dans le CO (Code des obligations) en relation avec des sociétés anonymes et des coopératives. Alors qu’une association est axée sur les personnes, également lors de son assemblée générale, la société anonyme y rassemble le capital (les actionnaires).
Les statuts recourant à un synonyme pour le terme d’assemblée générale conservent toutefois leur validité.
Question
Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne?
Réponse
Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.
Question
Est-ce que l’association peut être composée uniquement de membres du comité?
Réponse
Une association composée uniquement des membres du comité est également tout à fait légitime. Il est important toutefois qu’une telle association, dite «collégiale», respecte également les dispositions du droit des associations: convoquer une assemblée, organiser des élections, respecter les processus démocratiques, etc. Pour un comité, il est particulièrement important de choisir une ou deux personnes en charge de l’organe de contrôle, car il ne peut pas procéder lui-même à sa décharge. Les statuts peuvent stipuler que l’admission des membres revient au comité. Ce dernier peut ainsi déterminer si l’admission de nouveaux membres est nécessaire ou non.
Question
Pour donner une nouvelle dynamique à notre association, le comité a augmenté le budget pour produire de nouveaux prospectus, du matériel publicitaire et lancer une action spéciale. Nous sommes convaincus que l’association peut se permettre ces frais supplémentaires, certes conséquents, mais ne savons pas si les membres partagent cet avis.
En tant que présidente de l’assemblée, comment réagir à un éventuel rejet du budget par l’assemblée générale?
Réponse
Dans votre association, il revient à l’assemblée générale d’approuver le budget. Le comité ou la présidente de l’assemblée doivent donc être bien préparés et munis d’arguments percutants. Il est par ailleurs important que l’ensemble du comité appuie la proposition et présenter les chiffres avec transparence pour que les membres puissent les comprendre. Il peut être utile de présenter un plan financier à plus long terme.
Les membres peuvent également demander certaines modifications de la proposition de budget; il ne s’agit pas de tout accepter ou de tout refuser en bloc. Si le budget semble être menacé, la présidente de l’assemblée peut demander aux membres ou à certains votants de proposer des coupes ou éventuellement de proposer elle-même des réductions où cela lui semble supportable.
Il s’agit par ailleurs de respecter les règles du jeu démocratique de l’association.
Question
Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?
Réponse
Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.
La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.
Question
Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?
Réponse
Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.
Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour. Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.
Question
La cotisation annuelle doit-elle figurer à l’ordre du jour si elle reste inchangée?
Réponse
En général, la hauteur de la cotisation est fixée par l’assemblée générale. Si le montant exact est fixé dans les statuts, une hausse ou une baisse de la cotisation implique une modification des statuts. Dans ce cas, ce point ne doit figurer à l’ordre du jour qu’en cas de proposition de modification de la part du comité ou d’un membre.
Si la hauteur de la cotisation n’est pas fixée dans les statuts, elle fait partie des affaires ordinaires de l’assemblée générale. Dans ce cas, il est recommandé de mentionner chaque année le point «Cotisation» à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le comité peut p. ex. proposer de maintenir la cotisation inchangée et les membres peuvent déposer des contre-propositions.
Question
À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?
Réponse
Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.
L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).
Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.
Question
Un rapport annuel doit être rédigé à l’attention de l’assemblée générale. Y a-t-il des directives régissant sa longueur ou son contenu?
Réponse
L’objectif du rapport annuel est d’informer les membres et éventuellement le public plus large des évènements importants de l’exercice. Il n’y a aucune recommandation par rapport à la longueur. Le contenu est toutefois défini par son objectif: les membres doivent pouvoir décider si le comité a géré les affaires de l’association selon les objectifs que cette dernière s’est fixés. Il sert de base à la décharge du comité et doit donc être rédigé en conséquence: il doit refléter les points principaux de l’activité, informer sur les objectifs qui ont été atteints, communiquer les changements de personnel importants, la collaboration avec d’autres organisations, etc. Le rapport annuel constitue également la base pour la réélection du comité: ce dernier a-t-il été actif pour le bien de l’association ou non? Le rapport annuel est donc bien plus qu’un devoir fastidieux, il s’apparente à un rapport d’activité et doit être pris au sérieux. Il est souvent aussi la «carte de visite» de l’association.
Question
Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?
Réponse
Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.
Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.
Question
Lors de notre dernière assemblée générale, seuls quatre des 120 membres de l’association étaient présents, en plus des cinq membres du comité. Les décisions importantes qui ont été prises durant l’assemblée sont-elles néanmoins valables?
Réponse
Oui, les décisions sont valables. L’assemblée générale ne serait pas en mesure de prendre des décisions uniquement si les statuts de l’association fixaient un nombre minimum de membres votants (quorum de présence).
Même si les décisions ont été prises par un nombre restreint de personnes, les membres et le comité ont à les accepter. Dans ce cas, l’on peut donc dire que «les absents ont toujours tort». Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire (également s’il était présent à l’AG) est autorisé à attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions auxquelles il n’a pas adhéré et qui violent des dispositions légales ou statutaires.
Question
Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?
Réponse
Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.
