Approbation du procès-verbal

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.

Conclusion:

• Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
• Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
• Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
• En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
• Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.