Devenir membre
Faire un don
au service des associations

Assemblée des membres

Recherche par sous-thème

L’assemblée générale est l’organe suprême, l’organe le plus important de l’association. Elle a lieu généralement une fois par an.

Elle est l’organe législatif de l’association. Elle adopte ou modifie les statuts, nomme le comité et tout autre organe prévu par la loi (l’organe de révision, par exemple) et nomme les groupes de travail et les commissions, pour autant que les statuts ne prévoient pas une autre attribution.

De plus, elle supervise le comité en procédant à la vérification et à l’approbation (ou le rejet) du rapport annuel, comptes inclus.

Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les aspects importants de ce sous-thème.

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Les statuts peuvent prévoir un quorum (un nombre minimum de membres présents) pour que les décisions prises en assemblée générale soient valables.

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Certains statuts exigent qu’un nombre minimum de membres soient présents pour que les décisions prises par l’assemblée générale soient valables. Le comité peut également statuer sur un quorum concernant les décisions prises en comité. Si le nombre minimum de membres présents n’est pas atteint, il ne reste aucune autre solution que de conclure l’assemblée générale et de la reporter.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

On désigne par «quorum» le nombre minimum de membres présents exigé pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer et prendre des décisions, mais également une forme spécifique de majorité. Pour des décisions particulièrement importantes, les statuts peuvent prévoir une majorité qualifiée, par exemple deux tiers des membres présents ou un tiers de tous les membres.

En début d’assemblée, on procède à l’élection des scrutateurs et des scrutatrices qui seront en charge de déterminer la décision de statuer ainsi que la majorité.

Conformément à l’ordonnance 3 COVID-19 édictée par le Conseil fédéral, les associations étaient autorisées, jusqu’au 31.12.2022, à tenir leur assemblée générale en ligne ou à prendre leurs décisions par écrit, même si les statuts ne prévoyaient pas ces options. La combinaison des deux procédures n’était toutefois pas prévue par l’ordonnance. Les exceptions accordées par le Conseil fédéral ont échu le 1.1.2023, les assemblées doivent, dès lors, être tenues conformément aux prescriptions statutaires. Cela signifie qu’il est possible d’organiser des assemblées générales en ligne ou de façon combinée si cela est explicitement prévu dans les statuts.

Question

Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne? 

Réponse

Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.

Les membres doivent être convoqués à l’assemblée générale dans un délai convenable, normalement par écrit. Les statuts peuvent également prévoir la convocation par courriel. En règle générale, les statuts définissent un délai à respecter pour l’envoi de la convocation (délai de notification). En l’absence de délai statutaire, la convocation doit être envoyée assez longtemps à l’avance pour permettre aux membres d’organiser leur présence. La loi parle d’un délai convenable (en règle générale, deux à trois semaines suffisent). La convocation est accompagnée de la liste des points à l’ordre du jour. Ce délai donne l’occasion aux membres d’élaborer des requêtes personnelles, qu’ils soumettront à l’assemblée générale. Les statuts peuvent également prévoir un délai dans lequel les membres doivent faire parvenir leurs demandes.

Question

Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?

Réponse

Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.

La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.

Question

Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?

Réponse

Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.

Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.

La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.


Conclusion:

  • Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
  • Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
  • Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
  • En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
  • Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.
Question

Nous aimerions attirer de nouveaux membres de notre association. Dans ce but, nous avons eu l’idée d’avoir une assemblée générale publique et d’y inviter des personnes intéressées et les médias. Sommes-nous autorisés à inviter des non-membres à l’assemblée générale?

Réponse

Il n’y a pas de base légale régissant cette situation, sauf mention contraire dans vos statuts ou règlements.
L’association est donc libre d’inviter des tiers à son AG. Cela peut même être une bonne idée d’y convier des membres potentiels, la famille ou des connaissances de membres actuels, des représentants des autorités ou de bailleurs de fonds, des spécialistes, les médias, etc. Il est recommandé d’attribuer des places fixes aux hôtes, afin de définir clairement les votants des personnes n’ayant pas le droit de vote.

Pour ce type d’invitation, les sujets traités doivent être suffisamment attrayants et présenter un intérêt général. Personne ne sera intéressé d’écouter les points statutaires à l’ordre du jour.  Un programme varié et intéressant vous aidera à capter l’intérêt du public et vous pourrez souhaiter une bienvenue particulière à tous les invités.

L’assemblée générale doit être annoncée en temps voulu, de telle façon que les membres sont en mesure d’y participer et de s’y préparer. Les objets à débattre (les points à l’ordre du jour) doivent être formulés d’une façon claire et précise, afin que tous les membres puissent se faire une idée de l’importance du sujet sur lequel ils devront se prononcer et décider s’ils veulent prendre part ou non à l’assemblée. Dans le cas de l’exclusion d’un membre, son nom doit figurer à l’ordre du jour. Lors d’élections, par contre, il n’est pas nécessaire de nommer les candidats à l’avance. De nouvelles personnes peuvent également être proposées lors de l’assemblée générale.

Conformément à l’ordonnance 3 COVID-19 édictée par le Conseil fédéral, les associations étaient autorisées, jusqu’au 31.12.2022, à tenir leur assemblée générale en ligne ou à prendre leurs décisions par écrit, même si les statuts ne prévoyaient pas ces options. La combinaison des deux procédures n’était toutefois pas prévue par l’ordonnance. Les exceptions accordées par le Conseil fédéral ont expiré le 1.1.2023, les assemblées doivent, dès lors, être tenues conformément aux prescriptions statutaires. Cela signifie qu’il est possible de prendre des décisions par écrit si cela est explicitement prévu dans les statuts. Dans le cas contraire, la loi prévoit ceci: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.». Cela implique toutefois que tous les membres doivent participer au vote par écrit et approuver la proposition.

Décharge signifie ici «libération». En approuvant le rapport de gestion et les comptes annuels, l’assemblée générale donne décharge au comité, ou à ses membres, pour ses activités de gestion. Dès lors, le comité n’est plus responsable de ses actes envers l’association. Cela ne s'applique toutefois qu'aux faits dont les membres ont connaissance et ne concerne pas non plus les prétentions en responsabilité de tiers dont l'association ou le comité directeur peuvent éventuellement être tenus responsables.

Question

Est-il exact que l’on ne vote pas sur le rapport du réviseur? Est-il correct qu’une fois le rapport annuel approuvé, on procède au vote sur le rapport de révision et finalement au vote sur les comptes annuels?

Réponse

Le rapport de révision est effectué par une personne ou un service indépendant. Il recommande d’approuver ou de rejeter les comptes annuels et peut contenir d’autres recommandations.

Le rapport de révision ne fait pas l’objet d’un vote; il permet aux membres de prendre une décision de vote au sujet des comptes annuels. Si les membres ne sont pas satisfaits par le travail de l’organe de révision, ils peuvent le révoquer et en proposer un autre.

Le rapport d’activité (appelé également «compte rendu» ou «reporting») est un outil permettant à l’instance supérieure d’évaluer la situation et de prendre des mesures ou dispositions pour l’avenir. Il rend compte des activités et des résultats financiers de l’association. Avec le contrôle, il forme la base de l’exercice des responsabilités de l’organe chargé de la supervision. C’est ainsi que le comité doit rendre compte à l’assemblée générale de ses activités de l’année écoulée (rapport annuel et bilan). Ou alors c’est le bureau qui rapporte régulièrement au comité. Le rapport d’activité peut être présenté oralement ou par écrit.

Le comité est responsable envers l’association de gérer les affaires avec soin et diligence. Dès que l’assemblée générale a donné décharge au comité, ce dernier est libéré de toute responsabilité pour l’année écoulée. Cette décharge se limite toutefois aux affaires qui ont été soumises à l’assemblée. Avec cette libération, l’assemblée déclare renoncer à faire valoir toute prétention en responsabilité envers le comité dans son ensemble ou envers l’un de ses membres. Si un membre du comité porte préjudice à l’association, intentionnellement ou par négligence (endettement et violation de l’obligation d’agir avec soin et diligence), il doit en assumer personnellement la responsabilité. Dans le cas particulier des cotisations AVS et de la TVA, l’association est tenue, en tant qu’employeur et en vertu de l’art. 52 de la loi sur l’AVS, de s’acquitter du paiement des cotisations. Si elle est soumise à la TVA, elle est responsable du paiement des impôts dus. Les membres du comité sont également tenus personnellement pour responsables s’ils ne peuvent obtenir décharge, ce qui est difficile dans le cas concret.

Question

Est-il possible d’élire un nouveau comité avant de voter la décharge de l’ancien comité?

Réponse

Après l’approbation des comptes annuels, l’assemblée générale vote la décharge du comité. À partir de ce moment, ce n’est plus le comité mais l’association qui est tenue responsable d’éventuelles dettes, conformément aux dispositions statutaires. La décision de décharge n’est pas dictée par la loi, mais, conformément à l’art. 65 al. 2 CC, elle constitue une pratique courante dans le cadre du contrôle exercé par l’assemblée générale et est prévue par la plupart des statuts d’associations.

  1. Sauf mention statutaire contraire, la nouvelle élection du comité est également possible sans avoir procédé à la décharge du comité précédent. L’ancien comité n’est plus en fonction. Une procédure civile peut permettre de faire valoir des prétentions en dommages-intérêts auprès d’un comité qui n’est plus en fonction.
  2. Pour permettre la poursuite raisonnable de l’activité de l’association, il est recommandé de traiter rapidement et dans le respect les délais d’éventuelles prétentions en dommages-intérêts envers un ancien comité, pour que les responsabilités soient clarifiées.

Question

A quel moment les décisions de l’assemblée générale entrent-elles en vigueur?

Réponse

Les décisions prises n’entrent en vigueur qu’une fois l’assemblée terminée, pour autant qu’aucune date ultérieure n’ait été convenue. Il est donc possible jusqu’à la clôture de l’assemblée de déposer une motion d’ordre permettant de procéder à un nouveau vote sur une décision si des raisons importantes le justifient. Ainsi, une modification des statuts, par exemple, ne peut entrer en vigueur au moment de la prise de décision en cours d’assemblée.

Toute décision violant la loi ou les statuts peut être contestée par un membre dans un délai d’un mois après en avoir pris connaissance. Sous «loi», il faut comprendre ici non seulement le droit de l’association, mais également d’autres réglementations de l’ordre juridique. Le terme statuts englobe également d’autres règlements internes à l’association. Le recours au juge par le membre plaignant ne peut se faire que si les instances prévues par la réglementation interne de l’association ont été épuisées. Les décisions du comité ainsi que celles d’autres organes peuvent être également contestées pour autant qu’il y ait violation des statuts ou des dispositions légales. Seul un membre qui n’a pas adhéré à la décision peut intenter une action en justice. La plainte est déposée contre l’association. Si elle est acceptée, la décision contestée sera annulée avec effet rétroactif.

Aussi bien l’assemblée générale que le comité sont à même de prendre des décisions par l’adoption d’un objet. Toute décision doit être portée au procès-verbal.

La décision de l’assemblée générale est une décision de l’association. L’assemblée générale se prononce pour ou contre les requêtes.

Des décisions sont considérées comme nulles et non avenues lorsqu’elles sont radicalement contraires à la loi ou aux dispositions statutaires. Par exemple, si un comité est élu en dehors du mandat prévu sans que le comité sortant ait démissionné ou n’ait pas été réélu, l’élection est considérée comme nulle et non avenue. Ces décisions ne peuvent pas être mises en œuvre, au contraire des décisions contestables, qui ne cessent de déployer leurs effets qu’à partir du moment où la contestation a été acceptée. En cas de recours, un délai doit être accordé. Par contre, s’il y a nullité d’une décision, les personnes concernées peuvent la faire valoir en tout temps. Attention cependant: il n’est pas toujours facile de distinguer la nullité du recours (ou appel).

Question

Nos statuts ne mentionnent pas le délai d’envoi du procès-verbal de l’assemblée générale. Est-il autorisé de le joindre à la convocation de la prochaine assemblée générale ou vaut-il mieux l’envoyer le plus vite possible?

Réponse

La loi ne règle pas l’envoi des procès-verbaux. Sauf mention statutaire contraire ou une habitude pertinente prise au fil des ans, le comité est libre d’envoyer le procès-verbal à sa convenance.

L’envoi du procès-verbal peu après la tenue de l’assemblée générale présente l’avantage que les membres (notamment les absents) sont mis au courant rapidement des décisions. Si le procès-verbal doit être approuvé par l’assemblée générale, il est désigné comme «projet de procès-verbal». Lorsqu’il est envoyé peu après l’approbation par le comité, les membres peuvent être appelés à faire part de leurs éventuelles réclamations. Le comité préparera le cas échéant une version finale qu’il présentera pour approbation à la prochaine assemblée générale. Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire peut attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions qui violent des dispositions légales ou sta­tutaires. Cela plaide en faveur d’un envoi rapide, car même après une année, une action en justice ne pourrait être exclue.

Si la convocation se fait par e-mail, le procès-verbal peut être envoyé en pièce jointe. Si le site Internet de l’association dispose d’un domaine réservé aux membres, le document peut y être déposé à condition d’en informer les sociétaires.


Conclusion:

  • Le procès-verbal permet d’informer les membres, un envoi rapide semble donc plus pertinent.
  • Pour que les membres puissent approuver le procès-verbal lors de l’assemblée générale, ils doivent en avoir pris connaissance, c’est pourquoi il est conseillé d’envoyer le procès-verbal encore une fois avec la convocation à l’assemblée générale.
  • Pour des raisons d’économies de papier, il est recommandé de privilégier l’envoi par courrier électronique. Il faudra toutefois tenir compte des membres «non connectés».
  • En général, le procès-verbal est signé par la rédactrice / le rédacteur et la présidente / le président.
  • Le comité peut également régler l’envoi des procès-verbaux par le biais d’une proposition soumise à l’assemblée générale. Cela lui permettra de tenir compte des souhaits des membres. Une mention statutaire n’est pas nécessaire, il suffit que la décision de l’assemblée générale figure dans le procès-verbal.

«Mordu de l’associatif» est un terme péjoratif usité pour désigner une personne qui s’engage corps et âme dans une ou plusieurs associations et qui connaît la vie associative par cœur. C’est une espèce en voie de disparition. Comme les rituels de l’association sont devenus plus souples et que le jargon associatif est plus ou moins tombé en désuétude, un grand nombre de personnes engagées n’auraient jamais l’idée de se définir comme des «mordus de l’associatif», même si leur engagement est aussi important que celui des anciennes générations. Il serait temps de réhabiliter les «mordus de l’associatif».

Quand une décision a été prise, on peut demander son annulation et sa réévaluation. Cela peut être judicieux, par exemple, lorsque cette décision a été prise de manière illégale ou lorsque l’on prend connaissance de nouveaux aspects, ou encore lorsqu’une décision ultérieure a été prise qui n’est plus conciliable avec la précédente. Si la proposition de réexamen est acceptée, cette affaire est soumise une nouvelle fois au vote. Le résultat peut être identique ou opposé à celui du premier vote.

Question

Lors d’une votation par écrit, peut-on exiger que les membres indiquent leurs prénom, nom et apposent leur signature?

Réponse

Vous devez garantir que seules les personnes autorisées participent à la votation ou à l’élection. Il est donc important de pouvoir identifier les votant-es. Lors du décompte des voix, il est possible de demander à une personne indépendante de se charger du décompte et les résultats sont saisis sans indiquer les noms. Pour garantir l’anonymat des voix, il faudrait joindre au courrier une carte de vote à renvoyer avec le bulletin de vote ou d’élection (comme lors de votations politiques). Je ne vous conseille toutefois cette solution est qu’en cas de votation très controversée.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

Si une procédure juridique est engagée contre l’association, le tribunal compétent est celui du domicile de l’association.

Les statuts peuvent prévoir la possibilité de faire appel à des tribunaux arbitraux indépendants pour le règlement de litiges entre l’association et ses membres ainsi que pour la contestation de décisions. Si l’on ne parvient pas à une conciliation ou si la sentence arbitrale n’est pas acceptée, on peut, suivant le point litigieux, en appeler aux tribunaux ordinaires.

Question

Lors de notre dernière assemblée générale, seuls quatre des 120 membres de l’association étaient présents, en plus des cinq membres du comité. Les décisions importantes qui ont été prises durant l’assemblée sont-elles néanmoins valables?

Réponse

Oui, les décisions sont valables. L’assemblée générale ne serait pas en mesure de prendre des décisions uniquement si les statuts de l’association fixaient un nombre minimum de membres votants (quorum de présence).

Même si les décisions ont été prises par un nombre restreint de personnes, les membres et le comité ont à les accepter. Dans ce cas, l’on peut donc dire que «les absents ont toujours tort». Conformément à l’art. 75 CC, tout sociétaire (également s’il était présent à l’AG) est autorisé à attaquer en justice, dans le mois à compter du jour où il en a eu connaissance, les décisions auxquelles il n’a pas adhéré et qui violent des dispositions légales ou statutaires.

Si le comité ou l’assemblée générale prend une décision qui viole les statuts, cette décision peut être contestée dans un délai d’un mois. Seules les personnes qui ont refusé cette décision peuvent la contester.

Question

Nous aimerions introduire dans les statuts la possibilité du vote par écrit au lieu d’une assemblée générale. À quoi devons penser?

Réponse

L’art. 66 al. 2 CC stipule: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.» Cela implique toutefois que tous les membres participent au vote par écrit et approuvent la proposition.
La possibilité d’une prise de décision par écrit peut néanmoins être ajoutée aux statuts. Cela pourrait p. ex. être formulé comme suit: «La prise de décision par voie de circulaire (courrier, e-mail, plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels dûment justifiés).»
Les prises de décision par écrit présentent toutefois des inconvénients non négligeables: contrairement aux réunions physiques, elles ne permettent pas de discussions. Les propositions relatives aux points à l’ordre du jour (demande de modification ou contre-proposition) ainsi que des recommandations de vote supplémentaires doivent donc être déposées à l’avance. C’est pourquoi nous déconseillons de remplacer, d’une façon générale, les assemblées physiques par le vote par écrit.
Si une association opte néanmoins pour la prise de décision par écrit, il est important de respecter les dispositions statutaires: délai d’envoi de la convocation, quorum de présence / de participation, majorités nécessaires. L’association doit par ailleurs s’assurer que le membre vote lui-même une seule fois, p. ex. en signant un bulletin de vote. Les résultats du vote par écrit doivent être communiqués brièvement dans un procès-verbal, y compris le nombre de votes reçus et le détail des voix (pour/contre/abstentions). Un autre point important est la garantie de la protection des données.

Dans une assemblée, plusieurs demandes peuvent être déposées sur un même objet, lesquelles doivent être abordées dans un ordre précis. On procède à un vote préliminaire. Les requêtes sont alors mises aux voix successivement et deux par deux, celle qui l’emporte étant alors opposée à la suivante jusqu’à ce qui n’en reste plus que deux. En principe, on règle d’abord les questions de détail puis on soumet la requête principale au vote. Il s’agit d’un vote préliminaire parce qu’il dépend de l’adoption ou du rejet de la demande principale.

Il est recommandé de ne recourir à l’élection par acclamation (applaudimètre) qu’en cas d’élections absolument incontestées. Il est notamment possible d’y recourir lors de la réélection d’un membre du comité ayant fait ses preuves (ou de l’ensemble du comité). En proposant une élection par acclamation, l’on signale que l’élection est incontestée et que l’on désire rendre un hommage particulier à la ou aux personnes candidates. Si une élection par acclamation est proposée, il reste néanmoins possible de déposer une motion d’ordre demandant le comptage des voix. Un nombre de votes élevé en faveur d’une personne traduit également l’estime qui lui est portée.

Le comité est élu par l’assemblée générale, soit dans son ensemble, soit chaque membre individuellement. Certains statuts prévoient l’élection individuelle de la présidence et l’élection collective des autres membres du comité. Dans ce cas, le comité se constitue sans la présidence et procède lui-même à la répartition des tâches (constitution du comité). Suivant les statuts, des personnes externes à l’association peuvent également être élues au comité ou y avoir un siège, si les dispositions relatives à l’octroi de subventions publiques le demandent, comme dans le cas d’une crèche qui recevrait une aide financière de la commune et dont un représentant ou une représentante serait déléguée au comité de l’association (siège d’office).

Au contraire de l’élection à bulletin secret, l’élection ou le vote à main levée permet de voir clairement qui vote pour qui ou pour quoi. Dans les associations, cette forme devrait être la norme.

L’élection des organes, en premier lieu celle du comité, est une des activités principales de l’assemblée générale. Le déroulement de l’élection doit être bien préparé. Voici quelques-unes des questions à aborder: est-ce qu’on va procéder à l’élection individuelle des futurs membres du comité ou est-ce qu’on va élire le comité dans son ensemble? Est-ce que les membres vont se présenter avec des projets personnels pour l’avenir de l’association ou est-ce que l’ensemble du comité va se porter candidat à l’élection avec un programme commun? Est-ce qu’on va procéder à une élection pour chaque domaine d’activité (ressort) ou est-ce que le comité va décider lui-même de la répartition des tâches? Est-ce que les candidats sont incontestés ou est-ce que d’autres personnes se présentent à l’élection?

Une fonction honorifique est l’exercice à titre purement bénévole d’une activité au sein d’un comité. La personne occupant ce poste est élue pour une durée déterminée et pour la réalisation de tâches bien définies. La fonction honorifique s’exerce durant les loisirs. Mais cette fonction ne se limite pas au milieu associatif. Elle existe, par exemple, dans la fonction publique, dans les commissions scolaires et les conseils de paroisse.

Question

Je me porte candidat au poste vacant de président, mais ne fais pas encore partie du comité. L’assemblée générale doit-elle tout d’abord m’élire au comité, puis, dans un second tour, m’attribuer le mandat de président? Les statuts stipulent que l’assemblée générale élit le président ainsi que les autres membres du comité.

Réponse

Si les statuts ne prévoient rien d’autre, les membres peuvent directement vous élire à la présidence de l’association. Si dans une association le comité se constitue lui-même (ce qui n’est pas le cas dans votre association), l’assemblée générale élit une ou plusieurs personnes au comité. Le comité élit ensuite, lors de la réunion constituante, sa présidente ou son président.

Question

Lors de l’assemblée générale, je devrais être réélu en tant que président et quatre autres membres du comité se représentent également pour un mandat. Par ailleurs, un nouveau membre doit être élu au comité. Son élection devrait être incontestée. Quelle est la façon la plus efficace et correcte de procéder?

Réponse

La loi ne définit pas la façon exacte dont doivent être organisées des élections. Il convient bien entendu de tenir compte des éventuelles directives statutaires et il faut que le résultat de l’élection soit clair.

Les usages suivants ont fait leurs preuves:

 

  • Il est recommandé de réélire les membres du comité en premier, individuellement ou en groupe (y compris le président), puis de reconduire le président dans son mandat.
  • Il est judicieux d’élire un nouveau membre individuellement. Une élection individuelle donne davantage de poids au candidat concerné. S’il n’y a pas d’autres candidats, un nouveau membre peut également être élu avec les autres membres du comité.
  • Lors de l’élection du président ou de la présidente, une autre personne préside momentanément l’assemblée. Le président élu ou la présidente élue se charge ensuite du déroulement du reste des élections.

 

Les membres du comité sont élus par l’assemblée générale pour un mandat d’une durée déterminée (selon les statuts) et gèrent les affaires de l’association en collège. Ils forment un collège et chaque membre assume seul la responsabilité de son domaine d’activité.

Question

Notre petite association de gymnastique peine à trouver des membres pour son comité. Parmi les gymnastes actifs, presque tous ont déjà exercé une fonction spécifique. Un membre du comité a donc proposé une personne qui ne pratique pas la gymnastique elle-même, mais dont les enfants sont actifs au sein de l’association. Est-ce qu’un membre passif peut être élu au comité et est-ce que cela a du sens?

Réponse

Cette idée est tout à fait réalisable, sauf si vos statuts stipulent que seuls les membres actifs de l’association peuvent être élus au comité. Vous ne cherchez pas une personne capable de faire la roue ni un spécialiste des agrès, mais quelqu’un qui soit apte à participer à la gestion d’une association et qui peut œuvrer au sein du comité. Il est également envisageable de lui attribuer un domaine particulier, par exemple le secrétariat, les finances ou encore la présidence.
En effet, nul besoin d’être une gymnaste active pour rédiger des procès-verbaux, contrôler les finances ou endosser une fonction de cadre. Naturellement, les membres du comité devraient être intéressés par l’activité de l’association, mais une vue extérieure ne peut certainement pas faire de mal.

Question

Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité de notre organisation. Un couple serait intéressé de se porter candidat. Est-il fondamentalement permis à des membres d’une même famille de faire partie du comité?
 

Réponse

Oui, c’est autorisé. Selon le cas, on peut se demander s’il est pertinent ou non d’avoir des membres d’une même famille au comité. À cet égard, les éléments clés sont les synergies, la rapidité de la transmission de l’information, la concentration du pouvoir, etc.

Finalement, il revient aux membres de décider s’ils veulent élire ou non les personnes d’une même famille. Il convient de noter que le devoir de récusation lors de votations sur des affaires ou un procès de l’association selon l’art. 68 CC concerne également certains membres de la famille. Notamment pour cette raison, il est peu judicieux que le comité soit constitué, uniquement ou principalement, des membres d’une même famille. Cela entraverait en effet la prise de décision en bonne et due form

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

Question

Un de nos collègues au sein du comité est à l’origine de nombreuses disputes, c’est pourquoi nous aimerions le révoquer. Comment devons-nous procéder?

Réponse

En principe, les membres du comité ne sont pas autorisés à destituer ou révoquer l’un-e de leurs collègues. Les membres du comité sont élus par l’assemblée générale et il lui revient de révoquer un des membres du comité le cas échéant.

À la suite d’une décision majoritaire du comité, vous pouvez proposer à l’assemblée générale de ne plus réélire la personne concernée. L’assemblée générale est toutefois libre d’accepter ou non votre proposition. Savoir si la destitution de cette personne constitue la solution aux difficultés rencontrées est toutefois une autre question. Souvent, les problèmes ne sont pas liés à une seule personne. Il peut s’avérer plus pertinent de chercher l’origine du conflit et de mener des discussions communes.

Les membres du comité démissionnaires doivent être remplacés d’une manière adéquate, ce qui n’est pas toujours facile. Ce n’est pas au membre sortant de régler sa succession, mais aux membres restants. Ils doivent proposer une ou plusieurs candidatures à l’assemblée générale. Il est judicieux de clarifier à l’avance quelles sont les exigences, en termes d’expérience, de compétences et de qualifications que le nouveau membre devra satisfaire afin d’intégrer harmonieusement le comité. La recherche d’un membre de comité est un processus de longue durée auquel il faut s’atteler suffisamment tôt.

Généralement, le travail de comité est une activité exercée à titre bénévole et à ce titre, non rémunérée. Il est toutefois admis et judicieux de prévoir des indemnités.

Question

Une personne qui n’est pas membre de l’association peut-elle être élue au comité? Les membres de notre association sont exclusivement des personnes morales. Une personne adéquate se porte candidate au comité, mais elle n’appartient à aucune des associations membres.

Réponse

Cet exemple montre qu’il peut y avoir de bonnes raisons d’élire une personne qui n’est pas membre au comité d’une association. Dans un jugement datant de 1947, le Tribunal fédéral a retenu que, pour des raisons d’autonomie de l’association et des besoins de la vie pratique, des personnes physiques qui ne sont pas membres d’une association peuvent être élues à son comité.

Comme ce cas relève d’une exception, il est conseillé de mentionner explicitement dans les statuts qu’il est autorisé à des non-membres d’être élus au comité.

Il est recommandé de ne recourir à l’élection in globo du comité (élection simultanée de plusieurs membres) qu’avec retenue et qu’en cas d’élections absolument incontestées. Il est notamment possible d’y recourir lors de la réélection d’un comité qui a fait ses preuves en la combinant à une élection par acclamation pour souligner le caractère incontesté de la réélection. Si une élection in globo est proposée, il reste néanmoins possible de déposer une motion d’ordre demandant des élections individuelles. Craignant de paraître méfiants, certains membres hésitent toutefois à déposer une telle motion. Des élections individuelles avec un nombre de voix élevé en faveur d’une personne traduit également l’estime qui lui est portée. L’élection in globo ne doit en aucun cas être utilisée pour éviter un débat au sujet de candidatures contestées.

Question

Est-il possible d’élire un nouveau comité avant de voter la décharge de l’ancien comité?

Réponse

Après l’approbation des comptes annuels, l’assemblée générale vote la décharge du comité. À partir de ce moment, ce n’est plus le comité mais l’association qui est tenue responsable d’éventuelles dettes, conformément aux dispositions statutaires. La décision de décharge n’est pas dictée par la loi, mais, conformément à l’art. 65 al. 2 CC, elle constitue une pratique courante dans le cadre du contrôle exercé par l’assemblée générale et est prévue par la plupart des statuts d’associations.

  1. Sauf mention statutaire contraire, la nouvelle élection du comité est également possible sans avoir procédé à la décharge du comité précédent. L’ancien comité n’est plus en fonction. Une procédure civile peut permettre de faire valoir des prétentions en dommages-intérêts auprès d’un comité qui n’est plus en fonction.
  2. Pour permettre la poursuite raisonnable de l’activité de l’association, il est recommandé de traiter rapidement et dans le respect les délais d’éventuelles prétentions en dommages-intérêts envers un ancien comité, pour que les responsabilités soient clarifiées.

Lors d’un vote, chaque membre a la possibilité d’accepter ou de refuser la proposition soumise à l’assemblée. S’il est indécis, il peut s’abstenir du vote. Si la majorité absolue est appliquée, les abstentions sont comptées dans le calcul de la majorité. Dans le cas de la majorité relative, les abstentions ne jouent aucun rôle.

Lors d’un vote ou d’une élection, on distingue les formes de majorités suivantes: la majorité absolue, la majorité relative (ou simple) et la majorité qualifiée. Considérée comme cas particulier, la majorité à l’unanimité peut également être envisagée. Les statuts de l’association prévoient la forme de majorité et les bases du calcul des voix. Si ce point ne figure pas dans les statuts, c’est la majorité absolue, forme prévue par la loi, qui s’applique. La majorité absolue est la majorité des membres présents (par exemple 21 pour 40 votants). Pour atteindre cette majorité, on compte toutes les voix, y compris les bulletins non valables et les abstentions. Par contre, le calcul de la majorité relative (ou simple) ne porte que sur les suffrages exprimés. Une requête est approuvée lorsque les «oui» l’emportent sur les «non». La majorité qualifiée, pour sa part, est destinée aux affaires importantes (la modification des statuts, par exemple) et exige une majorité plus significative, par exemple au tiers, aux deux-cinquièmes ou même aux deux-tiers des membres ou des membres présents (quorum). Pour des votes importants, les statuts peuvent prévoir le vote à l’unanimité. On doit également définir ici de quelle unanimité on parle, de l’unanimité des membres présents ou de l’unanimité de tous les membres (assemblée universelle). Les statuts devraient définir la marche à suivre en cas d’égalité des voix. Souvent, le pouvoir de décision revient à la présidence. Lorsque ce n’est pas le cas et qu’une proposition n’obtient pas la majorité, elle est considérée comme rejetée.

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Question

Nos statuts stipulent que l’accord des deux tiers des membres est nécessaire pour la dissolution de notre association. Est-il suffisant que les deux tiers des membres présents à l’assemblée générale approuvent la dissolution?

Réponse

Selon vos statuts, il est clairement indiqué qu’il s’agit de l’ensemble des membres de l’association et pas seulement des membres présents. Lorsqu’une association se pose ce type de question, il est souvent difficile de mobiliser suffisamment de membres. Atteindre le quorum se révèle alors un obstacle quasi infranchissable. La non-conformité aux statuts, ce qui serait le cas si les membres présents sont les seuls considérés, pourrait être avancée comme raison à une opposition à la décision.

Pour procéder correctement au niveau juridique, il faudrait modifier le statut correspondant lors d’une prochaine assemblée générale (éventuellement extraordinaire). Lors de l’assemblée générale suivante, la dissolution de l’association pourra être décidée selon les règles. Ces deux assemblées peuvent se suivre de près. Il est important de communiquer assez tôt la procédure prévue avec les membres, afin de ne pas créer la surprise. Les membres doivent avoir le temps de réfléchir aux conséquences d’une dissolution et le comité doit être en mesure d’évaluer la tendance. L’organe suprême de toute association est en effet l’assemblée générale et elle seule peut décider d’une dissolution.

Question

Nos statuts ne fixent pas un nombre défini de membres au sein du comité et ne stipulent pas non plus le type de majorité nécessaire lors d’élections. Dans ce cas, est-ce qu’une personne controversée qui se présente à une élection doit être élue avec la majorité absolue?

Réponse

La question des voix nécessaires se pose de façon générale, pas seulement lors d’un candidat controversé. Si les statuts ne définissent pas de façon explicite la part de voix nécessaires (majorité qualifiée), l’art. 67 al. 2 CC fait foi: «Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.» Il s’agit donc de la majorité absolue. Elle se calcule sur la base des membres présents. Toutes les voix doivent être comptées, également les voix nulles et les abstentions. Exemple: en présence de 100 membres, la majorité absolue est atteinte avec 51 voix. Dans le cas d’un nombre impair de membres, le chiffre est arrondi à l’unité supérieure après avoir été divisé par deux.

Les statuts de l’association définissent souvent que les décisions sont prises à la majorité relative (ou simple): indépendamment du nombre de personnes présentes, une proposition est acceptée lorsqu’il y a davantage de voix en sa faveur que de voix contre.

Les membres doivent être convoqués à l’assemblée générale dans un délai convenable, normalement par écrit. Les statuts peuvent également prévoir la convocation par courriel. En règle générale, les statuts définissent un délai à respecter pour l’envoi de la convocation (délai de notification). En l’absence de délai statutaire, la convocation doit être envoyée assez longtemps à l’avance pour permettre aux membres d’organiser leur présence. La loi parle d’un délai convenable (en règle générale, deux à trois semaines suffisent). La convocation est accompagnée de la liste des points à l’ordre du jour. Ce délai donne l’occasion aux membres d’élaborer des requêtes personnelles, qu’ils soumettront à l’assemblée générale. Les statuts peuvent également prévoir un délai dans lequel les membres doivent faire parvenir leurs demandes.

L’assemblée générale doit être annoncée en temps voulu, de telle façon que les membres sont en mesure d’y participer et de s’y préparer. Les objets à débattre (les points à l’ordre du jour) doivent être formulés d’une façon claire et précise, afin que tous les membres puissent se faire une idée de l’importance du sujet sur lequel ils devront se prononcer et décider s’ils veulent prendre part ou non à l’assemblée. Dans le cas de l’exclusion d’un membre, son nom doit figurer à l’ordre du jour. Lors d’élections, par contre, il n’est pas nécessaire de nommer les candidats à l’avance. De nouvelles personnes peuvent également être proposées lors de l’assemblée générale.

«Mordu de l’associatif» est un terme péjoratif usité pour désigner une personne qui s’engage corps et âme dans une ou plusieurs associations et qui connaît la vie associative par cœur. C’est une espèce en voie de disparition. Comme les rituels de l’association sont devenus plus souples et que le jargon associatif est plus ou moins tombé en désuétude, un grand nombre de personnes engagées n’auraient jamais l’idée de se définir comme des «mordus de l’associatif», même si leur engagement est aussi important que celui des anciennes générations. Il serait temps de réhabiliter les «mordus de l’associatif».

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Pour toute requête principale, on peut soumettre une contre-proposition. Exemple: la location de nouveaux locaux (proposition principale). Une contre-proposition pourrait demander l’achat d’un bien immobilier. Les deux requêtes seront soumises l’une après l’autre au vote. La proposition qui récolte le plus de voix est considérée comme acceptée.

Un débat (ou délibération) se distingue d’une discussion dans la mesure où il est conduit selon des règles formelles et qu’il sert en général de préparation à un vote. Les débats constituent un élément important de la démocratie associative et ont lieu dans le cadre de l’assemblée générale, lors de la mise en délibération des points à l’ordre du jour. Il est important de diriger les débats de façon que les discussions soient animées et que les membres ne soient pas limités dans leur prise de position, tout en respectant le cadre temporel accordé à chaque point. Une participation active des membres est un gage de leur engagement en faveur de l’association.

Doit figurer dans les statuts le délai dans lequel les requêtes des membres doivent être adressées au comité en prévision de l’assemblée.

Lors de l’assemblée générale, les questions soumises au vote doivent être discutées ouvertement. Chaque membre a le droit de prendre part aux délibérations (débat, droit de participation).

Question

Notre assemblée générale se déroule la semaine prochaine. Or un membre a déposé une proposition sans respecter les délais fixés dans nos statuts. Le membre propose de conserver la cotisation inchangée, alors que le comité propose une hausse de la cotisation. Devons-nous présenter la proposition de ce membre?

Réponse

Comme le point «Cotisation» figure déjà à l’ordre du jour, la proposition concerne un point qui sera de toute façon discuté. Le délai relatif à la convocation ne concerne que les propositions ajoutant un point supplémentaire à l’ordre du jour.

La proposition dont vous faites mention doit donc être présentée et votée lors de l’assemblée générale. Les membres doivent par ailleurs avoir la possibilité de faire une proposition relative à un point figurant à l’ordre du jour durant l’assemblée générale. Cela est essentiel à la discussion démocratique et à la formation de l’opinion au cours de l’AG.

Question

Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?

Réponse

Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.

Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.

La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.

L’assemblée générale doit être annoncée en temps voulu, de telle façon que les membres sont en mesure d’y participer et de s’y préparer. Les objets à débattre (les points à l’ordre du jour) doivent être formulés d’une façon claire et précise, afin que tous les membres puissent se faire une idée de l’importance du sujet sur lequel ils devront se prononcer et décider s’ils veulent prendre part ou non à l’assemblée. Dans le cas de l’exclusion d’un membre, son nom doit figurer à l’ordre du jour. Lors d’élections, par contre, il n’est pas nécessaire de nommer les candidats à l’avance. De nouvelles personnes peuvent également être proposées lors de l’assemblée générale.

Question

La cotisation annuelle doit-elle figurer à l’ordre du jour si elle reste inchangée?

Réponse

En général, la hauteur de la cotisation est fixée par l’assemblée générale. Si le montant exact est fixé dans les statuts, une hausse ou une baisse de la cotisation implique une modification des statuts. Dans ce cas, ce point ne doit figurer à l’ordre du jour qu’en cas de proposition de modification de la part du comité ou d’un membre.

Si la hauteur de la cotisation n’est pas fixée dans les statuts, elle fait partie des affaires ordinaires de l’assemblée générale. Dans ce cas, il est recommandé de mentionner chaque année le point «Cotisation» à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Le comité peut p. ex. proposer de maintenir la cotisation inchangée et les membres peuvent déposer des contre-propositions.

Afin d’éviter les interventions interminables en assemblée générale, il peut être judicieux de limiter le temps de parole des intervenants. Une limitation du temps de parole peut également être demandée par motion d’ordre d’un ou de plusieurs participants à l’assemblée, requête sur laquelle l’assemblée doit se prononcer.

Question

À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?

Réponse

Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.

L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).

Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.

Les motions d’ordre ont pour objet le déroulement de l’assemblée: modification de l’ordre des points à l’ordre du jour, vote secret, limitation du temps de parole, interruption du débat, rejet de l’objet, retour sur un sujet déjà traité, report ou annulation de l’assemblée, etc. Une motion d’ordre peut être déposée à tout moment et fait l’objet d’un vote immédiat.

La liste sur laquelle sont énumérés tous les points qui seront traités en réunion ou en assemblée s’appelle l’ordre du jour.

On appelle points à l’ordre du jour les sujets qui seront abordés en réunion ou en assemblée.

La proposition sur le fond se réfère au contenu, au contraire de la motion d’ordre, qui se réfère au déroulement de l’assemblée.

Le comité ou l’un ou plusieurs de ses membres établissent une liste des objets qu’ils désirent porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Les requêtes du comité sont jointes à l’ordre du jour et à la convocation à l’assemblée générale, de façon à ce que les membres puissent s’y préparer et soumettre leurs propres demandes. C’est un droit fondamental de tous les membres. Par le biais de cette demande, on peut par exemple faire une proposition sur un objet bien précis ou en soumettre un autre au vote de l’assemblée. Les requêtes qui seront formulées à l’assemblée doivent être adressées par avance au comité dans un délai convenable. Ce délai figure dans les statuts. Un sociétaire peut adresser à l’assemblée une demande de fond, ou de procédé (motion d’ordre). Chaque membre de l’assemblée est alors habilité à présenter, pour chaque motion ou chaque objet de l’ordre du jour, des contre-propositions ou des demandes d’amendement.

Sont traitées en assemblée aussi bien les requêtes du comité que celles des membres. La requête principale est celle qui aborde l’idée principale du sujet. Par exemple, si l’objet concerne la location de nouveaux locaux dans un autre endroit, un exemple de contre-proposition pourrait être de chercher des locaux plus grands. Une proposition d’amendement serait de rénover les locaux existants. En assemblée, on peut formuler pour chaque requête une contre-proposition ou un amendement.

Question

Un de nos collègues au sein du comité est à l’origine de nombreuses disputes, c’est pourquoi nous aimerions le révoquer. Comment devons-nous procéder?

Réponse

En principe, les membres du comité ne sont pas autorisés à destituer ou révoquer l’un-e de leurs collègues. Les membres du comité sont élus par l’assemblée générale et il lui revient de révoquer un des membres du comité le cas échéant.

À la suite d’une décision majoritaire du comité, vous pouvez proposer à l’assemblée générale de ne plus réélire la personne concernée. L’assemblée générale est toutefois libre d’accepter ou non votre proposition. Savoir si la destitution de cette personne constitue la solution aux difficultés rencontrées est toutefois une autre question. Souvent, les problèmes ne sont pas liés à une seule personne. Il peut s’avérer plus pertinent de chercher l’origine du conflit et de mener des discussions communes.

Dans une assemblée, plusieurs demandes peuvent être déposées sur un même objet, lesquelles doivent être abordées dans un ordre précis. On procède à un vote préliminaire. Les requêtes sont alors mises aux voix successivement et deux par deux, celle qui l’emporte étant alors opposée à la suivante jusqu’à ce qui n’en reste plus que deux. En principe, on règle d’abord les questions de détail puis on soumet la requête principale au vote. Il s’agit d’un vote préliminaire parce qu’il dépend de l’adoption ou du rejet de la demande principale.

Question

Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?

Réponse

Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.

Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.

Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

Question

Pour donner une nouvelle dynamique à notre association, le comité a augmenté le budget pour produire de nouveaux prospectus, du matériel publicitaire et lancer une action spéciale.  Nous sommes convaincus que l’association peut se permettre ces frais supplémentaires, certes conséquents, mais ne savons pas si les membres partagent cet avis.
En tant que présidente de l’assemblée, comment réagir à un éventuel rejet du budget par l’assemblée générale?

Réponse

Dans votre association, il revient à l’assemblée générale d’approuver le budget. Le comité ou la présidente de l’assemblée doivent donc être bien préparés et munis d’arguments percutants. Il est par ailleurs important que l’ensemble du comité appuie la proposition et présenter les chiffres avec transparence pour que les membres puissent les comprendre. Il peut être utile de présenter un plan financier à plus long terme.

Les membres peuvent également demander certaines modifications de la proposition de budget; il ne s’agit pas de tout accepter ou de tout refuser en bloc. Si le budget semble être menacé, la présidente de l’assemblée peut demander aux membres ou à certains votants de proposer des coupes ou éventuellement de proposer elle-même des réductions où cela lui semble supportable.
Il s’agit par ailleurs de respecter les règles du jeu démocratique de l’association.

On désigne par le terme d’«obstruction» un comportement qui dérange d’une façon extrême le bon déroulement de l’assemblée générale.

Lors de l’assemblée générale ou des séances de comité, certaines affaires ne sont soumises aux membres uniquement pour qu’ils en prennent connaissance. Il suffit alors d’en être informé. Les discussions ou décisions (votes) éventuelles ont lieu plus tard, lors de prochaines réunions. Exemple: selon les statuts, l’assemblée peut soit s’en tenir à la prise de connaissance du budget ou alors voter son approbation ou son rejet.

Le règlement intérieur donne au comité un cadre définissant ses tâches, ses compétences et ses responsabilités, ainsi que les attributions de chacun de ses membres, celles des différents domaines d’activité et celles du comité dans son ensemble. Selon les statuts, le règlement intérieur peut également être édicté par l’assemblée générale.

Question

Pour un jubilé imminent, notre chœur a prévu la publication d’une brochure et a fait approuver à cet effet un budget de Fr. 500 par l’assemblée générale. Nous constatons maintenant avoir clairement sous-estimé les coûts. Devons-nous demander aux membres de voter une nouvelle fois sur un montant plus élevé?

Réponse

Un nouveau vote dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire permet au comité d’assurer ses arrières. Vous êtes probablement mieux à même de juger de la réaction de l’assemblée générale ordinaire à la présentation de comptes dépassant le budget prévu. De façon générale, il est toujours recommandé d’informer les membres de façon correcte et transparente.

La démocratie associative permet aux grandes associations de se réunir en assemblée des délégués. Cette dernière remplace alors l’assemblée générale. Dans les grandes associations, il est plus difficile pour les membres de faire valoir leur droit de participation. Par conséquent, la démocratie associative est assurée par les délégués et non par les membres eux-mêmes. Les délégués doivent être élus par les membres des sections ou des sociétés locales.

Le terme d’«assemblée générale» est souvent utilisé à la place d’«assemblée des membres» ou d’«assemblée de l’association».

Conformément à l’ordonnance 3 COVID-19 édictée par le Conseil fédéral, les associations étaient autorisées, jusqu’au 31.12.2022, à tenir leur assemblée générale en ligne ou à prendre leurs décisions par écrit, même si les statuts ne prévoyaient pas ces options. La combinaison des deux procédures n’était toutefois pas prévue par l’ordonnance. Les exceptions accordées par le Conseil fédéral ont échu le 1.1.2023, les assemblées doivent, dès lors, être tenues conformément aux prescriptions statutaires. Cela signifie qu’il est possible d’organiser des assemblées générales en ligne ou de façon combinée si cela est explicitement prévu dans les statuts.

Question

Nos membres étant éparpillés dans diverses régions de Suisse et dans les pays voisins, il est difficile pour certains d’entre eux de se rendre à l’assemblée. Peut-on envisager l’organisation d’une assemblée en ligne? 

Réponse

Les membres ont le droit de participer à l’assemblée, aux votes et aux élections, y compris aux débats qui s’y rapportent. Par conséquent, lorsqu’une association suisse compte des membres domiciliés à l’étranger, elle doit s’assurer qu’ils peuvent faire usage de leur droit. En complément ou en lieu et place de l’assemblée générale «classique», il est possible d’organiser une vidéoconférence (par exemple via Skype, Facetime, etc.) ou de suivre l’assemblée en direct avec plateforme de discussion et vote en ligne. Cela est possible pour autant que tous les membres soient informés en temps utile, aient accès à internet et obtiennent les documents et les données d’accès nécessaires. Il est impératif également que cette option soit prévue par les statuts.

L’assemblée générale est l’organe suprême, l’organe le plus important de l’association. Elle a lieu généralement une fois par an (assemblée ordinaire ou statutaire). L’assemblée générale est l’organe législatif de l’association. Elle adopte ou modifie les statuts, nomme le comité et tout autre organe prévu par la loi (par exemple l’organe de révision) et nomme les groupes de travail et les commissions. Elle contrôle le travail du comité, dans la mesure où elle vérifie et adopte (ou dans le cas contraire: désapprouve) le rapport annuel, bilan inclus. Avec l’approbation, l’assemblée générale donne la décharge au comité. Selon les statuts, elle peut être chargée d’affaires qui n’ont pas pu être déléguées à d’autres organes. La dissolution de l’association est également décidée par l’assemblée. Les membres doivent être convoqués dans un délai raisonnable et ont le droit de formuler leurs requêtes. Ils peuvent intervenir sur les objets qui sont soumis à l’ordre du jour et participer aux délibérations. Les membres peuvent convoquer d’eux-mêmes l’assemblée. Selon la loi, il suffit pour cela qu’un cinquième des membres le demandent.

En plus de l’assemblée générale ordinaire ou statutaire ou encore assemblée principale qui a lieu une fois par an, certaines affaires, importantes ou imprévues, nécessitent une convocation par le comité à une assemblée générale extraordinaire. Celle-ci doit être convoquée si un cinquième des membres le demandent.

L’ensemble des membres de l’association participe à l’assemblée générale universelle. C’est un cas particulier et assez rare, mais il peut effectivement se présenter dans les petites associations. Dans ce cas, il est admis de prendre des décisions sans que ces dernières aient été préalablement annoncées.

Conformément à l’ordonnance 3 COVID-19 édictée par le Conseil fédéral, les associations étaient autorisées, jusqu’au 31.12.2022, à tenir leur assemblée générale en ligne ou à prendre leurs décisions par écrit, même si les statuts ne prévoyaient pas ces options. La combinaison des deux procédures n’était toutefois pas prévue par l’ordonnance. Les exceptions accordées par le Conseil fédéral ont expiré le 1.1.2023, les assemblées doivent, dès lors, être tenues conformément aux prescriptions statutaires. Cela signifie qu’il est possible de prendre des décisions par écrit si cela est explicitement prévu dans les statuts. Dans le cas contraire, la loi prévoit ceci: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.». Cela implique toutefois que tous les membres doivent participer au vote par écrit et approuver la proposition.

Question

Nous aimerions introduire dans les statuts la possibilité du vote par écrit au lieu d’une assemblée générale. À quoi devons penser?

Réponse

L’art. 66 al. 2 CC stipule: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.» Cela implique toutefois que tous les membres participent au vote par écrit et approuvent la proposition.
La possibilité d’une prise de décision par écrit peut néanmoins être ajoutée aux statuts. Cela pourrait p. ex. être formulé comme suit: «La prise de décision par voie de circulaire (courrier, e-mail, plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels dûment justifiés).»
Les prises de décision par écrit présentent toutefois des inconvénients non négligeables: contrairement aux réunions physiques, elles ne permettent pas de discussions. Les propositions relatives aux points à l’ordre du jour (demande de modification ou contre-proposition) ainsi que des recommandations de vote supplémentaires doivent donc être déposées à l’avance. C’est pourquoi nous déconseillons de remplacer, d’une façon générale, les assemblées physiques par le vote par écrit.
Si une association opte néanmoins pour la prise de décision par écrit, il est important de respecter les dispositions statutaires: délai d’envoi de la convocation, quorum de présence / de participation, majorités nécessaires. L’association doit par ailleurs s’assurer que le membre vote lui-même une seule fois, p. ex. en signant un bulletin de vote. Les résultats du vote par écrit doivent être communiqués brièvement dans un procès-verbal, y compris le nombre de votes reçus et le détail des voix (pour/contre/abstentions). Un autre point important est la garantie de la protection des données.