Succession / Passation de pouvoir

Les statuts peuvent prévoir que le comité ne soit pas élu par l’assemblée générale mais par un autre organe, par exemple par le comité lui-même. Lorsque le comité nomme lui-même ses nouveaux membres, on parle alors de cooptation.

Question

Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?

Réponse

Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.

Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.

Même si un membre du comité est élu pour la durée d’un mandat, il peut démissionner de son poste à n’importe quel moment. Le membre sortant doit cependant annoncer sa démission à temps et faire en sorte que la passation des pouvoirs se fasse sans heurts.

Question

Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?

Réponse

Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.

Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.

Les membres démissionnaires veillent à ce que le comité soit bien informé de leurs activités. Si tel est le souhait du comité, ils se tiennent à sa disposition pour initier les successeurs à leurs nouvelles fonctions.

Question

J’occupe une fonction au comité d’une association depuis quelques années. J’aimerais mettre fin à cette activité bénévole. Quelle est la façon correcte de procéder? Est-ce qu’il suffit d’informer le comité par écrit que je ne me porte pas candidat à ma réélection lors de la prochaine assemblée générale?

Réponse

Vous avez un droit fondamental de vous retirer du comité en tout le temps. Il est avantageux pour toutes les personnes concernées si vous communiquez cette décision le plus tôt possible. Vous avez été élu par l’assemblée générale, votre démission devra donc lui être communiquée par le biais du comité. Vous êtes libre d’informer le comité lors de la prochaine réunion, votre intervention sera alors intégrée au procès-verbal, ou de lui faire parvenir une lettre de démission par écrit si cela vous semble plus opportun. Il n’y a pas de directives quant à la forme. Lors d’une démission, il peut être important pour le comité et pour l’association d’en connaître les raisons et de recevoir éventuellement des idées concernant votre succession. On appréciera certainement que vous restiez à disposition du comité pour la transition et le passage de témoin.

Les membres restants du comité sont en charge de trouver votre successeur. Vous n’êtes donc pas dans l’obligation de trouver quelqu’un.

Les membres démissionnaires sont tenus de remettre leurs dossiers au comité, qui se charge ensuite de les transmettre aux membres nouvellement élus. Les dossiers complets et remis en ordre auront été préalablement expurgés de toute annotation personnelle.

Question

Un membre du comité a annoncé sa démission il y a quelque temps. Il souhaite maintenant revenir sur sa décision et supprimer le point à l’ordre du jour «Élection d’un nouveau membre du comité». Cependant, tous les membres du comité n’accueillent pas avec enthousiasme son souhait de tout de même rester au sein du comité.  Nous avons par ailleurs déjà une nouvelle candidate. Devons-nous simplement accepter le retrait de la démission?

Réponse

La démission d’un membre élu d’un organe est ce que l’on appelle un «acte formateur» qui modifie (crée) immédiatement une situation juridique. En d’autres termes, l’annonce de sa démission prend effet à la date donnée et la personne concernée n’est dès lors plus membre du comité. Afin de rester au comité, la personne concernée doit se faire réélire lors de l’assemblée des membres, conformément aux statuts.

Les membres du comité démissionnaires doivent être remplacés d’une manière adéquate, ce qui n’est pas toujours facile. Ce n’est pas au membre sortant de régler sa succession, mais aux membres restants. Ils doivent proposer une ou plusieurs candidatures à l’assemblée générale. Il est judicieux de clarifier à l’avance quelles sont les exigences, en termes d’expérience, de compétences et de qualifications que le nouveau membre devra satisfaire afin d’intégrer harmonieusement le comité. La recherche d’un membre de comité est un processus de longue durée auquel il faut s’atteler suffisamment tôt.

Question

Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?

Réponse

Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.

Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.

Le comité est élu pour une durée prévue par les statuts. Cette période peut s’étendre sur plusieurs années. La durée moyenne d’un mandat est d’un à deux ans. Les statuts stipulent également si une réélection est possible ou non. Généralement, un mandat débute en assemblée générale avec la nomination du comité et se termine également en assemblée par la démission ou la révocation de tout ou partie de ses membres.

Même non rémunéré, le travail bénévole est un travail. Il exige de l’engagement et des compétences. C’est pourquoi il est judicieux de faire figurer dans un certificat les activités et compétences des membres de comités.

Il arrive occasionnellement que l’on délivre aux membres du comité un certificat pour valoriser leur travail. Les salariés ont droit à un certificat de travail.

Question

Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?

Réponse

C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.

La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).

Question

Notre association existe depuis plus de 50 ans et organise diverses activités pour les seniors. Aujourd’hui, une partie de ces tâches ont été reprises par d’autres organisations. Les nouvelles adhésions se font rares et il arrive que les membres du comité désirent se retirer. Tous les membres ont déjà œuvré au sein du comité. Quelques membres aimeraient continuer à se charger de certaines tâches, mais sans intégrer le comité. Que nous recommandez-vous?

Réponse

Votre association doit se poser la question cruciale: «Sommes-nous encore nécessaires?» En d’autres termes: «Que se passerait-il si l’association n’existait plus?» Réfléchissez avec les autres membres aux activités que vous désirez poursuivre et sous quelle forme. Certains aspects de votre activité peuvent-ils être suspendus? Il est peut-être possible de se joindre à une organisation qui poursuit des objectifs similaires.

Quelles que soient les réponses à ces questions, votre association était nécessaire et a fait du bon travail. Sans elle, les offres proposées par des tiers n’existeraient pas aujourd’hui. Donc même si votre association devait être dissoute, cela ne serait pas synonyme d’échec.

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité. À cette fin, nous avons fondé une commission de sélection lors de notre dernière assemblée générale. Elle a établi des cahiers des charges pour les postes vacants au comité. Pourriez-vous nous donner des conseils sur la manière de chercher des candidats potentiels?

Réponse

Il est souvent difficile de trouver un-e successeur-e dans une activité bénévole. Les tâches et les relations sont des facteurs essentiels lors d’une recherche. Une personne sera peut-être tentée, parce qu’elle peut mettre à profit des connaissances particulières ou parce que le but social lui tient à cœur. Une autre cherchera une compensation à sa vie professionnelle ou aura du plaisir à se charger de tâches inhabituelles. L’envie de faire bouger quelque chose avec d’autres membres du comité peut également être un moteur important. Un cahier des charges permet à la personne intéressée de se faire une idée des tâches qui lui seront attribuées et des compétences qu’elle pourra utiliser.

Les retours les plus positifs sont souvent le fruit d’un contact direct avec des candidats potentiels. Expliquez-leur quelle est votre identification avec l’association et ce qui vous motive dans le bénévolat. Partagez des anecdotes amusantes ou palpitantes avec votre interlocuteur-trice. Parlez d’évènements qui se sont particulièrement bien passés, p. ex. une manifestation réussie, une coopération fructueuse avec la commune ou le lancement d’un site Internet.

Question

Notre petite association de gymnastique peine à trouver des membres pour son comité. Parmi les gymnastes actifs, presque tous ont déjà exercé une fonction spécifique. Un membre du comité a donc proposé une personne qui ne pratique pas la gymnastique elle-même, mais dont les enfants sont actifs au sein de l’association. Est-ce qu’un membre passif peut être élu au comité et est-ce que cela a du sens?

Réponse

Cette idée est tout à fait réalisable, sauf si vos statuts stipulent que seuls les membres actifs de l’association peuvent être élus au comité. Vous ne cherchez pas une personne capable de faire la roue ni un spécialiste des agrès, mais quelqu’un qui soit apte à participer à la gestion d’une association et qui peut œuvrer au sein du comité. Il est également envisageable de lui attribuer un domaine particulier, par exemple le secrétariat, les finances ou encore la présidence.
En effet, nul besoin d’être une gymnaste active pour rédiger des procès-verbaux, contrôler les finances ou endosser une fonction de cadre. Naturellement, les membres du comité devraient être intéressés par l’activité de l’association, mais une vue extérieure ne peut certainement pas faire de mal.

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité de notre organisation. Un couple serait intéressé de se porter candidat. Est-il fondamentalement permis à des membres d’une même famille de faire partie du comité?
 

Réponse

Oui, c’est autorisé. Selon le cas, on peut se demander s’il est pertinent ou non d’avoir des membres d’une même famille au comité. À cet égard, les éléments clés sont les synergies, la rapidité de la transmission de l’information, la concentration du pouvoir, etc.

Finalement, il revient aux membres de décider s’ils veulent élire ou non les personnes d’une même famille. Il convient de noter que le devoir de récusation lors de votations sur des affaires ou un procès de l’association selon l’art. 68 CC concerne également certains membres de la famille. Notamment pour cette raison, il est peu judicieux que le comité soit constitué, uniquement ou principalement, des membres d’une même famille. Cela entraverait en effet la prise de décision en bonne et due form

Les membres du comité devraient être au bénéfice de certaines qualités, connaissances et expériences ou être disposés à les acquérir. Lors de la recherche de nouveaux membres, il est utile d’établir un profil adéquat et de définir clairement les qualités requises.

Les membres du comité démissionnaires doivent être remplacés d’une manière adéquate, ce qui n’est pas toujours facile. Ce n’est pas au membre sortant de régler sa succession, mais aux membres restants. Ils doivent proposer une ou plusieurs candidatures à l’assemblée générale. Il est judicieux de clarifier à l’avance quelles sont les exigences, en termes d’expérience, de compétences et de qualifications que le nouveau membre devra satisfaire afin d’intégrer harmonieusement le comité. La recherche d’un membre de comité est un processus de longue durée auquel il faut s’atteler suffisamment tôt.

Question

Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?

Réponse

Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.  

En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser. 

Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence. 

La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.

Question

Une personne qui n’est pas membre de l’association peut-elle être élue au comité? Les membres de notre association sont exclusivement des personnes morales. Une personne adéquate se porte candidate au comité, mais elle n’appartient à aucune des associations membres.

Réponse

Cet exemple montre qu’il peut y avoir de bonnes raisons d’élire une personne qui n’est pas membre au comité d’une association. Dans un jugement datant de 1947, le Tribunal fédéral a retenu que, pour des raisons d’autonomie de l’association et des besoins de la vie pratique, des personnes physiques qui ne sont pas membres d’une association peuvent être élues à son comité.

Comme ce cas relève d’une exception, il est conseillé de mentionner explicitement dans les statuts qu’il est autorisé à des non-membres d’être élus au comité.

Si l’assemblée générale est en désaccord avec la gestion des affaires du comité, elle peut décider de le destituer, soit dans son ensemble, soit par l’exclusion de certains de ses membres. En l’absence de nouvelles candidatures et si l’association ne peut pas constituer ses organes d’une façon permanente, elle sera dissoute. Dans de rares cas, on fera appel à un avoué mandataire.

L’assemblée générale peut révoquer (ne pas réélire) le comité ou un membre du comité. La loi réserve (dans tous les cas) le droit de révocation à l’assemblée générale, lorsqu’une raison importante justifie une telle décision. Les membres du comité ne peuvent en revanche pas révoquer leurs collègues, sauf si les statuts le permettent expressément.

Question

Un de nos collègues au sein du comité est à l’origine de nombreuses disputes, c’est pourquoi nous aimerions le révoquer. Comment devons-nous procéder?

Réponse

En principe, les membres du comité ne sont pas autorisés à destituer ou révoquer l’un-e de leurs collègues. Les membres du comité sont élus par l’assemblée générale et il lui revient de révoquer un des membres du comité le cas échéant.

À la suite d’une décision majoritaire du comité, vous pouvez proposer à l’assemblée générale de ne plus réélire la personne concernée. L’assemblée générale est toutefois libre d’accepter ou non votre proposition. Savoir si la destitution de cette personne constitue la solution aux difficultés rencontrées est toutefois une autre question. Souvent, les problèmes ne sont pas liés à une seule personne. Il peut s’avérer plus pertinent de chercher l’origine du conflit et de mener des discussions communes.