Relations publiques

On distingue la communication interne et la communication externe. Par communication interne, on entend l’échange d’informations entre le comité, les collaborateurs et les membres de l’association, alors que la communication externe s’adresse à un public extérieur à l’association. La communication est une tâche importante de la direction. Les décisions prises au sein du comité doivent être transmises à l’interne en temps voulu, de façon précise et compréhensible. Que ce soit à l’interne ou à l’externe, la communication doit être claire et véridique.

Par le terme de «communication interne», on entend la communication entre le comité, les membres, les groupes de travail ou les commissions. Il s’agit ici d’optimiser les processus organisationnels (efficience), de diffuser l’information (transparence) et de favoriser l’échange (dialogue). Une bonne communication interne augmente la motivation des personnes concernées et renforce le lien qui les unit à l’association.

La coopération numérique au sein de l’association s’applique aussi bien à la collaboration au sein du comité qu’aux interactions avec les membres ou entre eux. Le numérique facilite les échanges et permet de créer des contenus aussi bien individuellement qu’au sein de communautés. La collaboration numérique comprend le stockage et le traitement communs des données (par exemple Dropbox, Google docs, etc.), les plateformes de communication tels que Whatsapp, Slack, les plateformes de réseaux sociaux et les outils de planification tels que Trello et Doodle. Les outils d’enquêtes, tels que Findmind ou Surveymonkey permettent de recueillir à tout moment des données sur les besoins et les idées des membres, tandis que le logiciel de présentation interactif Mentmeter permet de poser des questions et de voter en temps réel en assemblée générale.

Il est important d’entretenir de bonnes relations avec les membres de l’association. Afin de maintenir l’intérêt des membres pour l’association, il est important de les tenir informés des activités, de les inviter à divers événements ou de leur proposer un programme attrayant en marge de l’assemblée générale. Une association qui néglige ses membres perd de son attractivité.

De nombreuses associations éditent leur propre journal ou, comme c’est souvent le cas aujourd’hui, une newsletter électronique (ou infolettre) afin d’informer régulièrement leurs membres et d’autres personnes intéressées par la vie de l’association. Un magazine ou une newsletter de qualité peuvent également servir à la collecte de fonds (fundraising).

Au sein de l’association, le maintien de la motivation des membres et de celle du comité est un travail de longue haleine. Pour que les gens soient engagés, on doit pouvoir s’appuyer sur deux facteurs importants: une bonne communication interne et la présence d’une pratique de la reconnaissance.

Si l’association veut continuer à se développer, elle doit acquérir de nouveaux membres et attirer leur attention sur ses activités. Pour le recrutement de nouveaux membres, divers moyens sont envisageables: actions, événements, articles de presse, brochures ou lettres circulaires. L’important est d’aborder des membres potentiels d’une manière directe et ciblée.

L’association dépend du public. Par ses actions de relations publiques, elle entretient le contact et les relations avec son environnement et avec ses membres. Le rapport annuel, une rubrique régulière dans le journal local et un calendrier des manifestations sont des moyens particulièrement indiqués pour faire parler de soi. Il faut définir à quel public on s’adresse, quelles informations et quelles impressions sur l’association on désire communiquer et quelles sont les objectifs. Chaque contact avec l’extérieur, qu’il soit personnel ou au travers des médias, contribue à forger l’image de l’organisation. De nombreux comités ont leur propre chargé-e de relations publiques.

Le terme de «relations publiques» est issu de l’économie d’entreprise. Il décrit les relations qu’entretient une organisation avec son environnement. Par environnement, on entend aussi bien les bénéficiaires de ses prestations que les donatrices et donateurs, les membres ainsi que les organismes et autorités prestataires de subventions. L’objectif du travail de relations publiques est de gagner en visibilité, tout particulièrement aux yeux des donatrices et donateurs, ainsi que de se forger une bonne image.

Ce que l’on nommait autrefois les relations ou la vitamine B s’appelle aujourd’hui «réseau». Dans la vie associative, il est important d’entretenir des relations et des contacts de différente nature. Les relations personnelles font connaître l’association, aident à récolter des fonds et à recruter de nouveaux membres. La mise en réseau des membres de comités fait partie des offres proposées par vitamine B.

La fondation et la conduite d’une association ne sont pas soumises à autorisation. Cependant, lors d’actions et d’événements organisés par l’association, une demande d’autorisation doit être faite auprès de la commune ou du canton et les règlements en vigueur doivent être respectés. C’est le cas si l’espace public est utilisé pour des actions ou des fêtes, si des collectes publiques sont organisées ou si des billets de loterie sont vendus.

Question

Notre club de basket-ball aimerait promouvoir notre association en installant un stand dans la zone piétonne. Nous prévoyons d’installer un panier de basket pour que les gens puissent lancer des ballons, nous distribuerons également des boissons, mais ne vendrons rien. Nous faut-il une autorisation pour ce type d’action?

Réponse

Oui, toute manifestation ou action sur le domaine public nécessite une autorisation, indépendamment du fait que l’on vende quelque chose ou non. L’administration municipale ou communale accorde ces autorisations. Renseignez-vous assez tôt (!) sur les conditions d’octroi d’une autorisation et sur le cadre à garantir par l’association (élimination des déchets, place nécessaire, etc.).

La plupart des communes disposent d’un concept d’utilisation du domaine public, il se peut que vous trouviez quelque chose en ligne. La demande est souvent importante dans des endroits à forte fréquentation, si bien que l’administration joue également un rôle de coordination.

Pour certaines actions et événements, l’association crée des comités d’organisation internes. Suivant la manifestation, ils se composent de membres du comité, de membres actifs, de salariés de l’association et d’autres personnes intéressées. Souvent, des représentantes et représentants de l’administration communale, de la paroisse ou d’autres organisations y occupent également un siège. Le comité d’organisation dispose de son propre budget et reçoit des directives sur les objectifs de la manifestation.

L’association dispose de divers moyens pour se faire connaître du grand public: de la participation à un salon professionnel au nettoyage d’un ruisseau, en passant par la journée d’orientation, le choix est vaste. Pour que ces actions réussissent, elles doivent correspondre aux objectifs de l’association, respecter son budget et prendre en considération ses compétences humaines et professionnelles.

Pour organiser réunions, activités et manifestations diverses, les associations ont besoin de locaux. Soit elles utilisent une salle mise à leur disposition dans un restaurant ou un centre de loisirs, soit elles sont locataires ou propriétaires de locaux qu’elles aménagent et utilisent comme bon leur semble.

Si l’association veut continuer à se développer, elle doit acquérir de nouveaux membres et attirer leur attention sur ses activités. Pour le recrutement de nouveaux membres, divers moyens sont envisageables: actions, événements, articles de presse, brochures ou lettres circulaires. L’important est d’aborder des membres potentiels d’une manière directe et ciblée.

La tombola fait partie, comme les soirées de loto, des moyens les plus appréciés pour renflouer les caisses de l’association. Pour sa mise en œuvre, il est toutefois nécessaire de faire une demande d’autorisation à la commune ou au canton. En même temps, la collecte des prix de la tombola donne l’occasion à l’association d’effectuer un travail de relations publiques.

La création d’un comité de patronage sert à donner plus de prestige ou de visibilité à un projet ou à une association. Les membres du comité de patronage ne doivent pas être membres de l’association, ils mettent avant tout leur nom au service du succès de l’événement ou du but social de l’organisation. Ils remplissent en premier lieu un devoir de représentation et ne sont pas eux-mêmes actifs. Il est important d’entretenir le contact et de les informer régulièrement.

On distingue la communication interne et la communication externe. Par communication interne, on entend l’échange d’informations entre le comité, les collaborateurs et les membres de l’association, alors que la communication externe s’adresse à un public extérieur à l’association. La communication est une tâche importante de la direction. Les décisions prises au sein du comité doivent être transmises à l’interne en temps voulu, de façon précise et compréhensible. Que ce soit à l’interne ou à l’externe, la communication doit être claire et véridique.

L’association dispose de divers moyens pour se faire connaître du grand public: de la participation à un salon professionnel au nettoyage d’un ruisseau, en passant par la journée d’orientation, le choix est vaste. Pour que ces actions réussissent, elles doivent correspondre aux objectifs de l’association, respecter son budget et prendre en considération ses compétences humaines et professionnelles.

Question

Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?

Réponse

Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.

Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour.  Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.

Le panneau d’affichage constitue un excellent moyen pour une association de se faire connaître et de présenter ses activités. Dans beaucoup d’endroits, ce panneau est mis à disposition des associations par la commune. Plus l’emplacement est bien choisi et plus la présentation est originale, plus elle suscite l’intérêt.

L’association dépend du public. Par ses actions de relations publiques, elle entretient le contact et les relations avec son environnement et avec ses membres. Le rapport annuel, une rubrique régulière dans le journal local et un calendrier des manifestations sont des moyens particulièrement indiqués pour faire parler de soi. Il faut définir à quel public on s’adresse, quelles informations et quelles impressions sur l’association on désire communiquer et quelles sont les objectifs. Chaque contact avec l’extérieur, qu’il soit personnel ou au travers des médias, contribue à forger l’image de l’organisation. De nombreux comités ont leur propre chargé-e de relations publiques.

Le terme de «relations publiques» est issu de l’économie d’entreprise. Il décrit les relations qu’entretient une organisation avec son environnement. Par environnement, on entend aussi bien les bénéficiaires de ses prestations que les donatrices et donateurs, les membres ainsi que les organismes et autorités prestataires de subventions. L’objectif du travail de relations publiques est de gagner en visibilité, tout particulièrement aux yeux des donatrices et donateurs, ainsi que de se forger une bonne image.

Ce que l’on nommait autrefois les relations ou la vitamine B s’appelle aujourd’hui «réseau». Dans la vie associative, il est important d’entretenir des relations et des contacts de différente nature. Les relations personnelles font connaître l’association, aident à récolter des fonds et à recruter de nouveaux membres. La mise en réseau des membres de comités fait partie des offres proposées par vitamine B.

Avoir son propre site web donne à l’association la possibilité de se faire connaître du grand public et de mettre des informations à disposition de ses membres. Cependant, il est important de l’actualiser continuellement car il est la carte de visite de l’association. En matière de protection des données personnelles, il est essentiel de se conformer aux dispositions en vigueur à ce sujet; les photos font également partie des données personnelles.

La chronique de l’association documente l’histoire de cette dernière. Elle se compose d’archives et de témoignages des témoins de l’époque. Les chroniques les plus soignées sont éditées sous forme de livre. Aujourd’hui, beaucoup d’associations présentent leur chronique sous une forme résumée sur leur site internet. Les anniversaires donnent l’occasion aux associations de réaliser une chronique ou de mandater un bureau pour le faire.

Le Storytelling est le fait de raconter des histoires. Si ces récits sont courts et faciles à comprendre, ils éveillent l’intérêt et captent l’attention. Dans le marketing, le journalisme et la formation, le storytelling, ou mise en récit, s’utilise depuis longtemps déjà. Que ce soit pour relater des défis, des succès ou des évènements amusants, les associations peuvent se servir de cette forme de communication pour faire passer leurs idées et leurs valeurs, pour attirer des membres potentiels ou renforcer les liens des membres actuels avec l’association.

Ce terme décrit la tentative d’influence exercée sur les décideurs par des groupements d’intérêts (lobbies) en entretenant avec eux des relations personnelles. L’association également peut et doit faire du lobbying.

Le terme «lobbying» décrit la promotion et la défense des intérêts d’un groupe de personnes en politique et dans la société. Cette représentation permet à des groupes d’intérêts (les «lobbyistes») d’influencer, essentiellement en entretenant des réseaux personnels, les politiciens et politiciennes. Par ses activités de relations humaines, elle exerce une influence sur l’opinion publique. Aujourd’hui, le lobbying constitue pour les associations aussi un moyen efficace de promouvoir leurs intérêts.

L’objectif d’une stratégie marketing réussie dans le domaine non lucratif consiste à donner à l’association une bonne image, aussi bien en interne qu’en externe. Les stratégies marketing facilitent le recrutement des membres et contribuent à soigner la bonne réputation de l’organisation. Une bonne image est, rappelons-le, la condition sine qua non à la levée des capitaux nécessaires à la réalisation du but social de l’association. Deux aspects importants du marketing: un bon réseau et du lobbying.

Question

En tant qu’association, devons-nous payer la taxe sur la valeur ajoutée? Nous n’avons pas de «chiffre d’affaires» à proprement parler, puisque les cotisations ne sont pas soumises à la TVA, mais nous recevons de l’argent issu de sponsoring.

Réponse

Il est important que l’association se renseigne sur la TVA, car il s’agit d’un impôt autodéclaratoire. Généralement, les recettes issues du sponsoring sont soumises à la TVA s’il s’agit de sponsoring véritable. La mention d’un donateur ou d’une donatrice dans le rapport annuel n’est pas considérée comme une forme de sponsoring. Les sponsors sont les organisations ou les personnes qui soutiennent l’association par le biais de montants plus importants et qui reçoivent en contrepartie une place pour afficher leur logo, publier une annonce, la possibilité de se présenter en public, une surface publicitaire, etc.

La bonne nouvelle: sont soumises à la TVA les associations à but non lucratif gérées de façon bénévole à compter de 250 000 francs et de 100 000 francs les autres.

Les sponsors sont les personnes ou les organisations qui soutiennent certains projets ou manifestations par le versement de montants importants et qui reçoivent une contrepartie: mention de leur nom, placement de logos, visibilité, espaces publicitaires, etc. La nature des obligations réciproques fait l’objet d’une disposition contractuelle. L’association accorde une attention toute particulière aux sponsors.

Le Storytelling est le fait de raconter des histoires. Si ces récits sont courts et faciles à comprendre, ils éveillent l’intérêt et captent l’attention. Dans le marketing, le journalisme et la formation, le storytelling, ou mise en récit, s’utilise depuis longtemps déjà. Que ce soit pour relater des défis, des succès ou des évènements amusants, les associations peuvent se servir de cette forme de communication pour faire passer leurs idées et leurs valeurs, pour attirer des membres potentiels ou renforcer les liens des membres actuels avec l’association.