Trésorerie

Si l’association connaît des difficultés financières faute de moyens, que les dépenses budgétées sont plus importantes que les recettes escomptées et qu’aucun autre moyen n’est disponible, elle doit être assainie. Il est alors nécessaire d’adapter le budget et/ou de dégager d’autres ressources. L’assainissement peut se faire soit par des mesures d’économie soit par l’apport de moyens supplémentaires.

Le comité établit un budget sur la gestion des fonds pour l’année à venir en même temps qu’il planifie les activités de l’association. On fait figurer dans le budget une estimation des revenus et quel montant va être destiné à quelle fonction ou activité. Selon ce que prévoient les statuts, le budget peut devoir être soumis à l’assemblée générale pour information ou approbation. Comme le budget donne des renseignements sur l’avenir de l’association, il est important d’en informer l’assemblée générale.

L’objectif du controlling est de récolter, de traiter, d’analyser et de communiquer des données qui serviront de préparation à la prise de décisions. C’est un instrument important dans la planification et la fiscalité aussi bien au niveau opératif que stratégique. Souvent, ces rapports réguliers de controlling aux organismes octroyant des subventions font partie intégrante des contrats de prestations. Ils contiennent également des statistiques sur le recours aux prestations de service ainsi que des budgets et leur interprétation.

Question

Pour donner une nouvelle dynamique à notre association, le comité a augmenté le budget pour produire de nouveaux prospectus, du matériel publicitaire et lancer une action spéciale.  Nous sommes convaincus que l’association peut se permettre ces frais supplémentaires, certes conséquents, mais ne savons pas si les membres partagent cet avis.
En tant que présidente de l’assemblée, comment réagir à un éventuel rejet du budget par l’assemblée générale?

Réponse

Dans votre association, il revient à l’assemblée générale d’approuver le budget. Le comité ou la présidente de l’assemblée doivent donc être bien préparés et munis d’arguments percutants. Il est par ailleurs important que l’ensemble du comité appuie la proposition et présenter les chiffres avec transparence pour que les membres puissent les comprendre. Il peut être utile de présenter un plan financier à plus long terme.

Les membres peuvent également demander certaines modifications de la proposition de budget; il ne s’agit pas de tout accepter ou de tout refuser en bloc. Si le budget semble être menacé, la présidente de l’assemblée peut demander aux membres ou à certains votants de proposer des coupes ou éventuellement de proposer elle-même des réductions où cela lui semble supportable.
Il s’agit par ailleurs de respecter les règles du jeu démocratique de l’association.

Question

Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?

Réponse

Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.

Les tâches, compétences et obligations du comité ou de ses collaborateurs figurent dans le cahier des charges.

Les différentes tâches incombant à l’association sont réparties entre divers postes ou diverses personnes. Les tâches sont clairement définies par les responsables supérieurs, ou le plan d’action résulte du descriptif du poste, de la réglementation des compétences, du domaine, du règlement du comité ou de toute autre base organisationnelle. La clarification des tâches est une responsabilité importante de la direction. Une définition approximative des tâches est une source de conflits et donne de mauvais résultats. La question du mandat fait l’objet du titre treizième du Code des obligations (CO) et en est un des différents types de contrats.

La collaboration signifie faire des choses ensemble: accomplir, atteindre ou entraîner quelque chose. Chaque collaboration est déterminée par trois «facteurs»: chaque individu (JE), le groupe (NOUS) et le sujet traité. Une bonne collaboration suppose un équilibre entre les trois facteurs, aucun n’est désavantagé.

Il est très utile de clarifier quelle fonction est à la charge de qui, c’est-à-dire d’avoir une réglementation claire des compétences. Cela fait ses preuves non seulement en matière de répartition des tâches au sein du comité et des différents domaines d’activité, mais également au niveau des relations entre le comité et son bureau, son secrétariat et son entreprise.

La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.

Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour accomplir quelque chose ensemble, il est judicieux de clarifier les responsabilités et compétences de chacun. Cela peut se faire au moyen d’un descriptif de la fonction, d’un règlement des compétences ou d’un cahier des charges. On y définit le nom de la fonction en question, le domaine (ou la commission) auquel la personne responsable est rattachée, les tâches qui lui incombent, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que la personne à qui elle doit rendre compte de son travail, à savoir son supérieur hiérarchique. Tous les postes sont répertoriés dans le diagramme des fonctions.

Le consensus désigne l’unanimité en faveur d’une proposition ou d’une solution sans contradiction masquée ou manifeste. Personne n’est perdant. Mais le consensus s’obtient généralement sur des sujets fédérateurs. Les thématiques complexes et controversées entraînent de longues discussions et sont donc souvent très chronophages.

La décision par consentement suppose qu’une proposition est réputée acceptée lorsqu’aucune objection motivée ou importante n’est exprimée. Le «Oui, j’approuve!» est remplacé ici par «Je n’ai pas d’objection motivée ou importante à ce sujet». Il ne s’agit donc pas d’avoir un maximum d’approbation active, mais de minimiser les réticences. Autrement dit, on s’appuie sur des décisions «suffisamment bonnes» pour avancer rapidement.

Les décisions du comité peuvent être prises en réunion ou sous la forme d’une lettre circulaire. Par leur signature, les membres expriment leur approbation ou leur refus de tel ou tel objet. A l’ère du numérique, on privilégie souvent l’e-mail, dans lequel la signature est remplacée par un énoncé d’adoption ou de refus ou par une croix placée dans la case correspondante. Si l’un (ou plusieurs) des membres exige une discussion en réunion, cette dernière doit lui être accordée. La prise de décision par lettre circulaire n’est valable que si elle est prévue par les statuts.

«Délégation» signifie que l’on fait faire certains travaux à une autre personne. Un comité peut par exemple déléguer certaines tâches à des groupes de travail, à un membre de l’association ou à un bureau externe. La délégation implique également les compétences et les responsabilités inhérentes à la tâche même si c’est le comité qui en assume la responsabilité finale.

La méthode japonaise de planification kanban consiste à simplifier l’exécution des tâches et la collaboration. La planification kanban permet de visualiser chacune des étapes et des tâches en permettant d’éviter les malentendus et de ne pas oublier les travaux à faire. Les équipes utilisent un tableau commun, numérique ou analogue, sur lequel chaque tâche est notée sur un Post-it. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Post-it est déplacé de la gauche (à faire) vers la droite (terminé).

En général, le comité prend ses décisions à la majorité simple des membres (du comité) présents. Pour des décisions très importantes, il peut appliquer le principe du consensus (unanimité). Les modalités du pouvoir de décision en cas d’égalité des voix ou en cas d’absence d’une partie du comité peuvent être définies par le règlement du comité ou par les statuts. En cas d’égalité des voix, c’est en général le président ou la présidente qui tranche et qui a ainsi le pouvoir de décision.

La liste des points en suspens est un outil qui permet au comité de gérer ses affaires jour après jour. Elle comprend la liste des tâches, des personnes qui en sont chargées, des délais et, une fois terminées, des personnes à informer (quoi, qui, jusqu’à quand, informer qui?).

Pour la réalisation de procédures et d’activités répétitives, par exemple la planification et le déroulement de l’assemblée annuelle, l’élaboration du rapport annuel ou encore l’organisation d’une réunion, l’emploi de listes de contrôle peut s’avérer très utile.

Les médias sociaux désignent les médias numériques et les technologies qui permettent à leurs utilisateurs de partager leurs expériences et d’élaborer des contenus médiatiques, soit individuellement, soit en communauté. La plateforme de réseaux sociaux la plus connue actuellement est Facebook. D’autres services, tels que Google+, Twitter, Dropbox, Flickr, Instagram, Doodle et WhatsApp en font également partie.

Pour l’organisation de son travail, le comité peut recourir à un ordre de procédure ou à un règlement de gestion qui réglementent et facilitent la collaboration. Il est possible d’établir des ordres de procédure ou des règlements de gestion pour l’ensemble des commissions ou des organes de l’association.

Question

Qui est le roi ou la reine de l’association?

Réponse

Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.

Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.

L’organigramme montre clairement qui est chargé de quelle fonction dans l’association. Il permet une représentation graphique des rapports de subordination, des compétences des différents secteurs ainsi que des relations entre les unités organisationnelles.

Le comité est responsable de la direction de l’association, dont les tâches incluent la création d’une structure orientée vers la réalisation du but et la mise en œuvre d’une organisation permettant d’accomplir les tâches de l’association. Un certain nombre d’associations créent un secrétariat ou un bureau externe dans la mesure où les moyens financiers le permettent et que la charge de travail est trop importante. Les grandes associations créent des sous-unités aux compétences diverses. Il y a des associations qui ont des sections au niveau local et/ou cantonal et une organisation faîtière au niveau fédéral.

Le comité peut établir des règlements pour l’organisation de sa direction ou pour son bureau externe, et les adapter aux besoins. Les règlements ne peuvent pas être contraires aux statuts.

Le règlement intérieur donne au comité un cadre définissant ses tâches, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que les attributions de chacun de ses membres, celles des différents domaines d’activité et celles du comité dans son ensemble. Selon les statuts, le règlement intérieur peut également être édicté par l’assemblée générale.

On parle ici de la répartition des responsabilités entre l’assemblée générale et le comité ainsi qu’entre le comité et son bureau externe ou son entreprise. En ce qui concerne les domaines d’activité, il est judicieux de décrire non seulement les tâches et les responsabilités, mais également les compétences décisionnaires, dont font partie la description des activités et l’autorisation d’utiliser de l’argent jusqu’à concurrence d’un certain montant, ainsi que l’obligation d’en informer le comité (établissement de rapports). La répartition des compétences peut être consignée dans un règlement. La responsabilité des différents domaines d’activité est assumée par le comité dans son ensemble.

La rétrospective est un format de réunion dans laquelle on effectue un bilan succinct à l’issue d’un projet (partiel). La séance consiste à échanger sur le déroulement, les enseignements et les améliorations à apporter pour le projet suivant. Une rétrospective peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: une heure au moins.

La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.

Question

Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?

Réponse

C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.

La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).

La session get it done est un format de réunion au sein duquel on se retrouve pour accomplir des tâches ensemble. Les tâches sont regroupées avant le début de la session get it done et le cadre temporel est défini. Exemples de tâches possibles pour une session get it done avec le comité: dresser un budget, organiser un envoi, archiver, planifier une campagne sur les réseaux sociaux, etc. Une telle session peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: 2 heures ou plus.

Les membres du comité travaillent souvent beaucoup et bénévolement. Dès lors, il est important de ne pas valoriser seulement les membres de l’association mais également les personnes qui siègent au comité. Une organisation efficace des séances et une bonne culture de reconnaissance sont des outils importants de soutien et de motivation.

Les acquisitions importantes, réalisées sur plusieurs années, peuvent être «activées», ce qui signifie qu’elles n’augmentent pas les charges du compte de résultat de l’exercice mais qu’elles sont portées à l’actif du bilan. La perte de valeur de l’acquisition doit être ajustée à sa valeur effective au moyen d’un amortissement comptable. Il existe deux méthodes principales d’amortissement comptable: l’amortissement linéaire – soit un montant d’amortissement identique chaque année – ou l’amortissement sur la valeur comptable (la valeur de l’acquisition dans la comptabilité) – soit un taux d’amortissement sur la valeur comptable identique chaque année et ainsi un montant diminuant chaque année en fonction de la baisse de la valeur comptable du bien. Si l’association est soumise à l’imposition, les amortissements doivent être conformes aux prescriptions cantonales en la matière.

En vertu de la loi (art. 69a Code civil suisse), le Comité est tenu de tenir les livres de l'association. Les dispositions du droit des obligations relatives à la comptabilité commerciale et à la présentation des comptes sont applicables par analogie. Les états financiers doivent faire apparaître la situation patrimoniale, les actifs et les passifs ainsi que le résultat d’exploitation (bénéfice ou perte) de l’association pour l’année comptable. Avec la tenue d’une comptabilité en partie double, les dispositions du Code des obligations (CO) relatives à la comptabilité commerciale sont respectées. Les associations qui exercent une activité commerciale doivent s’inscrire au registre du commerce et sont tenues de tenir une comptabilité.

Il ressort des statuts, ou du moins de l’inscription au registre du commerce, que le droit de signature revient aux membres du comité. Qui dispose librement de combien d’argent et dans quelle période déterminée ou à quelles obligations doit être consigné dans un règlement interne. Les limitations appliquées à la compétence des dépenses, par la double signature ou la décision du comité, garantissent que seule la personne autorisée peut retirer de l’argent du compte.

L’association doit documenter ses activités sous la forme de documents écrits, tels que procès-verbaux, rapports annuels, justificatifs comptables ou autres documents et les archiver pour une durée minimale de dix ans.

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

Selon le genre de l’association, les dépenses pour les imprimés et les envois peuvent représenter un poste important de la comptabilité. Les petits montants doivent également être saisis et justifiés.

La comptabilité regroupe la tenue des comptes et l’établissement du bilan. Les règles concernant la tenue des comptes et sa présentation varient en fonction du genre de l’association et des dispositions statutaires.

Question

Les finances jouent un rôle mineur au sein de notre association. Nous nous faisons mutuellement confiance et le trésorier se charge d’effectuer les paiements et de comptabiliser les recettes. Sommes-nous néanmoins obligés de tenir les livres?

Réponse

Depuis 2008, la loi sur les associations stipule ceci dans l’art. 69a CC.

«La direction tient les livres de l’association. Les dispositions du code des obligations relatives à la comptabilité commerciale et à la présentation des comptes sont applicables par analogie.»

Le comité est donc obligé de tenir une comptabilité. Mais au-delà de cette obligation, il est important de régler les aspects financiers correctement et précisément, même s’il ne s’agit pas de sommes importantes. La confiance est précieuse, mais les aspects financiers peuvent toutefois facilement créer des différents. Les membres ont le droit de savoir d’où vient l’argent et comment il est dépensé et le comité devrait être en mesure de les informer en tout temps.

Des provisions peuvent être constituées pour des charges qui sont attendues et estimables mais non connues de façon précise, comme des prestations de garantie, des sinistres, des réparations ou encore des frais de justice. Trois conditions doivent être remplies : il doit s’agir de charges, sans contre-valeur et probables. Les provisions sont des fonds étrangers. Les rénovations, achats de remplacement, réorganisations, jubilés de l’association, projets futurs, formation continue, etc. ne sont pas des provisions, mais des réserves. Il est possible de constituer des réserves internes pour des jubilés, des acquisitions, des mesures d’aménagement, etc. ou encore des réserves pour des prestations à des tiers, comme les dons alloués à des projets. Les réserves sont des fonds propres.

Question

Notre association a été fondée en juillet l’année dernière. Est-ce exact que nous ne devons établir nos comptes annuels et notre déclaration d’impôt qu’à la fin de l’année en cours?

Réponse

Vous pouvez clôturer les comptes de l’association conformément à ce qui est prévu dans les statuts. L’année fiscale correspond cependant à l’année calendaire. Si votre association a généré, au cours de cette première partie d’année associative, un bénéfice qui dépasse le plafond d’exonération, vous devez remplir une déclaration d’impôt. Dans les cantons de Berne et de Lucerne, l’association doit être déclarée auprès du service des contributions.

Question

Comment pouvons-nous établir des factures avec des codes QR?

Réponse

La plupart des prestataires de programmes de comptabilité qui proposent l’établissement de factures ont modifié leur logiciel de sorte à permettre la création de factures avec code QR. Dans certains cas, l’installation d’une nouvelle version du programme est nécessaire.

Pour les associations qui travaillent sans logiciel spécialisé et ont utilisé jusqu’à présent le bulletin de versement rouge de la Poste, la marche à suivre est la suivante:

• Établissement des factures avec code QR via le générateur de QR-facture:
  1.    Chargez le générateur de QR-facture en cliquant sur le lien *1 https://www.postfinance.ch/fr/assistance/services/outils-calculateurs/qr-generator.html.
  2.    Saisissez les données du bénéficiaire du paiement (donc de l’association elle-même), y compris son numéro IBAN.
  3.    Saisissez les informations de paiement (montant et éventuellement message, p. ex. «Cotisation membre» – ce champ peut aussi être laissé vierge).
  4.    Saisissez les données du payeur (surtout en cas de factures individuelles – ce champ peut aussi être laissé vierge). 
  5.    Générez la facture au format PDF. Ce fichier peut être imprimé (du papier perforé peut être commandé en imprimerie ou sous le lien postshop https://shop.post.ch/shop/fr/papeterie/produits-papier/papier/buroline-bulletin-de-vers-qr-facture/p/551402). 
  6.    Pour les bulletins de versement sans montant (p. ex. dans le cas de dons), une QR-facture peut être créée avec le générateur, qui sera imprimée en de multiples exemplaires (sur l’imprimante de l’association ou dans une imprimerie). La personne effectuant le paiement ajoutera le montant et l’expéditeur sur le bulletin de versement. 

*1 D’autres outils encore permettent de créer des QR-factures, p. ex.: https://qr-rechnung.net/#/

Le bilan présente le détail des avoirs (actifs) et des dettes (passifs) de l’association et ainsi sa situation financière, à savoir si l’exercice fait apparaître un profit ou une perte. Le bilan de clôture est établi à la fin de l’exercice comptable.

Le compte de résultat présente en détails les profits et les pertes et permet une comparaison avec le budget. Il montre si l’exercice (ou une période déterminée) se solde par un bénéfice ou par une perte.

Les comptes annuels reflètent l’aspect financier de la vie de l’association. Ils fournissent des informations sur le résultat (pertes et profits), sur les sommes investies et à quelles fins elles ont été utilisées. Le comité doit soumettre les comptes annuels à l’assemblée générale pour approbation.

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

Les comptes annuels sont établis à la fin de l’exercice comptable. Ils comprennent le compte de résultat et le bilan. Si les statuts le prévoient, la comptabilité et les comptes annuels doivent être présentés pour contrôle à l’organe de révision avant la tenue de l’assemblée générale. Tout comme les comptes annuels, le rapport annuel de gestion doit être soumis pour approbation à l’assemblée générale, cette approbation menant finalement à la décharge du comité.

Question

L’année associative doit-elle toujours correspondre à une année civile?

Réponse

En principe: non. La plupart des associations définissent leurs activités selon l’année civile, ce qui permet des recoupements logiques. Certaines associations, notamment dans le domaine de la formation ou de la garde des enfants, prévoiront plutôt leurs activités en fonction de l’année scolaire. Dans ces cas, le fait que l’année associative ne corresponde pas à l’année civile fait sens. Cela peut créer du travail supplémentaire, car certaines tâches administratives (assurances, impôts, etc.) doivent, pour des raisons juridiques, être effectuées au 31 décembre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Le plan comptable est le résultat des comptes de l’association. Les associations jouissent d’une certaine liberté dans le choix de leur plan comptable. Elles peuvent, en effet, choisir leurs comptes en fonction de leurs besoins. L’essentiel étant que les membres et le comité sachent d’où vient l’argent, à quelles fins il a été utilisé et quelle est la situation financière. Les comptes du bilan, à savoir les actifs et les passifs, correspondent aux aux dettes et biens effectifs de l’association. Concrètement, cela signifie que si une association a un compte bancaire, elle doit tenir un compte « Banque » ou si elle a contracté un emprunt, elle est tenue d’inclure ce compte dans son plan comptable. En ce qui concerne le compte de résultats, à savoir les profits et les pertes, l’association est libre de choisir les comptes qu’elle souhaite tenir. Le comité doit déterminer ce qu’il souhaite faire ressortir de la comptabilité. Ici, il est de mise de respecter une certaine proportionnalité : pour qu’un résultat soit pertinent, les montants des différentes positions ne doivent être ni trop importants ni trop faibles (tenir un compte qui résulte sur un solde de Fr. 15.20 n’a aucun sens). En principe, il est recommandé de limiter le nombre de comptes du compte de résultats, afin d’éviter les erreurs de comptabilisation, plus précisément pour éviter que les mêmes évènements soient comptabilisés sur différents comptes, ce qui fausse le résultat. Il existe divers programmes de comptabilité adaptés aux besoins des associations.

L’abus de biens sociaux est un acte illégal et punissable par la loi. Il y a abus de biens sociaux lorsque quelqu’un s’approprie un bien matériel ou des actifs, sans y avoir été autorisé. L’abus de confiance, également punissable par la loi, se distingue de l’abus de biens sociaux: une personne commet un abus de confiance lorsqu’elle s’approprie des actifs qui lui ont été confiés. L’acte illicite de mettre la main dans la caisse en fait partie.

La personne qui est en charge des finances et de la comptabilité au sein du comité est appelée caissier ou caissière, trésorier ou trésorière. Le poste est désigné sous le terme de «trésorerie». Cette fonction existe, mais c’est le comité dans son ensemble qui assume la responsabilité des finances. Dans les petites associations, le caissier ou la caissière est également en charge de la comptabilité.

Pour que l’association puisse gérer ses affaires et réaliser son but, elle a besoin d’argent. Les ressources financières de l’association se composent des cotisations des membres, de dons, de subventions, des produits des ventes et des services et autres. Toutes les recettes non dépensées constituent alors la fortune de l’association. Les finances de l’association doivent être gérées d’une manière compétente et conforme aux normes en vigueur. La gestion financière de l’association est la responsabilité du comité et de sa trésorerie. Les comptes doivent être tenus et présentés conformément aux règles d’usage (trésorerie, trésorier) et soumis pour approbation à l’assemblée générale. La planification financière et l’établissement du budget constituent une des tâches les plus importantes du comité (stratégie). Il doit veiller à l’acquisition de fonds et au contrôle de leur emploi et doit en rendre compte à l’assemblée générale.

Les termes de «trésorière», «trésorier» et «trésorerie» sont les dénominations courantes utilisées autrefois en Suisse pour désigner la fonction de «caissière» ou de «caissier».