Archives
Question
Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?
Réponse
Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.
vitamine B, au service des associations
Question
Nous créons une association qui désire promouvoir un nouveau sport dans la commune. Sommes-nous autorisés à stipuler dans les statuts qu’en cas de dissolution de l’association, le produit de liquidation sera géré par la commune? (Au cas où une nouvelle association avec des buts identiques serait fondée.) Faut-il stipuler dans l’article relatif à la dissolution que les documents de l’association seront archivés auprès de la commune?
Réponse
En principe, les statuts ne devraient mentionner aucune directive relative à des tiers, sauf accord explicite de ces derniers. Cela signifie concrètement que l’association doit demander à la commune si elle serait d’accord de gérer l’argent et d’archiver les documents de l’association.
