Rapport annuel

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Question

Un rapport annuel doit être rédigé à l’attention de l’assemblée générale. Y a-t-il des directives régissant sa longueur ou son contenu?

Réponse

L’objectif du rapport annuel est d’informer les membres et éventuellement le public plus large des évènements importants de l’exercice. Il n’y a aucune recommandation par rapport à la longueur. Le contenu est toutefois défini par son objectif: les membres doivent pouvoir décider si le comité a géré les affaires de l’association selon les objectifs que cette dernière s’est fixés. Il sert de base à la décharge du comité et doit donc être rédigé en conséquence: il doit refléter les points principaux de l’activité, informer sur les objectifs qui ont été atteints, communiquer les changements de personnel importants, la collaboration avec d’autres organisations, etc. Le rapport annuel constitue également la base pour la réélection du comité: ce dernier a-t-il été actif pour le bien de l’association ou non? Le rapport annuel est donc bien plus qu’un devoir fastidieux, il s’apparente à un rapport d’activité et doit être pris au sérieux. Il est souvent aussi la «carte de visite» de l’association.

C’est par le rapport annuel que le comité rend compte à l’assemblée générale ainsi qu’au public intéressé de ses activités de l’année précédente. Le rapport annuel fait ressortir les activités pour lesquelles les moyens financiers de l’association ont été engagés et pour quel résultat. Il renseigne également sur la situation financière de l’association. Le rapport annuel sert également de base pour la décharge du comité et sa réélection. Le rapport annuel est généralement rédigé par écrit et s’il est présenté d’une manière agréable et intéressante, il peut être utilisé pour la recherche de nouveaux membres, pour la récolte de fonds ainsi que pour les relations publiques.

La création d’un comité de patronage sert à donner plus de prestige ou de visibilité à un projet ou à une association. Les membres du comité de patronage ne doivent pas être membres de l’association, ils mettent avant tout leur nom au service du succès de l’événement ou du but social de l’organisation. Ils remplissent en premier lieu un devoir de représentation et ne sont pas eux-mêmes actifs. Il est important d’entretenir le contact et de les informer régulièrement.

On distingue la communication interne et la communication externe. Par communication interne, on entend l’échange d’informations entre le comité, les collaborateurs et les membres de l’association, alors que la communication externe s’adresse à un public extérieur à l’association. La communication est une tâche importante de la direction. Les décisions prises au sein du comité doivent être transmises à l’interne en temps voulu, de façon précise et compréhensible. Que ce soit à l’interne ou à l’externe, la communication doit être claire et véridique.

L’association dispose de divers moyens pour se faire connaître du grand public: de la participation à un salon professionnel au nettoyage d’un ruisseau, en passant par la journée d’orientation, le choix est vaste. Pour que ces actions réussissent, elles doivent correspondre aux objectifs de l’association, respecter son budget et prendre en considération ses compétences humaines et professionnelles.

Question

Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?

Réponse

Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.

Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour.  Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.

Le panneau d’affichage constitue un excellent moyen pour une association de se faire connaître et de présenter ses activités. Dans beaucoup d’endroits, ce panneau est mis à disposition des associations par la commune. Plus l’emplacement est bien choisi et plus la présentation est originale, plus elle suscite l’intérêt.

L’association dépend du public. Par ses actions de relations publiques, elle entretient le contact et les relations avec son environnement et avec ses membres. Le rapport annuel, une rubrique régulière dans le journal local et un calendrier des manifestations sont des moyens particulièrement indiqués pour faire parler de soi. Il faut définir à quel public on s’adresse, quelles informations et quelles impressions sur l’association on désire communiquer et quelles sont les objectifs. Chaque contact avec l’extérieur, qu’il soit personnel ou au travers des médias, contribue à forger l’image de l’organisation. De nombreux comités ont leur propre chargé-e de relations publiques.

Le terme de «relations publiques» est issu de l’économie d’entreprise. Il décrit les relations qu’entretient une organisation avec son environnement. Par environnement, on entend aussi bien les bénéficiaires de ses prestations que les donatrices et donateurs, les membres ainsi que les organismes et autorités prestataires de subventions. L’objectif du travail de relations publiques est de gagner en visibilité, tout particulièrement aux yeux des donatrices et donateurs, ainsi que de se forger une bonne image.

Ce que l’on nommait autrefois les relations ou la vitamine B s’appelle aujourd’hui «réseau». Dans la vie associative, il est important d’entretenir des relations et des contacts de différente nature. Les relations personnelles font connaître l’association, aident à récolter des fonds et à recruter de nouveaux membres. La mise en réseau des membres de comités fait partie des offres proposées par vitamine B.

Avoir son propre site web donne à l’association la possibilité de se faire connaître du grand public et de mettre des informations à disposition de ses membres. Cependant, il est important de l’actualiser continuellement car il est la carte de visite de l’association. En matière de protection des données personnelles, il est essentiel de se conformer aux dispositions en vigueur à ce sujet; les photos font également partie des données personnelles.

Question

Un rapport annuel doit être rédigé à l’attention de l’assemblée générale. Y a-t-il des directives régissant sa longueur ou son contenu?

Réponse

L’objectif du rapport annuel est d’informer les membres et éventuellement le public plus large des évènements importants de l’exercice. Il n’y a aucune recommandation par rapport à la longueur. Le contenu est toutefois défini par son objectif: les membres doivent pouvoir décider si le comité a géré les affaires de l’association selon les objectifs que cette dernière s’est fixés. Il sert de base à la décharge du comité et doit donc être rédigé en conséquence: il doit refléter les points principaux de l’activité, informer sur les objectifs qui ont été atteints, communiquer les changements de personnel importants, la collaboration avec d’autres organisations, etc. Le rapport annuel constitue également la base pour la réélection du comité: ce dernier a-t-il été actif pour le bien de l’association ou non? Le rapport annuel est donc bien plus qu’un devoir fastidieux, il s’apparente à un rapport d’activité et doit être pris au sérieux. Il est souvent aussi la «carte de visite» de l’association.

C’est par le rapport annuel que le comité rend compte à l’assemblée générale ainsi qu’au public intéressé de ses activités de l’année précédente. Le rapport annuel fait ressortir les activités pour lesquelles les moyens financiers de l’association ont été engagés et pour quel résultat. Il renseigne également sur la situation financière de l’association. Le rapport annuel sert également de base pour la décharge du comité et sa réélection. Le rapport annuel est généralement rédigé par écrit et s’il est présenté d’une manière agréable et intéressante, il peut être utilisé pour la recherche de nouveaux membres, pour la récolte de fonds ainsi que pour les relations publiques.