Communication interne
Le terme « communication interne » désigne la communication entre le comité, les membres, les groupes de travail ou les commissions.
Pour faciliter la communication, il est important de mettre en oeuvre des processus efficaces, de doter l’association de moyens de communication adaptés à sa forme et d’assurer la transparence. Une démarche de communication sincère et convaincante accroît la motivation et l’attachement à l’association.
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les aspects importants de ce sous-thème.
On distingue la communication interne et la communication externe. Par communication interne, on entend l’échange d’informations entre le comité, les collaborateurs et les membres de l’association, alors que la communication externe s’adresse à un public extérieur à l’association. La communication est une tâche importante de la direction. Les décisions prises au sein du comité doivent être transmises à l’interne en temps voulu, de façon précise et compréhensible. Que ce soit à l’interne ou à l’externe, la communication doit être claire et véridique.
Par le terme de «communication interne», on entend la communication entre le comité, les membres, les groupes de travail ou les commissions. Il s’agit ici d’optimiser les processus organisationnels (efficience), de diffuser l’information (transparence) et de favoriser l’échange (dialogue). Une bonne communication interne augmente la motivation des personnes concernées et renforce le lien qui les unit à l’association.
La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.
Il est important d’entretenir de bonnes relations avec les membres de l’association. Afin de maintenir l’intérêt des membres pour l’association, il est important de les tenir informés des activités, de les inviter à divers événements ou de leur proposer un programme attrayant en marge de l’assemblée générale. Une association qui néglige ses membres perd de son attractivité.
De nombreuses associations éditent leur propre journal ou, comme c’est souvent le cas aujourd’hui, une newsletter électronique (ou infolettre) afin d’informer régulièrement leurs membres et d’autres personnes intéressées par la vie de l’association. Un magazine ou une newsletter de qualité peuvent également servir à la collecte de fonds (fundraising).
Au sein de l’association, le maintien de la motivation des membres et de celle du comité est un travail de longue haleine. Pour que les gens soient engagés, on doit pouvoir s’appuyer sur deux facteurs importants: une bonne communication interne et la présence d’une pratique de la reconnaissance.
Si l’association veut continuer à se développer, elle doit acquérir de nouveaux membres et attirer leur attention sur ses activités. Pour le recrutement de nouveaux membres, divers moyens sont envisageables: actions, événements, articles de presse, brochures ou lettres circulaires. L’important est d’aborder des membres potentiels d’une manière directe et ciblée.
L’association dépend du public. Par ses actions de relations publiques, elle entretient le contact et les relations avec son environnement et avec ses membres. Le rapport annuel, une rubrique régulière dans le journal local et un calendrier des manifestations sont des moyens particulièrement indiqués pour faire parler de soi. Il faut définir à quel public on s’adresse, quelles informations et quelles impressions sur l’association on désire communiquer et quelles sont les objectifs. Chaque contact avec l’extérieur, qu’il soit personnel ou au travers des médias, contribue à forger l’image de l’organisation. De nombreux comités ont leur propre chargé-e de relations publiques.
Le terme de «relations publiques» est issu de l’économie d’entreprise. Il décrit les relations qu’entretient une organisation avec son environnement. Par environnement, on entend aussi bien les bénéficiaires de ses prestations que les donatrices et donateurs, les membres ainsi que les organismes et autorités prestataires de subventions. L’objectif du travail de relations publiques est de gagner en visibilité, tout particulièrement aux yeux des donatrices et donateurs, ainsi que de se forger une bonne image.
Ce que l’on nommait autrefois les relations ou la vitamine B s’appelle aujourd’hui «réseau». Dans la vie associative, il est important d’entretenir des relations et des contacts de différente nature. Les relations personnelles font connaître l’association, aident à récolter des fonds et à recruter de nouveaux membres. La mise en réseau des membres de comités fait partie des offres proposées par vitamine B.
Un débat (ou délibération) se distingue d’une discussion dans la mesure où il est conduit selon des règles formelles et qu’il sert en général de préparation à un vote. Les débats constituent un élément important de la démocratie associative et ont lieu dans le cadre de l’assemblée générale, lors de la mise en délibération des points à l’ordre du jour. Il est important de diriger les débats de façon que les discussions soient animées et que les membres ne soient pas limités dans leur prise de position, tout en respectant le cadre temporel accordé à chaque point. Une participation active des membres est un gage de leur engagement en faveur de l’association.
Les conflits font partie de la vie, y compris de celle des associations. Le manque de clarté au sujet de la répartition des tâches et des compétences est une source fréquente de conflits et peut devenir une entrave à une bonne collaboration et entraîner une détérioration du climat de travail. La façon la plus aisée de résoudre les conflits est de les aborder assez tôt. C’est pourquoi les réflexions régulières qui ont lieu lors de retraites annuelles, loin de la pression des points à l’ordre du jour, contribuent à éviter les conflits. A partir du moment où le dialogue collégial n’est plus possible, il faut envisager une consultation externe.
Une retraite est l’occasion pour le comité de se «mettre au vert» pendant quelques jours afin de permettre une réflexion plus profonde sur certaines questions. Pour permettre le recul nécessaire, la retraite a lieu dans un endroit autre que celui où le comité se réunit habituellement. Une retraite permet d’accorder plus de temps au dialogue et contribue à diminuer la pression de la prise de décision. Les retraites sont une bonne occasion de faire plus ample connaissance et d’évaluer la collaboration. S’il y a des décisions difficiles à prendre ou des conflits à résoudre, il est judicieux, pour décharger la direction, de faire appel à un intermédiaire externe. La retraite peut aussi être organisée avec les collaborateurs du bureau externe.
Le drapeau est un emblème ancien qui contribue à l’identification à l’association. C’est dans les sociétés de gymnastique et de musique en particulier que le drapeau jouit d’une longue tradition. Lors de cérémonies officielles, la bannière est tenue par le porte-drapeau, qui est spécialement désigné à ce poste. La cérémonie du drapeau est un événement important dans la vie associative. La bannière occupe souvent une place d’honneur dans les locaux de l’association et marque un point d’histoire dans ses annales.
Pour organiser réunions, activités et manifestations diverses, les associations ont besoin de locaux. Soit elles utilisent une salle mise à leur disposition dans un restaurant ou un centre de loisirs, soit elles sont locataires ou propriétaires de locaux qu’elles aménagent et utilisent comme bon leur semble.
Le drapeau, la coupe, la channe, le gobelet, le plateau, l’épingle, l’uniforme, la carte de membre, le diplôme d’honneur et les chroniques font partie des symboles de l’association.
Tout comme le drapeau, l’uniforme fait partie de la tradition, principalement pour les sociétés de musique. Le port de l’uniforme constitue pour un membre le symbole de son appartenance à l’association.
Il y a vice de forme, par exemple, lorsque les membres ne reçoivent pas tous la convocation à l’assemblée générale ou lorsque la date ou l’endroit figurant sur la convocation est erroné. Un vice de forme peut constituer un motif de recours contre une décision.