Présidence
On nomme « présidence » la fonction de présidente ou de président. Ce terme désigne la fonction et non la personne. Le président ou la présidente dirige le comité et ce dernier dans son ensemble conduit l’association.
Il est possible également de nommer une coprésidence ou une direction collective pour autant que les statuts le prévoient. Dans ce cas, certains membres ou l’ensemble du comité se partagent la présidence.
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les aspects importants de ce sous-thème.
Une séance de comité se doit d’être structurée, efficace et participative. La présidence de la séance veille à ce que tous les membres reçoivent l’ordre du jour à l’avance, que les objectifs de la réunion soient atteints, que tous les personnes présentes soient impliquées dans les discussions et que les décisions prises figurent au procès-verbal. En tant que « gardienne du temps », elle garantit la ponctualité du début et de la fin de la réunion. En général, c’est la présidente ou le président qui anime les séances de comités. La direction de la séance peut aussi être laissée à une autre personne ou reprise, à tour de rôle, par tous les membres du comité.
La tenue d’une assemblée générale demande de son président un bon flair et des talents d’animateur: en effet, il s’agit de trouver l’équilibre entre une direction rigoureuse et un large débat d’opinions et de points de vue sur l’ordre du jour. Une fois les points de vue formulés, on peut déclarer la fin des délibérations. Au moment de conclure, il est utile que la direction résume brièvement les points de vue et ne soumette au vote que ceux qui apportent un éclaircissement supplémentaire.
C’est en général la présidence qui mène l’assemblée générale, mais on peut envisager de déléguer certains objets à d’autres membres du comité, en particulier lorsque les débats portent sur des questions venant de la présidence. Dans les grandes associations et lors de procédures complexes, on peut également mandater une personne externe ayant de l’expérience dans l’animation de débats. Beaucoup d’associations ont coutume d’élire une présidence du jour pour l’assemblée générale.
Dans la convocation à la réunion doivent figurer le lieu, la date ainsi que le contenu de la réunion. Il est judicieux qu’elle inclue également un ordre du jour et de la documentation afin que les participants puissent se préparer en conséquence.
L’assemblée générale est dirigée par le président ou la présidente. Certaines associations nomment un président ou une présidente du jour. Il peut s’agir d’un membre du comité ou d’une personne externe à l’association.
Occasionnellement, le bon déroulement de l’assemblée générale peut être perturbé, par exemple si une personne ne respecte pas l’ordre du jour, interrompt les orateurs ou abuse de son droit de parole. La direction est alors en droit de remettre cette personne à l’ordre. En cas d’interventions interminables, il peut être utile de demander une motion d’ordre visant à restreindre le temps de parole ou à clore la liste des orateurs. Si malgré le rappel à l’ordre, cette personne ne respecte pas le bon déroulement de l’assemblée, jusqu’à la perturber considérablement, elle peut en être exclue. Si les délibérations deviennent tumultueuses en raison de divergences d’opinions trop importantes ou conflictuelles, la direction peut demander une suspension de la séance afin de discuter, dans le calme, avec les autres membres du comité, de la suite à donner aux événements. S’il n’est pas possible de reprendre l’assemblée, cette dernière peut être ajournée.
Une autre personne que le président ou la présidente peut être désignée pour prendre la direction de l’assemblée générale. Elle occupe cette fonction pour toute la durée de l’assemblée ou seulement pour certains des points portés à l’ordre du jour.
Il arrive que certaines personnes, en monopolisant la parole ou en sortant du sujet, gênent le bon déroulement de l’assemblée. Après un rappel à l’ordre les priant de résumer leurs propos ou de conclure leur intervention, la présidence de l’assemblée a le droit de les interrompre. Il est possible également de leur retirer la parole afin que l’assemblée ordinaire puisse se poursuivre. On peut également avoir recours à une mesure plus indulgente en limitant le temps de parole. Ces deux mesures peuvent également venir des rangs des membres présents qui peuvent en faire la demande au moyen d’une motion d’ordre.
Les tâches, compétences et obligations du comité ou de ses collaborateurs figurent dans le cahier des charges.
Les différentes tâches incombant à l’association sont réparties entre divers postes ou diverses personnes. Les tâches sont clairement définies par les responsables supérieurs, ou le plan d’action résulte du descriptif du poste, de la réglementation des compétences, du domaine, du règlement du comité ou de toute autre base organisationnelle. La clarification des tâches est une responsabilité importante de la direction. Une définition approximative des tâches est une source de conflits et donne de mauvais résultats. La question du mandat fait l’objet du titre treizième du Code des obligations (CO) et en est un des différents types de contrats.
La collaboration signifie faire des choses ensemble: accomplir, atteindre ou entraîner quelque chose. Chaque collaboration est déterminée par trois «facteurs»: chaque individu (JE), le groupe (NOUS) et le sujet traité. Une bonne collaboration suppose un équilibre entre les trois facteurs, aucun n’est désavantagé.
Il est très utile de clarifier quelle fonction est à la charge de qui, c’est-à-dire d’avoir une réglementation claire des compétences. Cela fait ses preuves non seulement en matière de répartition des tâches au sein du comité et des différents domaines d’activité, mais également au niveau des relations entre le comité et son bureau, son secrétariat et son entreprise.
La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.
Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour accomplir quelque chose ensemble, il est judicieux de clarifier les responsabilités et compétences de chacun. Cela peut se faire au moyen d’un descriptif de la fonction, d’un règlement des compétences ou d’un cahier des charges. On y définit le nom de la fonction en question, le domaine (ou la commission) auquel la personne responsable est rattachée, les tâches qui lui incombent, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que la personne à qui elle doit rendre compte de son travail, à savoir son supérieur hiérarchique. Tous les postes sont répertoriés dans le diagramme des fonctions.
Le consensus désigne l’unanimité en faveur d’une proposition ou d’une solution sans contradiction masquée ou manifeste. Personne n’est perdant. Mais le consensus s’obtient généralement sur des sujets fédérateurs. Les thématiques complexes et controversées entraînent de longues discussions et sont donc souvent très chronophages.
La décision par consentement suppose qu’une proposition est réputée acceptée lorsqu’aucune objection motivée ou importante n’est exprimée. Le «Oui, j’approuve!» est remplacé ici par «Je n’ai pas d’objection motivée ou importante à ce sujet». Il ne s’agit donc pas d’avoir un maximum d’approbation active, mais de minimiser les réticences. Autrement dit, on s’appuie sur des décisions «suffisamment bonnes» pour avancer rapidement.
Les décisions du comité peuvent être prises en réunion ou sous la forme d’une lettre circulaire. Par leur signature, les membres expriment leur approbation ou leur refus de tel ou tel objet. A l’ère du numérique, on privilégie souvent l’e-mail, dans lequel la signature est remplacée par un énoncé d’adoption ou de refus ou par une croix placée dans la case correspondante. Si l’un (ou plusieurs) des membres exige une discussion en réunion, cette dernière doit lui être accordée. La prise de décision par lettre circulaire n’est valable que si elle est prévue par les statuts.
«Délégation» signifie que l’on fait faire certains travaux à une autre personne. Un comité peut par exemple déléguer certaines tâches à des groupes de travail, à un membre de l’association ou à un bureau externe. La délégation implique également les compétences et les responsabilités inhérentes à la tâche même si c’est le comité qui en assume la responsabilité finale.
La méthode japonaise de planification kanban consiste à simplifier l’exécution des tâches et la collaboration. La planification kanban permet de visualiser chacune des étapes et des tâches en permettant d’éviter les malentendus et de ne pas oublier les travaux à faire. Les équipes utilisent un tableau commun, numérique ou analogue, sur lequel chaque tâche est notée sur un Post-it. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Post-it est déplacé de la gauche (à faire) vers la droite (terminé).
En général, le comité prend ses décisions à la majorité simple des membres (du comité) présents. Pour des décisions très importantes, il peut appliquer le principe du consensus (unanimité). Les modalités du pouvoir de décision en cas d’égalité des voix ou en cas d’absence d’une partie du comité peuvent être définies par le règlement du comité ou par les statuts. En cas d’égalité des voix, c’est en général le président ou la présidente qui tranche et qui a ainsi le pouvoir de décision.
La liste des points en suspens est un outil qui permet au comité de gérer ses affaires jour après jour. Elle comprend la liste des tâches, des personnes qui en sont chargées, des délais et, une fois terminées, des personnes à informer (quoi, qui, jusqu’à quand, informer qui?).
Pour la réalisation de procédures et d’activités répétitives, par exemple la planification et le déroulement de l’assemblée annuelle, l’élaboration du rapport annuel ou encore l’organisation d’une réunion, l’emploi de listes de contrôle peut s’avérer très utile.
Les médias sociaux désignent les médias numériques et les technologies qui permettent à leurs utilisateurs de partager leurs expériences et d’élaborer des contenus médiatiques, soit individuellement, soit en communauté. La plateforme de réseaux sociaux la plus connue actuellement est Facebook. D’autres services, tels que Google+, Twitter, Dropbox, Flickr, Instagram, Doodle et WhatsApp en font également partie.
Pour l’organisation de son travail, le comité peut recourir à un ordre de procédure ou à un règlement de gestion qui réglementent et facilitent la collaboration. Il est possible d’établir des ordres de procédure ou des règlements de gestion pour l’ensemble des commissions ou des organes de l’association.
Question
Qui est le roi ou la reine de l’association?
Réponse
Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.
Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.
L’organigramme montre clairement qui est chargé de quelle fonction dans l’association. Il permet une représentation graphique des rapports de subordination, des compétences des différents secteurs ainsi que des relations entre les unités organisationnelles.
Le comité est responsable de la direction de l’association, dont les tâches incluent la création d’une structure orientée vers la réalisation du but et la mise en œuvre d’une organisation permettant d’accomplir les tâches de l’association. Un certain nombre d’associations créent un secrétariat ou un bureau externe dans la mesure où les moyens financiers le permettent et que la charge de travail est trop importante. Les grandes associations créent des sous-unités aux compétences diverses. Il y a des associations qui ont des sections au niveau local et/ou cantonal et une organisation faîtière au niveau fédéral.
Le comité peut établir des règlements pour l’organisation de sa direction ou pour son bureau externe, et les adapter aux besoins. Les règlements ne peuvent pas être contraires aux statuts.
Le règlement intérieur donne au comité un cadre définissant ses tâches, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que les attributions de chacun de ses membres, celles des différents domaines d’activité et celles du comité dans son ensemble. Selon les statuts, le règlement intérieur peut également être édicté par l’assemblée générale.
On parle ici de la répartition des responsabilités entre l’assemblée générale et le comité ainsi qu’entre le comité et son bureau externe ou son entreprise. En ce qui concerne les domaines d’activité, il est judicieux de décrire non seulement les tâches et les responsabilités, mais également les compétences décisionnaires, dont font partie la description des activités et l’autorisation d’utiliser de l’argent jusqu’à concurrence d’un certain montant, ainsi que l’obligation d’en informer le comité (établissement de rapports). La répartition des compétences peut être consignée dans un règlement. La responsabilité des différents domaines d’activité est assumée par le comité dans son ensemble.
La rétrospective est un format de réunion dans laquelle on effectue un bilan succinct à l’issue d’un projet (partiel). La séance consiste à échanger sur le déroulement, les enseignements et les améliorations à apporter pour le projet suivant. Une rétrospective peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: une heure au moins.
La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.
Question
Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?
Réponse
C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.
La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).
La session get it done est un format de réunion au sein duquel on se retrouve pour accomplir des tâches ensemble. Les tâches sont regroupées avant le début de la session get it done et le cadre temporel est défini. Exemples de tâches possibles pour une session get it done avec le comité: dresser un budget, organiser un envoi, archiver, planifier une campagne sur les réseaux sociaux, etc. Une telle session peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: 2 heures ou plus.
Les membres du comité travaillent souvent beaucoup et bénévolement. Dès lors, il est important de ne pas valoriser seulement les membres de l’association mais également les personnes qui siègent au comité. Une organisation efficace des séances et une bonne culture de reconnaissance sont des outils importants de soutien et de motivation.
La commission se compose de deux ou trois personnes du comité ou des membres de l’association. Elle est mandatée par le comité pour débattre d’une question en particulier, faire des propositions ou présenter ses conclusions. Il existe des commissions permanentes, par exemple la commission des finances, ainsi que des commissions qui sont créées pour des événements uniques, par exemple un jubilé.
La présidence peut également être menée conjointement par deux personnes. Il est alors essentiel d’établir un règlement des compétences, un accord précisant qui est en charge de quelle tâche. Il est judicieux également d’opter pour la coprésidence lorsque personne n’est disposé à assumer seul la présidence. Dans ce cas, il est impératif que les personnes extérieures à l’association sachent à qui s’adresser.
Question
Je me porte candidat au poste vacant de président, mais ne fais pas encore partie du comité. L’assemblée générale doit-elle tout d’abord m’élire au comité, puis, dans un second tour, m’attribuer le mandat de président? Les statuts stipulent que l’assemblée générale élit le président ainsi que les autres membres du comité.
Réponse
Si les statuts ne prévoient rien d’autre, les membres peuvent directement vous élire à la présidence de l’association. Si dans une association le comité se constitue lui-même (ce qui n’est pas le cas dans votre association), l’assemblée générale élit une ou plusieurs personnes au comité. Le comité élit ensuite, lors de la réunion constituante, sa présidente ou son président.
Question
Qui est le roi ou la reine de l’association?
Réponse
Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.
Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.
En cas d’égalité des voix, c’est celle du président ou de la présidente qui est décisive, ceci toutefois pour autant que les statuts le prévoient et que ce procédé soit conforme à l’observance de l’association.
La fonction qu’occupe la présidente ou le président est appelée «présidence». C’est la désignation de la fonction et non de la personne. L’association est gérée par le comité, sous la direction de la présidente ou du président. Les statuts peuvent également prévoir une coprésidence ou une direction collective, c’est-à-dire que la présidence est assumée collectivement par tout ou partie des membres du comité.
La fonction la plus importante du comité est celle de la présidente ou du président. Cette personne doit tenir les rênes et s’assurer que le comité est opérationnel et qu’il assume ses tâches. Mais elle ne doit en aucun cas tout faire elle-même. Elle garde une vue d’ensemble sur les affaires courantes et préside les séances du comité. En tant que personne de contact, elle est à la disposition du public et représente l’association dans les affaires importantes. S’il y a un secrétariat, un bureau ou une entreprise externe, la question de la répartition des tâches doit être clairement définie. La présidente ou le président est élu par l’assemblée générale. La présidence fait partie intégrante du comité, elle assume l’entière responsabilité et n’a pas plus de droits que les autres membres du comité.
Question
Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?
Réponse
Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.
En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser.
Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence.
La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.
La fonction qu’occupe la personne suppléante du président ou de la présidente est appelée vice-présidence. Cette fonction peut être exercée dans le cadre d’un domaine d’activités spécifique ou seulement en cas d’absence de la présidence, l’important étant ici de veiller à une répartition des tâches claire et précise ainsi qu’à un échange régulier d’informations entre la présidence et sa vice-présidence.
Question
Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?
Réponse
Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.
En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser.
Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence.
La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.