Organisation/Fonctions

Le consensus désigne l’unanimité en faveur d’une proposition ou d’une solution sans contradiction masquée ou manifeste. Personne n’est perdant. Mais le consensus s’obtient généralement sur des sujets fédérateurs. Les thématiques complexes et controversées entraînent de longues discussions et sont donc souvent très chronophages.

La décision par consentement suppose qu’une proposition est réputée acceptée lorsqu’aucune objection motivée ou importante n’est exprimée. Le «Oui, j’approuve!» est remplacé ici par «Je n’ai pas d’objection motivée ou importante à ce sujet». Il ne s’agit donc pas d’avoir un maximum d’approbation active, mais de minimiser les réticences. Autrement dit, on s’appuie sur des décisions «suffisamment bonnes» pour avancer rapidement.

Certains statuts exigent qu’un nombre minimum de membres soient présents pour que les décisions prises par l’assemblée générale soient valables. Le comité peut également statuer sur un quorum concernant les décisions prises en comité. Si le nombre minimum de membres présents n’est pas atteint, il ne reste aucune autre solution que de conclure l’assemblée générale et de la reporter.

Les tâches, compétences et obligations du comité ou de ses collaborateurs figurent dans le cahier des charges.

Les différentes tâches incombant à l’association sont réparties entre divers postes ou diverses personnes. Les tâches sont clairement définies par les responsables supérieurs, ou le plan d’action résulte du descriptif du poste, de la réglementation des compétences, du domaine, du règlement du comité ou de toute autre base organisationnelle. La clarification des tâches est une responsabilité importante de la direction. Une définition approximative des tâches est une source de conflits et donne de mauvais résultats. La question du mandat fait l’objet du titre treizième du Code des obligations (CO) et en est un des différents types de contrats.

La collaboration signifie faire des choses ensemble: accomplir, atteindre ou entraîner quelque chose. Chaque collaboration est déterminée par trois «facteurs»: chaque individu (JE), le groupe (NOUS) et le sujet traité. Une bonne collaboration suppose un équilibre entre les trois facteurs, aucun n’est désavantagé.

Il est très utile de clarifier quelle fonction est à la charge de qui, c’est-à-dire d’avoir une réglementation claire des compétences. Cela fait ses preuves non seulement en matière de répartition des tâches au sein du comité et des différents domaines d’activité, mais également au niveau des relations entre le comité et son bureau, son secrétariat et son entreprise.

La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.

Lorsque plusieurs personnes se réunissent pour accomplir quelque chose ensemble, il est judicieux de clarifier les responsabilités et compétences de chacun. Cela peut se faire au moyen d’un descriptif de la fonction, d’un règlement des compétences ou d’un cahier des charges. On y définit le nom de la fonction en question, le domaine (ou la commission) auquel la personne responsable est rattachée, les tâches qui lui incombent, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que la personne à qui elle doit rendre compte de son travail, à savoir son supérieur hiérarchique. Tous les postes sont répertoriés dans le diagramme des fonctions.

Le consensus désigne l’unanimité en faveur d’une proposition ou d’une solution sans contradiction masquée ou manifeste. Personne n’est perdant. Mais le consensus s’obtient généralement sur des sujets fédérateurs. Les thématiques complexes et controversées entraînent de longues discussions et sont donc souvent très chronophages.

La décision par consentement suppose qu’une proposition est réputée acceptée lorsqu’aucune objection motivée ou importante n’est exprimée. Le «Oui, j’approuve!» est remplacé ici par «Je n’ai pas d’objection motivée ou importante à ce sujet». Il ne s’agit donc pas d’avoir un maximum d’approbation active, mais de minimiser les réticences. Autrement dit, on s’appuie sur des décisions «suffisamment bonnes» pour avancer rapidement.

Les décisions du comité peuvent être prises en réunion ou sous la forme d’une lettre circulaire. Par leur signature, les membres expriment leur approbation ou leur refus de tel ou tel objet. A l’ère du numérique, on privilégie souvent l’e-mail, dans lequel la signature est remplacée par un énoncé d’adoption ou de refus ou par une croix placée dans la case correspondante. Si l’un (ou plusieurs) des membres exige une discussion en réunion, cette dernière doit lui être accordée. La prise de décision par lettre circulaire n’est valable que si elle est prévue par les statuts.

«Délégation» signifie que l’on fait faire certains travaux à une autre personne. Un comité peut par exemple déléguer certaines tâches à des groupes de travail, à un membre de l’association ou à un bureau externe. La délégation implique également les compétences et les responsabilités inhérentes à la tâche même si c’est le comité qui en assume la responsabilité finale.

La méthode japonaise de planification kanban consiste à simplifier l’exécution des tâches et la collaboration. La planification kanban permet de visualiser chacune des étapes et des tâches en permettant d’éviter les malentendus et de ne pas oublier les travaux à faire. Les équipes utilisent un tableau commun, numérique ou analogue, sur lequel chaque tâche est notée sur un Post-it. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Post-it est déplacé de la gauche (à faire) vers la droite (terminé).

En général, le comité prend ses décisions à la majorité simple des membres (du comité) présents. Pour des décisions très importantes, il peut appliquer le principe du consensus (unanimité). Les modalités du pouvoir de décision en cas d’égalité des voix ou en cas d’absence d’une partie du comité peuvent être définies par le règlement du comité ou par les statuts. En cas d’égalité des voix, c’est en général le président ou la présidente qui tranche et qui a ainsi le pouvoir de décision.

La liste des points en suspens est un outil qui permet au comité de gérer ses affaires jour après jour. Elle comprend la liste des tâches, des personnes qui en sont chargées, des délais et, une fois terminées, des personnes à informer (quoi, qui, jusqu’à quand, informer qui?).

Pour la réalisation de procédures et d’activités répétitives, par exemple la planification et le déroulement de l’assemblée annuelle, l’élaboration du rapport annuel ou encore l’organisation d’une réunion, l’emploi de listes de contrôle peut s’avérer très utile.

Les médias sociaux désignent les médias numériques et les technologies qui permettent à leurs utilisateurs de partager leurs expériences et d’élaborer des contenus médiatiques, soit individuellement, soit en communauté. La plateforme de réseaux sociaux la plus connue actuellement est Facebook. D’autres services, tels que Google+, Twitter, Dropbox, Flickr, Instagram, Doodle et WhatsApp en font également partie.

Pour l’organisation de son travail, le comité peut recourir à un ordre de procédure ou à un règlement de gestion qui réglementent et facilitent la collaboration. Il est possible d’établir des ordres de procédure ou des règlements de gestion pour l’ensemble des commissions ou des organes de l’association.

Question

Qui est le roi ou la reine de l’association?

Réponse

Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.

Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.

L’organigramme montre clairement qui est chargé de quelle fonction dans l’association. Il permet une représentation graphique des rapports de subordination, des compétences des différents secteurs ainsi que des relations entre les unités organisationnelles.

Le comité est responsable de la direction de l’association, dont les tâches incluent la création d’une structure orientée vers la réalisation du but et la mise en œuvre d’une organisation permettant d’accomplir les tâches de l’association. Un certain nombre d’associations créent un secrétariat ou un bureau externe dans la mesure où les moyens financiers le permettent et que la charge de travail est trop importante. Les grandes associations créent des sous-unités aux compétences diverses. Il y a des associations qui ont des sections au niveau local et/ou cantonal et une organisation faîtière au niveau fédéral.

Le comité peut établir des règlements pour l’organisation de sa direction ou pour son bureau externe, et les adapter aux besoins. Les règlements ne peuvent pas être contraires aux statuts.

Le règlement intérieur donne au comité un cadre définissant ses tâches, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que les attributions de chacun de ses membres, celles des différents domaines d’activité et celles du comité dans son ensemble. Selon les statuts, le règlement intérieur peut également être édicté par l’assemblée générale.

On parle ici de la répartition des responsabilités entre l’assemblée générale et le comité ainsi qu’entre le comité et son bureau externe ou son entreprise. En ce qui concerne les domaines d’activité, il est judicieux de décrire non seulement les tâches et les responsabilités, mais également les compétences décisionnaires, dont font partie la description des activités et l’autorisation d’utiliser de l’argent jusqu’à concurrence d’un certain montant, ainsi que l’obligation d’en informer le comité (établissement de rapports). La répartition des compétences peut être consignée dans un règlement. La responsabilité des différents domaines d’activité est assumée par le comité dans son ensemble.

La rétrospective est un format de réunion dans laquelle on effectue un bilan succinct à l’issue d’un projet (partiel). La séance consiste à échanger sur le déroulement, les enseignements et les améliorations à apporter pour le projet suivant. Une rétrospective peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: une heure au moins.

La réunion du comité sert d’outil à la direction de l’association. Elle a lieu régulièrement et aussi souvent que nécessaire. Elle est convoquée et menée par la présidence. En général, une liste des points à l’ordre du jour est envoyée préalablement aux membres de façon que chacun sache quels sont les objets qui seront discutés et quelles sont les décisions qui doivent être prises. Les conclusions sont portées au procès-verbal. En plus des membres du comité, d’autres personnes peuvent participer aux réunions, par exemple la direction de l’entreprise ou le greffier. Ces personnes n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas prendre de décision, mais elles peuvent, à titre consultatif, participer aux discussions.

Question

Notre comité a décidé de saisir son temps de travail de façon symbolique, afin de pouvoir être habilité lors de négociations portant sur des subventions. Faut-il uniquement prendre en compte le temps de présence effectif au bureau ou également le temps de trajet (parfois conséquent), puisqu’il s’agit de temps qui n’est pas disponible pour autre chose?

Réponse

C’est très bien de saisir ses heures clairement! Cela constitue la base de la reconnaissance du travail effectué, peu importe qu’il soit rémunéré ou non. La saisie des heures est également utile pour définir un cahier des charges à l’attention d’autres bénévoles intéressés.

La prise en compte du trajet est un sujet controversé. Les deux types de saisie sont légitimes. Il est recommandé de stipuler s’il s’agit de temps de travail ou de trajet et d’appliquer des tarifs différents (p. ex. la moitié du tarif (fictif) de travail pour le trajet).

La session get it done est un format de réunion au sein duquel on se retrouve pour accomplir des tâches ensemble. Les tâches sont regroupées avant le début de la session get it done et le cadre temporel est défini. Exemples de tâches possibles pour une session get it done avec le comité: dresser un budget, organiser un envoi, archiver, planifier une campagne sur les réseaux sociaux, etc. Une telle session peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: 2 heures ou plus.

Les membres du comité travaillent souvent beaucoup et bénévolement. Dès lors, il est important de ne pas valoriser seulement les membres de l’association mais également les personnes qui siègent au comité. Une organisation efficace des séances et une bonne culture de reconnaissance sont des outils importants de soutien et de motivation.

Question

Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?

Réponse

 Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:

• La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
• Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
• La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.

Tout comme au Conseil fédéral, le principe de collégialité existe également au sein du comité des associations. Il s’agit pour le comité dans son ensemble de défendre les intérêts de l’association et, pour ses membres, de se soutenir mutuellement. En font partie: des relations loyales et collégiales entre les membres, le respect de la contribution de chacun des membres du comité, mais également des critiques objectives nécessaires et des discussions de fond sur les affaires. Dans leurs apparitions publiques ainsi que lors de la communication des décisions du comité, chacun des membres du comité doit accepter de manière loyale la décision de la majorité, même s’il appartient au camp minoritaire. Le principe de collégialité constitue la base de l’action commune de l’association et de sa responsabilité.

S’il est stipulé dans les statuts que «le comité se constitue de lui-même», c’est le comité lui-même qui se charge de la répartition interne des tâches et des attributions. Si l’assemblée générale élit une présidence, les autres membres du comité, pour autant qu’ils ne soient pas déjà en charge d’un domaine d’activité particulier, peuvent se répartir eux-mêmes les fonctions et les tâches, à l’exception de la présidence. Si les statuts destinent certains membres à certains postes, le comité ne se constitue pas de lui-même.

Les statuts peuvent prévoir que le comité ne soit pas élu par l’assemblée générale mais par un autre organe, par exemple par le comité lui-même. Lorsque le comité nomme lui-même ses nouveaux membres, on parle alors de cooptation.

Question

Je suis trésorière dans une association, dont le comité compte cinq personnes. Puis-je exercer parallèlement la fonction de vice-présidente sans courir le risque de concentrer trop de pouvoirs?

Réponse

Merci d’aborder la question de la concentration des pouvoirs ! Si un membre de comité concentre trop de pouvoir sur sa personne, cela peut effectivement entraîner une certaine partialité au sein de l’association, ce qui n’est pas souhaitable. Si, par exemple, une personne n’est pas à la hauteur de ses tâches, l’impact pourrait être important étant donné la multiplicité des domaines concernés.

Il n’existe aucune disposition légale sur l’attribution des fonctions d’un comité, à moins que les statuts en prévoient. Dans une petite association, il est judicieux de prévoir un comité restreint. Cela facilite la gestion de l’association et la rend plus efficace. Mais cela implique aussi que les membres du comité doivent assumer plus d’une fonction. Dans votre cas, il s’agit avant tout de vous acquitter des tâches liées aux deux fonctions. Rien ne vous empêche, en tant que trésorière de tenir la comptabilité, et dans le même temps, d’épauler la présidente ou le président dans ses tâches administratives et de la ou le représenter en son absence. Il importe de veiller à ce que tous les membres jouissent du même niveau d’information et puissent participer de manière égalitaire à la prise de décisions.

Le comité est élu par l’assemblée générale, soit dans son ensemble, soit chaque membre individuellement. Certains statuts prévoient l’élection individuelle de la présidence et l’élection collective des autres membres du comité. Dans ce cas, le comité se constitue sans la présidence et procède lui-même à la répartition des tâches (constitution du comité). Suivant les statuts, des personnes externes à l’association peuvent également être élues au comité ou y avoir un siège, si les dispositions relatives à l’octroi de subventions publiques le demandent, comme dans le cas d’une crèche qui recevrait une aide financière de la commune et dont un représentant ou une représentante serait déléguée au comité de l’association (siège d’office).

Question

Je me porte candidat au poste vacant de président, mais ne fais pas encore partie du comité. L’assemblée générale doit-elle tout d’abord m’élire au comité, puis, dans un second tour, m’attribuer le mandat de président? Les statuts stipulent que l’assemblée générale élit le président ainsi que les autres membres du comité.

Réponse

Si les statuts ne prévoient rien d’autre, les membres peuvent directement vous élire à la présidence de l’association. Si dans une association le comité se constitue lui-même (ce qui n’est pas le cas dans votre association), l’assemblée générale élit une ou plusieurs personnes au comité. Le comité élit ensuite, lors de la réunion constituante, sa présidente ou son président.

Question

En tant que nouvelle présidente, j’aimerais mieux répartir le travail au sein du comité, afin de ne pas avoir à m’occuper de tout moi-même. L’attribution des responsabilités nécessite-t-elle l’accord de l’assemblée générale? Les statuts stipulent pour leur part que le comité se constitue lui-même.

Réponse

C’est une excellente idée! Il est recommandé de répartir les tâches sur différentes épaules et de clarifier quel membre du comité se charge de quelle tâche. Cela contribue à davantage de satisfaction générale et, au final, améliore le travail du comité. L’approbation de l’assemblée générale n’est pas nécessaire pour former des domaines au sein du comité. «Le comité se constitue lui-même» a la signification suivante: le comité peut se charger lui-même de la répartition des domaines et des tâches. Lors de la réunion du comité, il est recommandé de réserver suffisamment de temps à la création des domaines et de garder une trace écrite des décisions.

Question

Je suis trésorière dans une association, dont le comité compte cinq personnes. Puis-je exercer parallèlement la fonction de vice-présidente sans courir le risque de concentrer trop de pouvoirs?

Réponse

Merci d’aborder la question de la concentration des pouvoirs ! Si un membre de comité concentre trop de pouvoir sur sa personne, cela peut effectivement entraîner une certaine partialité au sein de l’association, ce qui n’est pas souhaitable. Si, par exemple, une personne n’est pas à la hauteur de ses tâches, l’impact pourrait être important étant donné la multiplicité des domaines concernés.

Il n’existe aucune disposition légale sur l’attribution des fonctions d’un comité, à moins que les statuts en prévoient. Dans une petite association, il est judicieux de prévoir un comité restreint. Cela facilite la gestion de l’association et la rend plus efficace. Mais cela implique aussi que les membres du comité doivent assumer plus d’une fonction. Dans votre cas, il s’agit avant tout de vous acquitter des tâches liées aux deux fonctions. Rien ne vous empêche, en tant que trésorière de tenir la comptabilité, et dans le même temps, d’épauler la présidente ou le président dans ses tâches administratives et de la ou le représenter en son absence. Il importe de veiller à ce que tous les membres jouissent du même niveau d’information et puissent participer de manière égalitaire à la prise de décisions.

Question

Mon partenaire et moi-même travaillons dans le domaine thérapeutique. Nous souhaitons proposer des offres qui ciblent les personnes avec des limitations et créer une association à cet effet. J’ai lu que deux personnes suffisent pour créer une association. Mon partenaire et moi pouvons-nous créer l’association et nous faire mandater par cette dernière pour les thérapies?

Réponse

Une association n’est pas autorisée à poursuivre un but économique (art. 60 CC). Or si l’association sert à permettre à ses membres de gagner (en partie) leur vie, son but est économique. L’association bénéficie d’un traitement préférentiel en matière d’impôts et de responsabilité. C’est pourquoi tout contournement est punissable. Dans votre situation, il convient de choisir une autre forme juridique ou d’organiser l’association différemment. 

Les associations sont fondamentalement autorisées à employer des personnes pour réaliser leurs buts non économiques. Conformément à l’article 68 du Code civil, les personnes doivent toutefois se récuser dans les affaires qui les concernent elles-mêmes, leur conjoint, leur concubin ou leurs proches. Cela signifie que, dans votre fonction de représentant de l’association, vous ne pourriez ni vous mandater ni vous engager vous-même ou votre partenaire. 

Il serait toutefois possible, que vous formuliez un objectif idéal ou d’utilité publique pour le but de l’association (p. ex. réduction des coûts pour les personnes concernées). Vous pourriez alors chercher des personnes prêtes à s’engager en faveur d’une offre pour les personnes avec des limitations et à siéger au comité de la future association. Le comité pourrait vous engager ou vous mandater comme organe supérieur au nom de l’association. Vous-mêmes pourriez siéger au comité avec une fonction consultative. 

• Bonne Gouvernance (vitamine B)

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité de notre organisation. Un couple serait intéressé de se porter candidat. Est-il fondamentalement permis à des membres d’une même famille de faire partie du comité?
 

Réponse

Oui, c’est autorisé. Selon le cas, on peut se demander s’il est pertinent ou non d’avoir des membres d’une même famille au comité. À cet égard, les éléments clés sont les synergies, la rapidité de la transmission de l’information, la concentration du pouvoir, etc.

Finalement, il revient aux membres de décider s’ils veulent élire ou non les personnes d’une même famille. Il convient de noter que le devoir de récusation lors de votations sur des affaires ou un procès de l’association selon l’art. 68 CC concerne également certains membres de la famille. Notamment pour cette raison, il est peu judicieux que le comité soit constitué, uniquement ou principalement, des membres d’une même famille. Cela entraverait en effet la prise de décision en bonne et due form

Si un membre est directement concerné par une décision prise en assemblée ou en comité, il ne peut pas participer à la prise de décision et doit se retirer. Cela s’applique également à ses proches, tels que époux, parents, enfants, grands-parents ou encore petits-enfants.

Il ressort des statuts, ou du moins de l’inscription au registre du commerce, que le droit de signature revient aux membres du comité. Qui dispose librement de combien d’argent et dans quelle période déterminée ou à quelles obligations doit être consigné dans un règlement interne. Les limitations appliquées à la compétence des dépenses, par la double signature ou la décision du comité, garantissent que seule la personne autorisée peut retirer de l’argent du compte.

La personne qui possède le droit de signature peut signer des documents juridiquement valables: opérations financières, contrats de location et contrats d’engagement, inscription au registre du commerce, opérations administratives, etc. La correspondance qui n’a pas valeur juridique peut être signée par d’autres personnes: informations, correspondance, invitations, etc. Le droit de signature doit figurer par principe dans les statuts. Il est recommandé d’adopter le principe de la signature à deux (signature collective). Si les statuts permettent au comité de régler lui-même la question du droit de signature, il est nécessaire pour ce dernier de présenter à la banque ou à la poste un extrait du procès-verbal, dans lequel figurent les noms des personnes habilitées à engager leur signature. Si une association est inscrite au registre du commerce, les personnes habilitées à signer figurent nommément. Pour faciliter le règlement des affaires, certaines personnes peuvent, le cas échéant, recevoir une procuration. Mais la personne ayant le droit de signature continue d’assumer l’entière responsabilité.

En général, les dispositions relatives aux compétences du comité sont contenues dans les statuts. Cependant, ce dernier peut se donner lui-même un règlement interne. Ces réglementations doivent être conformes aux statuts. Elles prévoient la répartition des tâches et les niveaux de compétences et expliquent qui est responsable de quoi. Elles définissent par exemple les compétences financières et le droit de signature, elles stipulent qui peut signer des contrats et qui peut, de quel compte et pour quels montants, retirer de l’argent. Avec l’inscription au registre du commerce, ces régulations ont aussi valeur juridique envers l’extérieur.

Avec une procuration, une personne est autorisée à agir à la place d’une autre. Cependant, c’est la personne délivrant la procuration qui engage sa responsabilité. La procuration peut être donnée oralement ou par écrit, elle peut concerner tout ou partie d’une ou de plusieurs activités.

La réglementation des signatures (droit de signature, répartition des compétences) prévoit qui de l’association peut exercer quelles activités, qui et à concurrence de quels montants peut engager sa responsabilité et faire des prélèvements sur les comptes bancaires ou postaux. En principe, chaque membre du comité peut engager l’association et agir en son nom. La réglementation des signatures a valeur légale dès l’inscription au registre du commerce. L’ordonnance du registre du commerce exige la désignation des personnes habilitées à signer ainsi que la forme qu’elles ont choisie, à savoir si elles signent seules ou à deux.

Question

Que se passe-t-il si le siège du président ou de la présidente reste inoccupé au terme de la prochaine élection en assemblée générale?

Réponse

Si la présidence ne reste vacante que provisoirement et que le comité s’efforce de chercher quelqu’un pouvant assumer cette fonction, il n’y aura pas de suites juridiques, quand bien même le comité ne respecte pas les dispositions statutaires à ce sujet. Personne ne porterait plainte en justice pour cette raison. En revanche, si le siège restait inoccupé durant une longue période, il faudrait alors envisager une modification des statuts. Il en est de même si le nombre de membres du comité ne correspond pas aux directives statutaires.  

En l’absence d’un président ou d’une présidente, il importe toutefois de veiller à une bonne répartition des tâches, en fonction des dispositions horaires et des aptitudes et affinités de chacun et de chacune. Il faut désigner une personne de contact à l’interne et à l’externe (une fonction souvent occupée par la présidente ou le président). Il est essentiel, en effet, que le public sache en tout temps à qui s’adresser. 

Le droit de signature sera bien entendu modifié en conséquence. 

La vacance de la présidence peut aussi être une opportunité. La future fonction peut, par exemple, gagner en attractivité si les tâches directionnelles sont réparties entre plusieurs personnes. Les membres du comité sont prêts, le cas échéant, à s’engager de manière ponctuelle ou alors il faut envisager une coprésidence. Il est possible que se développe en cette période une nouvelle culture de collaboration.

On appelle assesseur-euse, divers membres du comité qui n’occupent pas de fonction particulière, telle que Président, secrétaire ou trésorier, mais qui prennent en charge d’autres activités.

Les tâches, compétences et obligations du comité ou de ses collaborateurs figurent dans le cahier des charges.

La présidence peut également être menée conjointement par deux personnes. Il est alors essentiel d’établir un règlement des compétences, un accord précisant qui est en charge de quelle tâche. Il est judicieux également d’opter pour la coprésidence lorsque personne n’est disposé à assumer seul la présidence. Dans ce cas, il est impératif que les personnes extérieures à l’association sachent à qui s’adresser.

Question

Je suis trésorière dans une association, dont le comité compte cinq personnes. Puis-je exercer parallèlement la fonction de vice-présidente sans courir le risque de concentrer trop de pouvoirs?

Réponse

Merci d’aborder la question de la concentration des pouvoirs ! Si un membre de comité concentre trop de pouvoir sur sa personne, cela peut effectivement entraîner une certaine partialité au sein de l’association, ce qui n’est pas souhaitable. Si, par exemple, une personne n’est pas à la hauteur de ses tâches, l’impact pourrait être important étant donné la multiplicité des domaines concernés.

Il n’existe aucune disposition légale sur l’attribution des fonctions d’un comité, à moins que les statuts en prévoient. Dans une petite association, il est judicieux de prévoir un comité restreint. Cela facilite la gestion de l’association et la rend plus efficace. Mais cela implique aussi que les membres du comité doivent assumer plus d’une fonction. Dans votre cas, il s’agit avant tout de vous acquitter des tâches liées aux deux fonctions. Rien ne vous empêche, en tant que trésorière de tenir la comptabilité, et dans le même temps, d’épauler la présidente ou le président dans ses tâches administratives et de la ou le représenter en son absence. Il importe de veiller à ce que tous les membres jouissent du même niveau d’information et puissent participer de manière égalitaire à la prise de décisions.

Un domaine d’activité décrit les différentes fonctions du comité, par exemple la présidence, le secrétariat (administration, procès-verbal), la trésorerie, les finances, les relations publiques/la publicité, les relations humaines, l’entreprise, la relation aux membres, les projets et festivités et autres. La loi ne prévoit aucune disposition concernant les domaines d’activité, qui peuvent ainsi être choisis librement. Les responsables des différentes fonctions rendent compte de leurs activités à l’ensemble du comité, qui assume la responsabilité globale. Les tâches et les compétences des différents domaines sont décrites dans un règlement (le règlement du comité). Il est judicieux d’attribuer les fonctions selon les connaissances spécifiques et l’expérience des membres.

Question

Qui est le roi ou la reine de l’association?

Réponse

Il n’y a ni roi ni reine dans une association. Le comité est responsable de façon collégiale pour les affaires de l’association. Il a le droit et le devoir de s’occuper des affaires de l’association et de la représenter à l’extérieur. La loi le stipule ainsi.

Sauf mention contraire dans les statuts, le comité est libre de s’organiser et de répartir les tâches à sa guise. Il peut par exemple mettre en place un système de domaines. Mais le comité demeure toutefois un organe collégial et répond solidairement au nom de l’association. La participation de tous les membres doit être garantie, la présidente ou le président ne peut pas donner des ordres.

Question

En tant que nouvelle présidente, j’aimerais mieux répartir le travail au sein du comité, afin de ne pas avoir à m’occuper de tout moi-même. L’attribution des responsabilités nécessite-t-elle l’accord de l’assemblée générale? Les statuts stipulent pour leur part que le comité se constitue lui-même.

Réponse

C’est une excellente idée! Il est recommandé de répartir les tâches sur différentes épaules et de clarifier quel membre du comité se charge de quelle tâche. Cela contribue à davantage de satisfaction générale et, au final, améliore le travail du comité. L’approbation de l’assemblée générale n’est pas nécessaire pour former des domaines au sein du comité. «Le comité se constitue lui-même» a la signification suivante: le comité peut se charger lui-même de la répartition des domaines et des tâches. Lors de la réunion du comité, il est recommandé de réserver suffisamment de temps à la création des domaines et de garder une trace écrite des décisions.

L’association dépend du public. Par ses actions de relations publiques, elle entretient le contact et les relations avec son environnement et avec ses membres. Le rapport annuel, une rubrique régulière dans le journal local et un calendrier des manifestations sont des moyens particulièrement indiqués pour faire parler de soi. Il faut définir à quel public on s’adresse, quelles informations et quelles impressions sur l’association on désire communiquer et quelles sont les objectifs. Chaque contact avec l’extérieur, qu’il soit personnel ou au travers des médias, contribue à forger l’image de l’organisation. De nombreux comités ont leur propre chargé-e de relations publiques.

Si l’association occupe des salariés, il est judicieux de créer une unité de ressources humaines, qui est en charge des questions relatives au personnel et de la gestion de la direction de l’entreprise. Les questions liées aux ressources humaines des échelons hiérarchiques supérieurs doivent être en principe approuvées par le comité même s’il existe une direction d’entreprise: budget des emplois et profils des exigences, règlements des salaires et des promotions, mesures de qualification, dispositions relatives aux vacances et à la formation continue, remplacements, entretiens du personnel, gestion du personnel, y compris les assurances sociales. Dans le respect de ces conditions-cadres, la direction de l’entreprise peut assumer toutes les tâches de gestion relatives aux autres salariés.

Le ou la secrétaire est le membre du comité chargé de rédiger le procès-verbal. Cette fonction peut également prendre la dénomination d’administration ou de secrétariat et peut étendre son domaine de compétences à la gestion des archives ou à l’administration des membres.

Le comité gère les affaires de l’association au nom de l’assemblée, il est l’organe de direction. En tant qu’organe exécutif de l’association, il développe la stratégie associative et la met en œuvre. Il est chargé de la réalisation du but, de la définition d’objectifs et du contrôle, de l’organisation des tâches ou de l’entreprise, de la recherche de fonds et de leur gestion et également de la rédaction du rapport, comptabilité destinée à l’assemblée générale incluse. Une association peut déléguer la gestion des affaires à un bureau externe ou à un secrétariat. Dans ce cas, le comité est chargé de la supervision. Le comité est élu par l’assemblée générale et doit lui rendre compte de ses activités dans un rapport annuel. Ses tâches et compétences sont définies par la loi, par les statuts ou par les décisions de l’association en assemblée générale. La loi ne prévoit pas de quorum (nombre minimum de membres) pour le comité, et il n’y a aucune prescription quant aux différents domaines d’activité. Par contre, les statuts peuvent prévoir des minima et maxima ou définir les fonctions et domaines d’activité.

Le comité constitue l’organe exécutif de l’association. Il est chargé de la gestion des affaires, autrement dit, de la conduite de l’association. Il est responsable de diriger l’association dans le respect du but qu’elle poursuit, d’utiliser les moyens financiers de manière appropriée et de s’organiser de façon adéquate. De plus, il assume une fonction opérationnelle envers son personnel. S’il existe une entreprise ou un bureau externe, la fonction opérationnelle se limite au développement et à la supervision de lignes directrices stratégiques aussi bien dans les affaires courantes que dans la conduite de l’entreprise.

Question

Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?

Réponse

Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.

Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.

Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

Question

Je viens d’être élue au comité d’une association et dans mon rôle de secrétaire, je suis chargée de la rédaction des procès-verbaux. Le président exige qu’un procès-verbal parallèle soit rédigé, c.-à-d. qu’une deuxième personne prenne également le procès-verbal. Je trouve cette mesure exagérée et l’interprète comme un manque de confiance en mes capacités, d’autant plus qu’au début de chaque réunion, le procès-verbal de la réunion précédente est approuvé et que d’éventuels compléments ou corrections peuvent y être apportés. Dois-je me soumettre à cette volonté?

Réponse

 Je comprends complètement ce que vous ressentez. Voici quelques remarques à ce propos:

• La rédaction du procès-verbal devrait représenter une charge de travail limitée. Il faut repenser à l’objectif du procès-verbal. Dans la plupart des cas, il s’agit de laisser une trace des décisions pour qu’elles soient compréhensibles par la suite. Un procès-verbal des délibérations est rarement nécessaire. Au vu du manque de ressources dans les comités et lors de sujets bénins, la rédaction de procès-verbaux parallèles n’est pas justifiée.
• Le président ne peut pas décider du tout de façon autonome. Je demanderais une discussion sur la façon de rédiger les procès-verbaux au sein du comité et, le cas échéant, exigerais un vote.
• La capacité de déléguer le travail est une qualité importante pour un président. Cela lui fait non seulement gagner du temps, mais lui garantit aussi des membres motivés au sein du comité.

Des groupes de travail (ou commissions) permanents ou limités dans le temps peuvent être nommés pour régler certaines affaires ou activités. Ces groupes de travail peuvent être constitués aussi bien de membres du comité ou de l’association que de spécialistes ou d’autres personnes. Ils sont mandatés par le comité pour traiter une question précise et lui rendent compte de leurs conclusions.

En général, les dispositions relatives aux compétences du comité sont contenues dans les statuts. Cependant, ce dernier peut se donner lui-même un règlement interne. Ces réglementations doivent être conformes aux statuts. Elles prévoient la répartition des tâches et les niveaux de compétences et expliquent qui est responsable de quoi. Elles définissent par exemple les compétences financières et le droit de signature, elles stipulent qui peut signer des contrats et qui peut, de quel compte et pour quels montants, retirer de l’argent. Avec l’inscription au registre du commerce, ces régulations ont aussi valeur juridique envers l’extérieur.

Le comité dresse un bilan de l’exercice en cours et planifie les activités futures en fonction de leur genre et de leur fréquence. Les échéances du comité, tout du moins les questions essentielles, peuvent également être prévues dans la planification annuelle. Dans la plupart des cas, l’assemblée générale en est le thème principal. C’est lors de cette planification annuelle que l’on discute des comptes annuels, de la révision et du rapport annuel, ainsi que du budget et des activités prévues pour l’année suivante.

Lors de l’assemblée générale ou des séances de comité, certaines affaires ne sont soumises aux membres uniquement pour qu’ils en prennent connaissance. Il suffit alors d’en être informé. Les discussions ou décisions (votes) éventuelles ont lieu plus tard, lors de prochaines réunions. Exemple: selon les statuts, l’assemblée peut soit s’en tenir à la prise de connaissance du budget ou alors voter son approbation ou son rejet.

Le comité doit rendre des comptes à l’assemblée générale sur l’année écoulée. Le programme des activités pour l’année en cours renseigne les membres sur ce qui est planifié et comment la direction compte utiliser les ressources financières de l’association. Ceci peut également servir de base à la réélection du comité.

Question

En tant que nouvelle présidente, j’aimerais mieux répartir le travail au sein du comité, afin de ne pas avoir à m’occuper de tout moi-même. L’attribution des responsabilités nécessite-t-elle l’accord de l’assemblée générale? Les statuts stipulent pour leur part que le comité se constitue lui-même.

Réponse

C’est une excellente idée! Il est recommandé de répartir les tâches sur différentes épaules et de clarifier quel membre du comité se charge de quelle tâche. Cela contribue à davantage de satisfaction générale et, au final, améliore le travail du comité. L’approbation de l’assemblée générale n’est pas nécessaire pour former des domaines au sein du comité. «Le comité se constitue lui-même» a la signification suivante: le comité peut se charger lui-même de la répartition des domaines et des tâches. Lors de la réunion du comité, il est recommandé de réserver suffisamment de temps à la création des domaines et de garder une trace écrite des décisions.

Le terme de «responsabilisation» définit le fait d’assumer ses responsabilités, de répondre de ce que l’on fait ou non et de la façon dont on le fait. Il est possible, dans un cadre précis et pour certaines tâches, de responsabiliser une autre personne.