Site internet / médias sociaux

Une séance de comité se doit d’être structurée, efficace et participative. La présidence de la séance veille à ce que tous les membres reçoivent l’ordre du jour à l’avance, que les objectifs de la réunion soient atteints, que tous les personnes présentes soient impliquées dans les discussions et que les décisions prises figurent au procès-verbal. En tant que « gardienne du temps », elle garantit la ponctualité du début et de la fin de la réunion. En général, c’est la présidente ou le président qui anime les séances de comités. La direction de la séance peut aussi être laissée à une autre personne ou reprise, à tour de rôle, par tous les membres du comité.

Conformément à l’ordonnance 3 COVID-19 édictée par le Conseil fédéral, les associations étaient autorisées, jusqu’au 31.12.2022, à tenir leur assemblée générale en ligne ou à prendre leurs décisions par écrit, même si les statuts ne prévoyaient pas ces options. La combinaison des deux procédures n’était toutefois pas prévue par l’ordonnance. Les exceptions accordées par le Conseil fédéral ont échu le 1.1.2023, les assemblées doivent, dès lors, être tenues conformément aux prescriptions statutaires. Cela signifie qu’il est possible d’organiser des assemblées générales en ligne ou de façon combinée si cela est explicitement prévu dans les statuts.

Dans la convocation à la réunion doivent figurer le lieu, la date ainsi que le contenu de la réunion. Il est judicieux qu’elle inclue également un ordre du jour et de la documentation afin que les participants puissent se préparer en conséquence.

La méthode japonaise de planification kanban consiste à simplifier l’exécution des tâches et la collaboration. La planification kanban permet de visualiser chacune des étapes et des tâches en permettant d’éviter les malentendus et de ne pas oublier les travaux à faire. Les équipes utilisent un tableau commun, numérique ou analogue, sur lequel chaque tâche est notée sur un Post-it. Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, le Post-it est déplacé de la gauche (à faire) vers la droite (terminé).

Les dispositions sur la protection des données s’appliquent également aux associations. Les données personnelles des membres (adresses et autres notes individuelles) peuvent être recueillies seulement si elles servent la poursuite du but de l’association. Elles ne peuvent être transmises à des tiers qu’avec le consentement préalable des membres concernés. Chaque membre possède par ailleurs un droit d’information sur l’utilisation de ses données personnelles par l’association.

La rétrospective est un format de réunion dans laquelle on effectue un bilan succinct à l’issue d’un projet (partiel). La séance consiste à échanger sur le déroulement, les enseignements et les améliorations à apporter pour le projet suivant. Une rétrospective peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: une heure au moins.

La session get it done est un format de réunion au sein duquel on se retrouve pour accomplir des tâches ensemble. Les tâches sont regroupées avant le début de la session get it done et le cadre temporel est défini. Exemples de tâches possibles pour une session get it done avec le comité: dresser un budget, organiser un envoi, archiver, planifier une campagne sur les réseaux sociaux, etc. Une telle session peut avoir lieu en ligne ou en présentiel. Durée: 2 heures ou plus.

Avoir son propre site web donne à l’association la possibilité de se faire connaître du grand public et de mettre des informations à disposition de ses membres. Cependant, il est important de l’actualiser continuellement car il est la carte de visite de l’association. En matière de protection des données personnelles, il est essentiel de se conformer aux dispositions en vigueur à ce sujet; les photos font également partie des données personnelles.

Le droit d’auteur entre en vigueur automatiquement à la création de l’œuvre, p. ex. au moment où quelque chose est photographié, peint, rédigé ou composé. Il n’existe pas de registre. La protection est également garantie sans l’apposition du symbole ©. L’autrice ou l’auteur est la personne (physique) qui a créé l’œuvre («principe du créateur»). Pour être considérée comme une «œuvre» au sens de l’art. 2 de la LDA et bénéficier ainsi de la protection du droit d’auteur, l’œuvre doit: 1. être une création de l’esprit; 2. avoir un caractère individuel; 3. appartenir au domaine de la littérature, de l’art ou des programmes d’ordinateur (logiciels). Le site Internet d’une association peut également être protégé par le droit d’auteur (graphisme, code, textes, photos). La révision du droit d’auteur apporte un complément important à l’art. 2 al. 3bis: les productions photographiques sont considérées comme des œuvres même si elles sont dépourvues de caractère individuel. Cela signifie que depuis le 1er avril 2020, toutes les images sont protégées, même celles qui ne satisfont pas aux exigences d’une œuvre selon l’art. 2 al. 1 de la LDA. c.-à-d. les images de photographes amateurs!

Le droit à l’image permet à toute personne de décider si une image la représentant peut être publiée et si oui, où et sous quelles conditions elle peut être publiée en version imprimée ou en ligne. Le consentement de la personne représentée est donc nécessaire, p. ex. via une déclaration de renonciation au droit à l’image. D’où l’importance d’un règlement complémentaire relatif au contenu des images, et plus précisément au droit à l’image des personnes représentées, et de l’utilisation de ce matériel par l’association.

La déclaration de renonciation au droit à l’image est une cession écrite, généralement signée par la personne représentée sur l’image, qui autorise la/le photographe ou l’association à publier l’image en question.

Question

Sur notre site Internet, nous avons publié des photos que nous avons trouvées sur Google. Nous avons reçu un avertissement de la part d’un cabinet d’avocats en Allemagne. Devons-nous le prendre au sérieux?

Réponse

En raison de l’utilisation non autorisée d’images, les sites Internet suisses sont souvent accusés de violation présumée du droit d’auteur. Il résulte de nombreux avertissements suite à l’utilisation de ce type d’images sur des sites Internet suisses. Ils viennent notamment d’Allemagne où s’est mise en place une véritable «industrie de l’avertissement». Des cas typiques sont le «vol d’images» sur Google ou Wikipédia, les infractions touchant aux conditions de licence lors d’images «gratuites» ou «sans licence» ainsi que la publication sur Internet de présentations ou de brochures de l’association contenant des photos.

Il est souvent discutable si les images faisant l’objet d’un avertissement sont protégées par le droit d’auteur en Suisse. L’absence de protection en Suisse ne signifie toutefois pas qu’il n’est pas possible de recevoir des avertissements venant d’Allemagne. En cas de doute, un tribunal devrait trancher. C’est pourquoi il convient de vérifier minutieusement la façon de réagir correctement à un tel avertissement.

En réagissant de façon erronée, on risque d’aggraver sa situation. Dans (presque) tous les cas, placer ces avertissements sur la pile de papier à recycler n’est pas une réaction adéquate. Ces avertissements ne se laissent généralement pas régler par une lettre d’excuses adressée à l’avocat de la partie adverse et l’injurier ne constitue évidemment pas une meilleure option.

Recommandations de Me Martin Steiger en matière de réaction appropriée face à un avertissement.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Un règlement relatif aux personnes représentées règle l’utilisation d’images sur lesquelles des membres de l’association sont visibles ainsi que l’utilisation de ce matériel par l’association.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Le règlement pour les photographes règle les droits d’utilisation, par l’association, du matériel protégé par le droit d’auteur et produit par les membres (p. ex. photos, clips vidéo, illustrations, etc.).

Le droit d’auteur entre en vigueur automatiquement à la création de l’œuvre, p. ex. au moment où quelque chose est photographié, peint, rédigé ou composé. Il n’existe pas de registre. La protection est également garantie sans l’apposition du symbole ©. L’autrice ou l’auteur est la personne (physique) qui a créé l’œuvre («principe du créateur»). Pour être considérée comme une «œuvre» au sens de l’art. 2 de la LDA et bénéficier ainsi de la protection du droit d’auteur, l’œuvre doit: 1. être une création de l’esprit; 2. avoir un caractère individuel; 3. appartenir au domaine de la littérature, de l’art ou des programmes d’ordinateur (logiciels). Le site Internet d’une association peut également être protégé par le droit d’auteur (graphisme, code, textes, photos). La révision du droit d’auteur apporte un complément important à l’art. 2 al. 3bis: les productions photographiques sont considérées comme des œuvres même si elles sont dépourvues de caractère individuel. Cela signifie que depuis le 1er avril 2020, toutes les images sont protégées, même celles qui ne satisfont pas aux exigences d’une œuvre selon l’art. 2 al. 1 de la LDA. c.-à-d. les images de photographes amateurs!

Le droit à l’image permet à toute personne de décider si une image la représentant peut être publiée et si oui, où et sous quelles conditions elle peut être publiée en version imprimée ou en ligne. Le consentement de la personne représentée est donc nécessaire, p. ex. via une déclaration de renonciation au droit à l’image. D’où l’importance d’un règlement complémentaire relatif au contenu des images, et plus précisément au droit à l’image des personnes représentées, et de l’utilisation de ce matériel par l’association.

La déclaration de renonciation au droit à l’image est une cession écrite, généralement signée par la personne représentée sur l’image, qui autorise la/le photographe ou l’association à publier l’image en question.

Question

Sur notre site Internet, nous avons publié des photos que nous avons trouvées sur Google. Nous avons reçu un avertissement de la part d’un cabinet d’avocats en Allemagne. Devons-nous le prendre au sérieux?

Réponse

En raison de l’utilisation non autorisée d’images, les sites Internet suisses sont souvent accusés de violation présumée du droit d’auteur. Il résulte de nombreux avertissements suite à l’utilisation de ce type d’images sur des sites Internet suisses. Ils viennent notamment d’Allemagne où s’est mise en place une véritable «industrie de l’avertissement». Des cas typiques sont le «vol d’images» sur Google ou Wikipédia, les infractions touchant aux conditions de licence lors d’images «gratuites» ou «sans licence» ainsi que la publication sur Internet de présentations ou de brochures de l’association contenant des photos.

Il est souvent discutable si les images faisant l’objet d’un avertissement sont protégées par le droit d’auteur en Suisse. L’absence de protection en Suisse ne signifie toutefois pas qu’il n’est pas possible de recevoir des avertissements venant d’Allemagne. En cas de doute, un tribunal devrait trancher. C’est pourquoi il convient de vérifier minutieusement la façon de réagir correctement à un tel avertissement.

En réagissant de façon erronée, on risque d’aggraver sa situation. Dans (presque) tous les cas, placer ces avertissements sur la pile de papier à recycler n’est pas une réaction adéquate. Ces avertissements ne se laissent généralement pas régler par une lettre d’excuses adressée à l’avocat de la partie adverse et l’injurier ne constitue évidemment pas une meilleure option.

Recommandations de Me Martin Steiger en matière de réaction appropriée face à un avertissement.

Question

Trois de nos membres fondateurs ont quitté le comité dans l’intention de créer une nouvelle association. Ils revendiquent le droit d’utiliser le logo qu’ils avaient créé au moment de fonder notre association pour leur nouveau groupement. Les membres fondateurs ont-ils le droit de «transférer» le nom et le logo d’une association existante sur une nouvelle entité?

Réponse

Une association est considérée comme une personne morale (juridique). En tant que telle, elle peut effectuer des actions légales, p. ex. être propriétaire de biens, de valeurs réelles, etc. Ces valeurs et ces biens n’appartiennent pas à des individus, mais à l’association en tant que telle. Les membres fondateurs ne constituent pas une exception à cette règle.

Le logo appartient donc clairement à l’association pour laquelle il a été créé à l’origine. Sauf bien entendu si un autre accord a été passé.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Un règlement relatif aux personnes représentées règle l’utilisation d’images sur lesquelles des membres de l’association sont visibles ainsi que l’utilisation de ce matériel par l’association.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Le règlement pour les photographes règle les droits d’utilisation, par l’association, du matériel protégé par le droit d’auteur et produit par les membres (p. ex. photos, clips vidéo, illustrations, etc.).

La SUISA est la coopérative suisse des auteurs et éditeurs de musique. Si l’on veut organiser un événement musical (concert, soirée, disco), il est impératif de lui faire une demande d’autorisation pour l’utilisation des œuvres et de verser une redevance de droits d’auteur.

Le financement participatif, ou crowdfunding, est une forme de collecte de fonds. Tout un chacun, tout un chacune (en général de nombreuses personnes, d’où le terme «crowd») peut soutenir un projet en versant une petite contribution («funds») sur une plateforme en ligne ou sur les réseaux sociaux, moyennant une contrepartie en bien ou en service. Le financement participatif peut contribuer à financer un projet clairement défini (comme un jubilée, l’achat de matériel ou encore un projet d’infrastructure ou de soutien à la jeunesse).

Question

Nous cherchons des «sponsors» pour soutenir des familles avec de faibles revenus et leur permettre de placer leur enfant dans un groupe de jeux. Les frais de garde mensuels constituent souvent un obstacle. Serait-il imaginable de trouver des fonds via un financement participatif?

Réponse

Pour le financement participatif, il est important que le projet soit présenté avec un cadre et une limite clairs, p. ex. Projet «Une place dans un groupe de jeux pour 10 familles». Vous ne chercherez alors plus des sponsors individuels. En revanche, de nombreuses personnes pourront faire don de montants plus modestes et permettre ainsi à ces 10 familles de placer leurs enfants dans un groupe de jeux. En guise de remerciement, les donatrices et donateurs reçoivent des petits cadeaux sous forme de produits, de services ou d’expériences.

Les plateformes de financement participatif proposent des conseils et des outils permettant de mettre en place et de gérer une telle campagne. Il est toutefois important de prévoir des ressources en termes de personnel et de temps pour s’occuper de la campagne. Idéalement, il faudrait avoir, au sein de l’association, une personne à l’aise avec les médias sociaux et tentée par l’aventure de lancer une campagne.

Question

Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne? 

Réponse

Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.

La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.

Les médias sociaux désignent les médias numériques et les technologies qui permettent à leurs utilisateurs de partager leurs expériences et d’élaborer des contenus médiatiques, soit individuellement, soit en communauté. La plateforme de réseaux sociaux la plus connue actuellement est Facebook. D’autres services, tels que Google+, Twitter, Dropbox, Flickr, Instagram, Doodle et WhatsApp en font également partie.

Question

Nous cherchons des «sponsors» pour soutenir des familles avec de faibles revenus et leur permettre de placer leur enfant dans un groupe de jeux. Les frais de garde mensuels constituent souvent un obstacle. Serait-il imaginable de trouver des fonds via un financement participatif?

Réponse

Pour le financement participatif, il est important que le projet soit présenté avec un cadre et une limite clairs, p. ex. Projet «Une place dans un groupe de jeux pour 10 familles». Vous ne chercherez alors plus des sponsors individuels. En revanche, de nombreuses personnes pourront faire don de montants plus modestes et permettre ainsi à ces 10 familles de placer leurs enfants dans un groupe de jeux. En guise de remerciement, les donatrices et donateurs reçoivent des petits cadeaux sous forme de produits, de services ou d’expériences.

Les plateformes de financement participatif proposent des conseils et des outils permettant de mettre en place et de gérer une telle campagne. Il est toutefois important de prévoir des ressources en termes de personnel et de temps pour s’occuper de la campagne. Idéalement, il faudrait avoir, au sein de l’association, une personne à l’aise avec les médias sociaux et tentée par l’aventure de lancer une campagne.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.