Frais et indemnisations

Question

Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?

Réponse

Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.

Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.

Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

En principe, le travail du comité est un travail non rémunéré. Toutefois, il est d’usage de prévoir une forme de reconnaissance. Beaucoup d’associations optent pour le remboursement des frais ou les jetons de présence. Mais d’autres formes peuvent être prises en considération, telles la formation continue ou l’exonération du paiement de la cotisation. D’autres associations rémunèrent le travail du comité ou certaines activités selon le tarif horaire. Si les membres du comité mettent leurs compétences spécifiques à disposition de l’association, on peut envisager une indemnisation. Mais cela devrait se faire pour des tâches clairement définies et limitées dans leur durée (travail de comité rémunéré). Les jetons de présence et les indemnités allant au-delà de la limite du remboursement des dépenses sont toujours imposables (déclaration de salaire) et, suivant les circonstances, peuvent être soumis aux cotisations de sécurité sociale. L’organisation ZEWO n’attribue son label de qualité qu’aux associations dont le comité est actif gratuitement dans une large mesure.

Les jetons de présence sont des indemnisations imposables, l’association doit donc délivrer un certificat de salaire les attestant. Si l’indemnisation dépasse Fr. 2300.– par année, les cotisations aux assurances sociales doivent être payées. Un forfait peut être versé aux membres du comité pour couvrir les frais liés à l’utilisation de leur infrastructure privée (ordinateur, imprimante, téléphone, etc.). Ce forfait n’est pas imposable, en revanche il est nécessaire d’établir un règlement des frais (cf. fiche pratique «Indemnisations et frais du comité».

Question

Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?

Réponse

Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.

vitamine B, au service des associations

• Indemnisations et frais du comité/Modèle de règlement de remboursement des frais (vitamine B)

Les membres de comité et autres membres qui assument certaines tâches pour l’association ont droit au remboursement des dépenses qui y sont liées, comme par exemple les frais de port, les déplacements, les repas pris à l’extérieur, l’hébergement, l’achat de matériel ou l’utilisation de l’infrastructure personnelle (PC, imprimante ou téléphone). Les détails du calcul des frais et des justificatifs à fournir doivent figurer dans le règlement de remboursement des frais. Si l’on prévoit un remboursement forfaitaire, il est nécessaire de rédiger un règlement de remboursements des frais. Ce règlement doit être approuvé par les autorités fiscales - voir l'outil de travail «Frais, règlement de remboursement des frais, indemnisations». Pour une certification ZEWO, il est impératif que l’association respecte les directives définies par la fondation en matière d’indemnisation des frais.

Question

Au sein du comité, les avis divergent par rapport à la façon dont les frais doivent être remboursés et à une éventuelle indemnisation des membres du comité. Qu’en est-il exactement?

Réponse

Le règlement des frais et le dédommagement du comité constituent un sujet permanent, voire un conflit permanent, dans nombre d’associations, même si c’est un sujet tabou. La loi ne définit pas clairement de marche à suivre, aussi les associations gèrent-elles ces aspects très différemment. Voici quelques repères:

• Le remboursement de frais encourus pour l’association devrait être une évidence.
• Le règlement relatif aux frais et les rémunérations doivent être proportionnels aux conditions financières de l’association. Ces dépenses doivent figurer au budget.
• Des forfaits et dédommagements généreux peuvent être assimilés à un salaire et être imposables.
• Les associations exonérées d’impôts et certifiées ZEWO sont soumises à des directives plus strictes.

Il convient de discuter du remboursement des frais en détail au sein du comité et de conserver une trace écrite des décisions. Consultez à ce propos la fiche pratique «Indemnisations et frais du comité / Modèle de règlement de remboursement des frais».

Le règlement de remboursement des frais détermine la nature et le montant des remboursements des dépenses des membres du comité, des salariés ainsi que des bénévoles. Un règlement sur le remboursement des frais doit être approuvé par les autorités fiscales cantonales, s'il n'est pas conforme au règlement modèle de la Conférence suisse des impôts. Voir l'outil de travail «Frais, Règlement de remboursement des frais, indemnisations».

Question

Notre comité a décidé d’accorder à l’avenir des jetons de présence à ses membres. Devons-nous demander l’accord de l’assemblée générale?

Réponse

Les statuts de l’association règlent les compétences au sein de cette dernière. S’il y est stipulé par exemple que le comité a seulement droit au remboursement de frais effectifs, alors il n’a pas le droit de recevoir des jetons de présence, sauf s’il s’agit d’une indemnisation forfaitaire générale. Si cela n’est pas réglé dans les statuts et que l’assemblée générale vote le budget, ce montant doit y figurer. Cela permet aux membres d’exercer leur influence sur l’approbation du budget. Il se peut en outre qu’une somme fixe soit attribuée au comité et qu’il en dispose librement.

Si ni les statuts ni un règlement ne fixent les compétences en matière de dépenses, il est recommandé que le comité présente un règlement des indemnités et des frais à l’assemblée générale pour approbation.

Veuillez noter que les jetons de présence constituent un dédommagement pour un travail fourni et qu’ils sont donc imposables. L’association doit émettre des certificats de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

En principe, le travail du comité est un travail non rémunéré. Toutefois, il est d’usage de prévoir une forme de reconnaissance. Beaucoup d’associations optent pour le remboursement des frais ou les jetons de présence. Mais d’autres formes peuvent être prises en considération, telles la formation continue ou l’exonération du paiement de la cotisation. D’autres associations rémunèrent le travail du comité ou certaines activités selon le tarif horaire. Si les membres du comité mettent leurs compétences spécifiques à disposition de l’association, on peut envisager une indemnisation. Mais cela devrait se faire pour des tâches clairement définies et limitées dans leur durée (travail de comité rémunéré). Les jetons de présence et les indemnités allant au-delà de la limite du remboursement des dépenses sont toujours imposables (déclaration de salaire) et, suivant les circonstances, peuvent être soumis aux cotisations de sécurité sociale. L’organisation ZEWO n’attribue son label de qualité qu’aux associations dont le comité est actif gratuitement dans une large mesure.

• Indemnisations et frais du comité/Modèle de règlement de remboursement des frais (vitamine B)

Question

Les membres du comité ont-ils un droit fondamental à un dédommagement?

Réponse

Légalement, les membres du comité n’ont pas le droit à un dédommagement. Au contraire: une condition importante pour l’exemption fiscale d’une association et que les membres du comité effectuent leur travail bénévolement. En revanche, leurs frais sont bien entendu remboursés. Certaines tâches spécialisées peuvent être rémunérées. Elles doivent cependant toujours être décrites et limitées concrètement à un mandat.

Les dédommagements versés au comité doivent être pris en compte dans le budget et apparaître dans les comptes de l’association. Il y a d’autres moyens d’exprimer sa reconnaissance: formation continue, dispense du paiement de la cotisation, extras.

Autre point important: les dédommagements qui dépassent le remboursement des frais sont imposables, ils doivent être déclarés par le bénéficiaire et l’association doit établir un certificat de salaire. Si le dédommagement s’élève à plus de Fr. 2300.- par an et par personne, les assurances sociales doivent être payées; cf. fiches de travail; frais, règlement des frais, dédommagement.

En général, le travail du comité n’est pas rémunéré. Par contre la question du dédommagement se pose dans les cas suivants: si les membres du comité s’investissent au niveau temporel et professionnel plus qu’à l’accoutumée, et davantage que leurs collègues, et s’ils font profiter l’association de leurs compétences spécifiques et de leur expérience professionnelle, de façon que l’association puisse renoncer à engager des collaborateurs rémunérés. Si une indemnité est payée, il est primordial que le travail fasse l’objet d’une description précise et soit dûment rémunéré et que les charges y relatives soient portées aux comptes de l’association. Si un poste/domaine ne peut être pourvu par un membre bénévole du comité et que les moyens financiers le permettent, il est possible de mandater une personne extérieure contre rémunération. Il est à noter que cette personne ne devient pas automatiquement membre du comité, si elle n’est pas élue. Cependant, la ZEWO ne décerne son label de qualité qu’aux associations dont le comité est actif gratuitement dans une large mesure.

Généralement, le travail de comité est une activité exercée à titre bénévole et à ce titre, non rémunérée. Il est toutefois admis et judicieux de prévoir des indemnités.