L’association en tant qu‘employeur
Dans la poursuite de leur but, les associations peuvent engager des personnes salariées (non indépendantes) ou des personnes mandatées (indépendantes). De nombreuses associations dirigent une entreprise, un bureau externe ou un secrétariat auxquels elles délèguent toutes les activités opérationnelles. En tant qu’employeur, elle doit respecter les dispositions légales relatives au droit du travail et aux assurances sociales.
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les aspects importants de ce sous-thème.
Si une association emploie des salariés, elle doit payer les cotisations aux assurances sociales (AVS, AI, AC, LPP ainsi que l’assurance-accidents). Si elle ne le fait pas, le comité peut être amené à rendre des comptes et, dans le pire des cas, à payer les montants dus si la fortune de l’association ne permet pas de couvrir ces dépenses et que le comité a commis une faute.
Dès le moment où l’association dirige un bureau, une agence ou une entreprise ou si elle emploie du personnel, elle devient employeur. Le comité assume le rôle d’employeur. Il doit respecter les dispositions légales relatives au droit du travail et des assurances sociales. La gestion de personnel incombe au service des ressources humaines ou est assumée par la direction de l’entreprise ou de l’agence. Le comité reste cependant en charge du concept de gestion du personnel et de la direction et du contrôle des dirigeants.
Question
Y a-t-il des indices relatifs à l’introduction de salaires incitatifs et de bonus, p. ex. pour les membres de la direction d’une organisation à but non lucratif?
Réponse
Dans de nombreuses organisations, l’on constate une tendance à s’écarter d’une classification liée au niveau de formation et aux années d’expérience. Il est toutefois difficile de trouver la bonne mesure entre ces deux pôles (formation/expérience et rendement) tout en respectant la culture propre au domaine social. Selon l’organisation, il faut beaucoup de doigté, car soudain de jeunes collaborateurs gagnent davantage que des employés fidèles depuis longtemps, mais moins dynamiques.
À mon avis, il convient de proposer une classification qui tient compte à la fois des exigences professionnelles conformément au descriptif de poste (formation de base, formations complémentaires, p. ex. management, informatique, approches particulières, etc.), d’une prime pour les collaborateurs de longue durée (hausse par étapes) et de la performance. Selon le domaine d’activité, il conviendra de définir ce que l’on entend par «performance».
Comme les organisations sociales ne font pas de bénéfices (ou ne peuvent pas les déclarer), il n’y a pas de bonus. Mais il existe d’autres formes de reconnaissance qui peuvent être utilisées comme incitation pour les collaborateurs de longue date: participation financière et/ou mise à disposition de temps pour des formations continues, participation à des congrès intéressants, délégation dans des groupes de projets clés, congés payés. Certaines organisations offrent p. ex. une semaine bien-être aux cadres qui ont été particulièrement sollicités.
Il y a relation de travail lorsqu’une personne fournit une prestation contre rémunération et qu’elle est soumise à l’autorité de l’association ou du comité, et cela indépendamment de la durée (dès quelques heures) et de la fréquence (régulière ou sporadique) de l’engagement. On veillera alors au versement des assurances sociales et au respect des dispositions légales relatives au droit du travail, comme le délai de résiliation, le droit aux congés payés ou encore l’incapacité de travail (art. 319 ss CO). Les salaires et rémunérations doivent figurer sur un certificat de salaire. Il est important de délimiter le travail bénévole. Ce dernier est une prestation non rémunérée.
Question
Mon partenaire et moi-même travaillons dans le domaine thérapeutique. Nous souhaitons proposer des offres qui ciblent les personnes avec des limitations et créer une association à cet effet. J’ai lu que deux personnes suffisent pour créer une association. Mon partenaire et moi pouvons-nous créer l’association et nous faire mandater par cette dernière pour les thérapies?
Réponse
Une association n’est pas autorisée à poursuivre un but économique (art. 60 CC). Or si l’association sert à permettre à ses membres de gagner (en partie) leur vie, son but est économique. L’association bénéficie d’un traitement préférentiel en matière d’impôts et de responsabilité. C’est pourquoi tout contournement est punissable. Dans votre situation, il convient de choisir une autre forme juridique ou d’organiser l’association différemment.
Les associations sont fondamentalement autorisées à employer des personnes pour réaliser leurs buts non économiques. Conformément à l’article 68 du Code civil, les personnes doivent toutefois se récuser dans les affaires qui les concernent elles-mêmes, leur conjoint, leur concubin ou leurs proches. Cela signifie que, dans votre fonction de représentant de l’association, vous ne pourriez ni vous mandater ni vous engager vous-même ou votre partenaire.
Il serait toutefois possible, que vous formuliez un objectif idéal ou d’utilité publique pour le but de l’association (p. ex. réduction des coûts pour les personnes concernées). Vous pourriez alors chercher des personnes prêtes à s’engager en faveur d’une offre pour les personnes avec des limitations et à siéger au comité de la future association. Le comité pourrait vous engager ou vous mandater comme organe supérieur au nom de l’association. Vous-mêmes pourriez siéger au comité avec une fonction consultative.
Question
Nous cherchons de nouveaux membres pour le comité de notre organisation. Un couple serait intéressé de se porter candidat. Est-il fondamentalement permis à des membres d’une même famille de faire partie du comité?
Réponse
Oui, c’est autorisé. Selon le cas, on peut se demander s’il est pertinent ou non d’avoir des membres d’une même famille au comité. À cet égard, les éléments clés sont les synergies, la rapidité de la transmission de l’information, la concentration du pouvoir, etc.
Finalement, il revient aux membres de décider s’ils veulent élire ou non les personnes d’une même famille. Il convient de noter que le devoir de récusation lors de votations sur des affaires ou un procès de l’association selon l’art. 68 CC concerne également certains membres de la famille. Notamment pour cette raison, il est peu judicieux que le comité soit constitué, uniquement ou principalement, des membres d’une même famille. Cela entraverait en effet la prise de décision en bonne et due form
Si un membre est directement concerné par une décision prise en assemblée ou en comité, il ne peut pas participer à la prise de décision et doit se retirer. Cela s’applique également à ses proches, tels que époux, parents, enfants, grands-parents ou encore petits-enfants.
Est considérée comme salariée, toute personne qui exécute un travail en position subordonnée, pour une durée déterminée ou indéterminée, sans assumer de risque économique (contrat de travail). Est considérée comme indépendante toute personne qui travaille en son nom propre et à son compte, qui est indépendante dans son travail et assume elle-même le risque économique (mandat, contrat d’entreprise).
Si une association emploie des salariés, elle doit payer les cotisations aux assurances sociales (AVS, AI, AC, LPP ainsi que l’assurance-accidents). Si elle ne le fait pas, le comité peut être amené à rendre des comptes et, dans le pire des cas, à payer les montants dus si la fortune de l’association ne permet pas de couvrir ces dépenses et que le comité a commis une faute.
Question
Y a-t-il des indices relatifs à l’introduction de salaires incitatifs et de bonus, p. ex. pour les membres de la direction d’une organisation à but non lucratif?
Réponse
Dans de nombreuses organisations, l’on constate une tendance à s’écarter d’une classification liée au niveau de formation et aux années d’expérience. Il est toutefois difficile de trouver la bonne mesure entre ces deux pôles (formation/expérience et rendement) tout en respectant la culture propre au domaine social. Selon l’organisation, il faut beaucoup de doigté, car soudain de jeunes collaborateurs gagnent davantage que des employés fidèles depuis longtemps, mais moins dynamiques.
À mon avis, il convient de proposer une classification qui tient compte à la fois des exigences professionnelles conformément au descriptif de poste (formation de base, formations complémentaires, p. ex. management, informatique, approches particulières, etc.), d’une prime pour les collaborateurs de longue durée (hausse par étapes) et de la performance. Selon le domaine d’activité, il conviendra de définir ce que l’on entend par «performance».
Comme les organisations sociales ne font pas de bénéfices (ou ne peuvent pas les déclarer), il n’y a pas de bonus. Mais il existe d’autres formes de reconnaissance qui peuvent être utilisées comme incitation pour les collaborateurs de longue date: participation financière et/ou mise à disposition de temps pour des formations continues, participation à des congrès intéressants, délégation dans des groupes de projets clés, congés payés. Certaines organisations offrent p. ex. une semaine bien-être aux cadres qui ont été particulièrement sollicités.
Beaucoup d’associations qui, dans la poursuite de leur but, engagent des salariés, délèguent l’exécution des tâches et/ou l’administration de l’association à un bureau externe. Le bureau est ainsi chargé de la direction opérationnelle, alors que la direction stratégique relève de la compétence du comité.
Les différentes tâches incombant à l’association sont réparties entre divers postes ou diverses personnes. Les tâches sont clairement définies par les responsables supérieurs, ou le plan d’action résulte du descriptif du poste, de la réglementation des compétences, du domaine, du règlement du comité ou de toute autre base organisationnelle. La clarification des tâches est une responsabilité importante de la direction. Une définition approximative des tâches est une source de conflits et donne de mauvais résultats. La question du mandat fait l’objet du titre treizième du Code des obligations (CO) et en est un des différents types de contrats.
Il arrive occasionnellement que l’on délivre aux membres du comité un certificat pour valoriser leur travail. Les salariés ont droit à un certificat de travail.
Si l’association emploie des salariés, elle doit établir une description du poste dans laquelle figurent les tâches, les compétences inhérentes à ce poste ainsi que la place qu’il occupe dans l’organigramme.
C’est l’entreprise ou le bureau externe qui, au niveau opérationnel, est en charge de mettre en œuvre la stratégie du comité.
Les associations peuvent faire effectuer une partie de leurs activités par des collaborateurs-trices salarié-e-s. Un certain nombre d’associations gèrent une entreprise, une agence ou un secrétariat auxquels elles délèguent toutes les activités relatives à la gestion et aux objectifs de l’association. L’association est alors employeur et doit faire face aux obligations et devoirs inhérents à cette fonction. Il est souhaitable de créer un service des ressources humaines ainsi qu’un concept tenant compte des problématiques de la direction et de la gestion de personnel.
En sa qualité de direction, le comité se charge également de planifier des entretiens d’évaluation réguliers avec ses collaborateurs salariés. Le comité est tenu de mener, une fois par an, un entretien d’évaluation durant lequel on évalue les prestations du collaborateur et définit les objectifs communs pour l’année à venir.
Question
Est-ce que les personnes employées par une association deviennent automatiquement membres de cette association?
Réponse
L’adhésion à une association implique fondamentalement l’accord de la personne concernée, une adhésion automatique de collaborateurs n’est donc pas possible.
Tous les membres d’une association ont les mêmes droits et les mêmes obligations. Si les employés sont également membres de l’association, ils disposent du même droit de vote et d’éligibilité que les autres membres et sont tenus à payer la cotisation annuelle (sauf mention contraire dans les statuts). Dans le cas d’une association avec peu de membres, les employés risquent de constituer une majorité, ce qui peut s’avérer problématique étant donné que l’assemblée générale constitue l’organe suprême d’une association. Dans ce cas, les employés risqueraient d’avoir un droit de regard sur l’association qui est leur employeur.
Si l’association emploie des salariés, il faut nommer une personne responsable des entretiens de qualification, lors desquels on évalue les performances des collaborateurs et fixe les objectifs pour la période suivante. En général, ce sont les responsables hiérarchiques de l’entreprise qui assument cette tâche. Si le comité décide de s’en occuper lui-même, il ne devrait confier cette tâche qu’à une ou deux personnes, en charge des ressources humaines. La direction de l’entreprise est engagée et évaluée par le comité. Il est judicieux, ici également, que l’entretien d’embauche et l’évaluation soient menés que par un ou deux membres du comité.
Si l’association est l’autorité responsable d’une entreprise, c’est la direction de cette entreprise qui est chargée de la gestion du personnel. Cependant, en sa qualité de supérieur hiérarchique et d’employeur, le comité assume la responsabilité de la direction de l’entreprise. Idéalement, la gestion du personnel est confiée à une personne des ressources humaines.
En cas de dépassement de la durée du travail normal fixée dans le contrat, on parle d’heures supplémentaires. Ces heures sont compensées par une indemnité (salaire + supplément éventuel) ou par un congé. Le supplément peut être exclu par contrat. Si une personne travaille plus que le temps de travail maximum prévu par la loi (45 ou 50 heures par semaine), on parle de temps supplémentaire. La compensation du temps supplémentaire ne peut pas être exclue par contrat.
Dès le moment où l’association dirige un bureau, une agence ou une entreprise ou si elle emploie du personnel, elle devient employeur. Le comité assume le rôle d’employeur. Il doit respecter les dispositions légales relatives au droit du travail et des assurances sociales. La gestion de personnel incombe au service des ressources humaines ou est assumée par la direction de l’entreprise ou de l’agence. Le comité reste cependant en charge du concept de gestion du personnel et de la direction et du contrôle des dirigeants.
Les collaborateurs salariés d’une association sont au bénéfice d’une formation spécialisée dans le domaine qu’ils exercent au sein de l’association. Les membres du comité, en revanche, occupent une fonction bénévole et peuvent avoir un autre parcours professionnel.
Il y a relation de travail lorsqu’une personne fournit une prestation contre rémunération et qu’elle est soumise à l’autorité de l’association ou du comité, et cela indépendamment de la durée (dès quelques heures) et de la fréquence (régulière ou sporadique) de l’engagement. On veillera alors au versement des assurances sociales et au respect des dispositions légales relatives au droit du travail, comme le délai de résiliation, le droit aux congés payés ou encore l’incapacité de travail (art. 319 ss CO). Les salaires et rémunérations doivent figurer sur un certificat de salaire. Il est important de délimiter le travail bénévole. Ce dernier est une prestation non rémunérée.
Si l’association occupe des salariés, il est judicieux de créer une unité de ressources humaines, qui est en charge des questions relatives au personnel et de la gestion de la direction de l’entreprise. Les questions liées aux ressources humaines des échelons hiérarchiques supérieurs doivent être en principe approuvées par le comité même s’il existe une direction d’entreprise: budget des emplois et profils des exigences, règlements des salaires et des promotions, mesures de qualification, dispositions relatives aux vacances et à la formation continue, remplacements, entretiens du personnel, gestion du personnel, y compris les assurances sociales. Dans le respect de ces conditions-cadres, la direction de l’entreprise peut assumer toutes les tâches de gestion relatives aux autres salariés.
Question
Nous devons engager une employée de commerce. Où pouvons-nous trouver des données fiables sur les salaires appropriés?
Réponse
La Société des employés de commerce publie une brochure informative intitulée «Recommandation salariale». Elle est disponible sur www.secsuisse.ch sous «Brochures».