Secrétariat

L’administration des membres regroupe toutes les tâches administratives concernant les relations avec les membres, telles que l’administration du carnet d’adresses, la gestion des listes de membres, l’expédition, le traitement des entrées et des sorties, l’encaissement et la comptabilisation des cotisations, l’émission des cartes de membre, ainsi que la gestion des archives qui regroupent tous les documents importants de l’association. Pour l’administration des membres, il existe des logiciels adaptés à la taille de l’association.

Par le terme de «communication interne», on entend la communication entre le comité, les membres, les groupes de travail ou les commissions. Il s’agit ici d’optimiser les processus organisationnels (efficience), de diffuser l’information (transparence) et de favoriser l’échange (dialogue). Une bonne communication interne augmente la motivation des personnes concernées et renforce le lien qui les unit à l’association.

Il est important d’entretenir de bonnes relations avec les membres de l’association. Afin de maintenir l’intérêt des membres pour l’association, il est important de les tenir informés des activités, de les inviter à divers événements ou de leur proposer un programme attrayant en marge de l’assemblée générale. Une association qui néglige ses membres perd de son attractivité.

L’association établit une liste ou un fichier de ses membres où elle note les informations les plus importantes sur chacun de ses membres (fichier des membres).

Il existe de nombreux logiciels qui facilitent les tâches administratives et organisationnelles de l’association. Que ce soit des programmes de gestion simplifiée des salaires, des systèmes de gestion d’adresses ou encore des logiciels spécifiques aux associations, l’offre est considérable. Il est donc important de trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre association. En raison de la diversité des besoins et de l’étendue et l’extrême dynamisme du marché du logiciel, nous ne sommes pas en mesure, à vitamine B, de vous fournir des recommandations, des résultats de tests ou des retours d’expérience. Nous avons néanmoins établi une liste de liens d’entreprises prestataires que vous pouvez obtenir en nous adressant un email.

Question

Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?

Réponse

Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.

vitamine B, au service des associations

Les documents les plus importants sont soigneusement et systématiquement conservés dans les archives de l’association, afin qu’ils soient accessibles aux générations futures. En plus des procès-verbaux et des rapports annuels, d’autres documents, tels que photos, extraits de journaux et rapports personnels, peuvent documenter l’histoire de l’association et le travail bénévole fourni. Certaines communes sont disposées à conserver les archives des associations. Ces archives revêtent une importance particulière lors de jubilés.

La chronique de l’association documente l’histoire de cette dernière. Elle se compose d’archives et de témoignages des témoins de l’époque. Les chroniques les plus soignées sont éditées sous forme de livre. Aujourd’hui, beaucoup d’associations présentent leur chronique sous une forme résumée sur leur site internet. Les anniversaires donnent l’occasion aux associations de réaliser une chronique ou de mandater un bureau pour le faire.

L’association doit documenter ses activités sous la forme de documents écrits, tels que procès-verbaux, rapports annuels, justificatifs comptables ou autres documents et les archiver pour une durée minimale de dix ans.

Question

Nous créons une association qui désire promouvoir un nouveau sport dans la commune. Sommes-nous autorisés à stipuler dans les statuts qu’en cas de dissolution de l’association, le produit de liquidation sera géré par la commune? (Au cas où une nouvelle association avec des buts identiques serait fondée.) Faut-il stipuler dans l’article relatif à la dissolution que les documents de l’association seront archivés auprès de la commune?

Réponse

En principe, les statuts ne devraient mentionner aucune directive relative à des tiers, sauf accord explicite de ces derniers. Cela signifie concrètement que l’association doit demander à la commune si elle serait d’accord de gérer l’argent et d’archiver les documents de l’association.

Les tâches, compétences et obligations du comité ou de ses collaborateurs figurent dans le cahier des charges.

Les différentes tâches incombant à l’association sont réparties entre divers postes ou diverses personnes. Les tâches sont clairement définies par les responsables supérieurs, ou le plan d’action résulte du descriptif du poste, de la réglementation des compétences, du domaine, du règlement du comité ou de toute autre base organisationnelle. La clarification des tâches est une responsabilité importante de la direction. Une définition approximative des tâches est une source de conflits et donne de mauvais résultats. La question du mandat fait l’objet du titre treizième du Code des obligations (CO) et en est un des différents types de contrats.

La collaboration signifie faire des choses ensemble: accomplir, atteindre ou entraîner quelque chose. Chaque collaboration est déterminée par trois «facteurs»: chaque individu (JE), le groupe (NOUS) et le sujet traité. Une bonne collaboration suppose un équilibre entre les trois facteurs, aucun n’est désavantagé.

Il est très utile de clarifier quelle fonction est à la charge de qui, c’est-à-dire d’avoir une réglementation claire des compétences. Cela fait ses preuves non seulement en matière de répartition des tâches au sein du comité et des différents domaines d’activité, mais également au niveau des relations entre le comité et son bureau, son secrétariat et son entreprise.

La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.

Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour accomplir quelque chose ensemble, il est judicieux de clarifier les responsabilités et compétences de chacun. Cela peut se faire au moyen d’un descriptif de la fonction, d’un règlement des compétences ou d’un cahier des charges. On y définit le nom de la fonction en question, le domaine (ou la commission) auquel la personne responsable est rattachée, les tâches qui lui incombent, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que la personne à qui elle doit rendre compte de son travail, à savoir son supérieur hiérarchique. Tous les postes sont répertoriés dans le diagramme des fonctions.

Le consensus désigne l’unanimité en faveur d’une proposition ou d’une solution sans contradiction masquée ou manifeste. Personne n’est perdant. Mais le consensus s’obtient généralement sur des sujets fédérateurs. Les thématiques complexes et controversées entraînent de longues discussions et sont donc souvent très chronophages.

La décision par consentement suppose qu’une proposition est réputée acceptée lorsqu’aucune objection motivée ou importante n’est exprimée. Le «Oui, j’approuve!» est remplacé ici par «Je n’ai pas d’objection motivée ou importante à ce sujet». Il ne s’agit donc pas d’avoir un maximum d’approbation active, mais de minimiser les réticences. Autrement dit, on s’appuie sur des décisions «suffisamment bonnes» pour avancer rapidement.

Les décisions du comité peuvent être prises en réunion ou sous la forme d’une lettre circulaire. Par leur signature, les membres expriment leur approbation ou leur refus de tel ou tel objet. A l’ère du numérique, on privilégie souvent l’e-mail, dans lequel la signature est remplacée par un énoncé d’adoption ou de refus ou par une croix placée dans la case correspondante. Si l’un (ou plusieurs) des membres exige une discussion en réunion, cette dernière doit lui être accordée. La prise de décision par lettre circulaire n’est valable que si elle est prévue par les statuts.

«Délégation» signifie que l’on fait faire certains travaux à une autre personne. Un comité peut par exemple déléguer certaines tâches à des groupes de travail, à un membre de l’association ou à un bureau externe. La délégation implique également les compétences et les responsabilités inhérentes à la tâche même si c’est le comité qui en assume la responsabilité finale.

La méthode japonaise de planification kanban consiste à simplifier l’exécution des tâches et la collaboration. La planification kanban permet de visualiser chacune des étapes et des tâches en permettant d’éviter les malentendus et de ne pas oublier les travaux à faire. Les équipes utilisent un tableau commun, numérique ou analogue, sur lequel chaque tâche est notée sur un Post-it. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Post-it est déplacé de la gauche (à faire) vers la droite (terminé).

En général, le comité prend ses décisions à la majorité simple des membres (du comité) présents. Pour des décisions très importantes, il peut appliquer le principe du consensus (unanimité). Les modalités du pouvoir de décision en cas d’égalité des voix ou en cas d’absence d’une partie du comité peuvent être définies par le règlement du comité ou par les statuts. En cas d’égalité des voix, c’est en général le président ou la présidente qui tranche et qui a ainsi le pouvoir de décision.

La liste des points en suspens est un outil qui permet au comité de gérer ses affaires jour après jour. Elle comprend la liste des tâches, des personnes qui en sont chargées, des délais et, une fois terminées, des personnes à informer (quoi, qui, jusqu’à quand, informer qui?).

Pour la réalisation de procédures et d’activités répétitives, par exemple la planification et le déroulement de l’assemblée annuelle, l’élaboration du rapport annuel ou encore l’organisation d’une réunion, l’emploi de listes de contrôle peut s’avérer très utile.

Les médias sociaux désignent les médias numériques et les technologies qui permettent à leurs utilisateurs de partager leurs expériences et d’élaborer des contenus médiatiques, soit individuellement, soit en communauté. La plateforme de réseaux sociaux la plus connue actuellement est Facebook. D’autres services, tels que Google+, Twitter, Dropbox, Flickr, Instagram, Doodle et WhatsApp en font également partie.

Pour l’organisation de son travail, le comité peut recourir à un ordre de procédure ou à un règlement de gestion qui réglementent et facilitent la collaboration. Il est possible d’établir des ordres de procédure ou des règlements de gestion pour l’ensemble des commissions ou des organes de l’association.

Question

Qui est le roi ou la reine de l’association?

Réponse

Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.

Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.

L’organigramme montre clairement qui est chargé de quelle fonction dans l’association. Il permet une représentation graphique des rapports de subordination, des compétences des différents secteurs ainsi que des relations entre les unités organisationnelles.

Le comité est responsable de la direction de l’association, dont les tâches incluent la création d’une structure orientée vers la réalisation du but et la mise en œuvre d’une organisation permettant d’accomplir les tâches de l’association. Un certain nombre d’associations créent un secrétariat ou un bureau externe dans la mesure où les moyens financiers le permettent et que la charge de travail est trop importante. Les grandes associations créent des sous-unités aux compétences diverses. Il y a des associations qui ont des sections au niveau local et/ou cantonal et une organisation faîtière au niveau fédéral.

Le comité peut établir des règlements pour l’organisation de sa direction ou pour son bureau externe, et les adapter aux besoins. Les règlements ne peuvent pas être contraires aux statuts.

Le règlement intérieur donne au comité un cadre définissant ses tâches, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que les attributions de chacun de ses membres, celles des différents domaines d’activité et celles du comité dans son ensemble. Selon les statuts, le règlement intérieur peut également être édicté par l’assemblée générale.

On parle ici de la répartition des responsabilités entre l’assemblée générale et le comité ainsi qu’entre le comité et son bureau externe ou son entreprise. En ce qui concerne les domaines d’activité, il est judicieux de décrire non seulement les tâches et les responsabilités, mais également les compétences décisionnaires, dont font partie la description des activités et l’autorisation d’utiliser de l’argent jusqu’à concurrence d’un certain montant, ainsi que l’obligation d’en informer le comité (établissement de rapports). La répartition des compétences peut être consignée dans un règlement. La responsabilité des différents domaines d’activité est assumée par le comité dans son ensemble.

La rétrospective est un format de réunion dans laquelle on effectue un bilan succinct à l’issue d’un projet (partiel). La séance consiste à échanger sur le déroulement, les enseignements et les améliorations à apporter pour le projet suivant. Une rétrospective peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: une heure au moins.

La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.

Question

Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?

Réponse

C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.

La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).

La session get it done est un format de réunion au sein duquel on se retrouve pour accomplir des tâches ensemble. Les tâches sont regroupées avant le début de la session get it done et le cadre temporel est défini. Exemples de tâches possibles pour une session get it done avec le comité: dresser un budget, organiser un envoi, archiver, planifier une campagne sur les réseaux sociaux, etc. Une telle session peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: 2 heures ou plus.

Les membres du comité travaillent souvent beaucoup et bénévolement. Dès lors, il est important de ne pas valoriser seulement les membres de l’association mais également les personnes qui siègent au comité. Une organisation efficace des séances et une bonne culture de reconnaissance sont des outils importants de soutien et de motivation.

Le procès-verbal fournit des informations sur la réunion. Ce qui est porté au procès-verbal doit être conforme aux faits. C’est la raison pour laquelle le procès-verbal de la séance précédente doit être approuvé par les personnes présentes à la réunion suivante.

Aussi bien l’assemblée générale que le comité sont à même de prendre des décisions par l’adoption d’un objet. Toute décision doit être portée au procès-verbal.

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.

Conclusion:

• Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
• Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
• Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
• En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
• Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.

La modification d’un document écrit ayant valeur juridique ou sa formulation erronée peuvent être considérées comme un faux en écriture ou une fausse certification, ce qui constitue un délit punissable par la loi. La modification ultérieure d’un procès-verbal sans l’accord des personnes concernées peut être de cette nature.

Question

Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?

Réponse

 Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:

• La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
• Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
• La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.

Si une inscription au procès-verbal est confuse ou erronée, elle peut être modifiée sur demande. Il est d’usage que le procès-verbal de la séance précédente soit soumis à l’approbation du comité lors de la séance suivante. Au cas où l’on souhaite y apporter des modifications, c’est le moment d’en faire la demande.

Le procès-verbal rapporte le contenu de la réunion sous une forme résumée et écrite. Il donne des informations sur les présences et les absences ainsi que sur les objets soumis en assemblée. Le procès-verbal sert d’aide-mémoire et d’instrument de planification et de contrôle: quelles décisions ont été prises? A quelle majorité ou à combien de voix contre? Qui fait quoi et jusqu’à quand? C’est pourquoi il est impératif de l’adresser immédiatement après la réunion à tous les membres, absents inclus. Le procès-verbal se doit d’être compréhensible également pour ceux qui n’étaient pas présents. Le procès-verbal doit être conforme au déroulement de la réunion car il servira de base à la contestation des décisions. Il existe plusieurs formes de procès-verbaux: si seules les décisions du comité et/ou celles de l’assemblée générale y sont consignées, il s’agit d’un procès-verbal de décisions, étant entendu que la minorité perdante a elle aussi le droit de dresser le procès-verbal de son point de vue. Les deux autres types de procès-verbaux, plus complets, sont le procès-verbal des délibérations, qui consigne la teneur du déroulement des débats, et le procès-verbal intégral, qui rapporte mot pour mot le déroulement de la séance.

Les conclusions d’une séance sont consignées par écrit dans le procès-verbal des décisions: décisions (sur des affaires importantes, on indiquera également la majorité des voix), qui fait quoi et pour quand et qui doit rendre des comptes à qui. Au contraire du procès-verbal des décisions, on retranscrit dans le procès-verbal intégral l’ensemble des votes et des interventions mot à mot (par exemple procès-verbal juridique ou procès-verbal de l’Assemblée fédérale). Il est d’usage d’en utiliser une forme intermédiaire, le procès-verbal résumé, dans lequel sont consignés seulement les décisions prises ainsi que les points les plus importants des délibérations.

La rectification d’un procès-verbal est indiquée lorsqu’une décision ou une discussion n’a pas été rapportée fidèlement ou lorsqu’un élément a été omis. C’est souvent la personne directement concernée qui fait la demande de rectification. Une rectification doit être approuvée à la majorité.

En début de séance, on désigne la greffière ou le greffier, pour autant qu’il n’y ait pas de personne attitrée. Le procès-verbal sert à attester de la réalité de ce qui a été délibéré et décidé. La fonction de greffière ou de greffier est une fonction exigeante. Avant la rédaction définitive du procès-verbal, les points délicats doivent être confirmés par les personnes présentes. Il est utile que le président de la séance résume ce qui doit figurer au procès-verbal.

La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.

Le ou la secrétaire est le membre du comité chargé de rédiger le procès-verbal. Cette fonction peut également prendre la dénomination d’administration ou de secrétariat et peut étendre son domaine de compétences à la gestion des archives ou à l’administration des membres.

Le/la secrétaire assume les charges administratives de l’association, par exemple la tenue du procès-verbal des réunions et la gestion des listes des membres. Le/la secrétaire est sous la responsabilité d’un membre du comité ou mandaté-e par le bureau externe de l’association. Ce ressort prend la dénomination de secrétariat.