Comptabilité

Les acquisitions importantes, réalisées sur plusieurs années, peuvent être «activées», ce qui signifie qu’elles n’augmentent pas les charges du compte de résultat de l’exercice mais qu’elles sont portées à l’actif du bilan. La perte de valeur de l’acquisition doit être ajustée à sa valeur effective au moyen d’un amortissement comptable. Il existe deux méthodes principales d’amortissement comptable: l’amortissement linéaire – soit un montant d’amortissement identique chaque année – ou l’amortissement sur la valeur comptable (la valeur de l’acquisition dans la comptabilité) – soit un taux d’amortissement sur la valeur comptable identique chaque année et ainsi un montant diminuant chaque année en fonction de la baisse de la valeur comptable du bien. Si l’association est soumise à l’imposition, les amortissements doivent être conformes aux prescriptions cantonales en la matière.

En vertu de la loi (art. 69a Code civil suisse), le Comité est tenu de tenir les livres de l'association. Les dispositions du droit des obligations relatives à la comptabilité commerciale et à la présentation des comptes sont applicables par analogie. Les états financiers doivent faire apparaître la situation patrimoniale, les actifs et les passifs ainsi que le résultat d’exploitation (bénéfice ou perte) de l’association pour l’année comptable. Avec la tenue d’une comptabilité en partie double, les dispositions du Code des obligations (CO) relatives à la comptabilité commerciale sont respectées. Les associations qui exercent une activité commerciale doivent s’inscrire au registre du commerce et sont tenues de tenir une comptabilité.

Il ressort des statuts, ou du moins de l’inscription au registre du commerce, que le droit de signature revient aux membres du comité. Qui dispose librement de combien d’argent et dans quelle période déterminée ou à quelles obligations doit être consigné dans un règlement interne. Les limitations appliquées à la compétence des dépenses, par la double signature ou la décision du comité, garantissent que seule la personne autorisée peut retirer de l’argent du compte.

L’association doit documenter ses activités sous la forme de documents écrits, tels que procès-verbaux, rapports annuels, justificatifs comptables ou autres documents et les archiver pour une durée minimale de dix ans.

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

Selon le genre de l’association, les dépenses pour les imprimés et les envois peuvent représenter un poste important de la comptabilité. Les petits montants doivent également être saisis et justifiés.

La comptabilité regroupe la tenue des comptes et l’établissement du bilan. Les règles concernant la tenue des comptes et sa présentation varient en fonction du genre de l’association et des dispositions statutaires.

Question

Les finances jouent un rôle mineur au sein de notre association. Nous nous faisons mutuellement confiance et le trésorier se charge d’effectuer les paiements et de comptabiliser les recettes. Sommes-nous néanmoins obligés de tenir les livres?

Réponse

Depuis 2008, la loi sur les associations stipule ceci dans l’art. 69a CC.

«La direction tient les livres de l’association. Les dispositions du code des obligations relatives à la comptabilité commerciale et à la présentation des comptes sont applicables par analogie.»

Le comité est donc obligé de tenir une comptabilité. Mais au-delà de cette obligation, il est important de régler les aspects financiers correctement et précisément, même s’il ne s’agit pas de sommes importantes. La confiance est précieuse, mais les aspects financiers peuvent toutefois facilement créer des différents. Les membres ont le droit de savoir d’où vient l’argent et comment il est dépensé et le comité devrait être en mesure de les informer en tout temps.

Des provisions peuvent être constituées pour des charges qui sont attendues et estimables mais non connues de façon précise, comme des prestations de garantie, des sinistres, des réparations ou encore des frais de justice. Trois conditions doivent être remplies : il doit s’agir de charges, sans contre-valeur et probables. Les provisions sont des fonds étrangers. Les rénovations, achats de remplacement, réorganisations, jubilés de l’association, projets futurs, formation continue, etc. ne sont pas des provisions, mais des réserves. Il est possible de constituer des réserves internes pour des jubilés, des acquisitions, des mesures d’aménagement, etc. ou encore des réserves pour des prestations à des tiers, comme les dons alloués à des projets. Les réserves sont des fonds propres.

Question

Notre association a été fondée en juillet l’année dernière. Est-ce exact que nous ne devons établir nos comptes annuels et notre déclaration d’impôt qu’à la fin de l’année en cours?

Réponse

Vous pouvez clôturer les comptes de l’association conformément à ce qui est prévu dans les statuts. L’année fiscale correspond cependant à l’année calendaire. Si votre association a généré, au cours de cette première partie d’année associative, un bénéfice qui dépasse le plafond d’exonération, vous devez remplir une déclaration d’impôt. Dans les cantons de Berne et de Lucerne, l’association doit être déclarée auprès du service des contributions.

Question

Comment pouvons-nous établir des factures avec des codes QR?

Réponse

La plupart des prestataires de programmes de comptabilité qui proposent l’établissement de factures ont modifié leur logiciel de sorte à permettre la création de factures avec code QR. Dans certains cas, l’installation d’une nouvelle version du programme est nécessaire.

Pour les associations qui travaillent sans logiciel spécialisé et ont utilisé jusqu’à présent le bulletin de versement rouge de la Poste, la marche à suivre est la suivante:

• Établissement des factures avec code QR via le générateur de QR-facture:
  1.    Chargez le générateur de QR-facture en cliquant sur le lien *1 https://www.postfinance.ch/fr/assistance/services/outils-calculateurs/qr-generator.html.
  2.    Saisissez les données du bénéficiaire du paiement (donc de l’association elle-même), y compris son numéro IBAN.
  3.    Saisissez les informations de paiement (montant et éventuellement message, p. ex. «Cotisation membre» – ce champ peut aussi être laissé vierge).
  4.    Saisissez les données du payeur (surtout en cas de factures individuelles – ce champ peut aussi être laissé vierge). 
  5.    Générez la facture au format PDF. Ce fichier peut être imprimé (du papier perforé peut être commandé en imprimerie ou sous le lien postshop https://shop.post.ch/shop/fr/papeterie/produits-papier/papier/buroline-bulletin-de-vers-qr-facture/p/551402). 
  6.    Pour les bulletins de versement sans montant (p. ex. dans le cas de dons), une QR-facture peut être créée avec le générateur, qui sera imprimée en de multiples exemplaires (sur l’imprimante de l’association ou dans une imprimerie). La personne effectuant le paiement ajoutera le montant et l’expéditeur sur le bulletin de versement. 

*1 D’autres outils encore permettent de créer des QR-factures, p. ex.: https://qr-rechnung.net/#/

Question

Un membre désire avoir un droit de regard complet sur la comptabilité de l’association (bilans et comptes annuels) des cinq dernières années pour effectuer un contrôle. Ce membre n’est pas au comité et n’a donc pas d’accès direct à la comptabilité. Sommes-nous autorisés à lui interdire cet accès? Ou est-ce que tout membre d’une association a, de façon générale, le droit de contrôler ou du moins d’accéder à la totalité des comptes?

Réponse

La disposition de l’art. 802 al. 2 CO concerne également les associations:
«Lorsqu’une société n’a pas d’organe de révision, chaque associé peut consulter les livres et les dossiers sans restriction. Lorsqu’elle a un organe de révision, le droit de consulter les livres et les dossiers n’est accordé que dans la mesure où un intérêt légitime est rendu vraisemblable.»

Si votre association dispose d’un organe de révision (un réviseur ou une réviseuse), le membre concerné doit justifier de son intérêt à accéder au compte. Un besoin général de contrôler ou la méfiance ne constituent pas des raisons recevables.

L’assemblée générale ainsi que chacun de ses membres justifiant d’un intérêt légitime (par exemple pour déterminer si une requête doit être soumise à l’assemblée générale ou pour avoir accès à la liste des membres pour l’éventuelle convocation à une assemblée générale extraordinaire) ont un droit opposable sur la conduite de l’association. L’association a elle aussi un intérêt à préserver la confidentialité et doit respecter les conditions de protection des données, ce qui peut avoir comme conséquence que le membre n’a accès que partiellement ou pas du tout à l’information.

Il existe de nombreux logiciels qui facilitent les tâches administratives et organisationnelles de l’association. Que ce soit des programmes de gestion simplifiée des salaires, des systèmes de gestion d’adresses ou encore des logiciels spécifiques aux associations, l’offre est considérable. Il est donc important de trouver la solution la mieux adaptée aux besoins de votre association. En raison de la diversité des besoins et de l’étendue et l’extrême dynamisme du marché du logiciel, nous ne sommes pas en mesure, à vitamine B, de vous fournir des recommandations, des résultats de tests ou des retours d’expérience. Nous avons néanmoins établi une liste de liens d’entreprises prestataires que vous pouvez obtenir en nous adressant un email.

Question

Notre association travaille avec des bénévoles dans toute la Suisse qui nous facturent les frais de déplacement en lien avec l’association. Pour simplifier le remboursement, le mieux serait qu’ils envoient leurs billets par e-mail. Faut-il conserver les quittances (titres de transport, etc.) originales ou est-il permis de scanner les originaux (p. ex. un billet de train) et de les conserver sous forme de PDF?

Réponse

Les documents professionnels doivent être conservés 10 ans. Les quittances en font partie. En principe, une quittance électronique est valable. Elle doit toutefois être lisible pendant 10 ans. Comme nous ne savons pas exactement comment nous lirons une quittance électronique dans 10 ans, les archives se font sous forme imprimée. Les quittances originales peuvent donc être scannées, envoyées à l’association, mais celle-ci doit les conserver sous forme imprimée pendant 10 ans.

vitamine B, au service des associations

Les documents les plus importants sont soigneusement et systématiquement conservés dans les archives de l’association, afin qu’ils soient accessibles aux générations futures. En plus des procès-verbaux et des rapports annuels, d’autres documents, tels que photos, extraits de journaux et rapports personnels, peuvent documenter l’histoire de l’association et le travail bénévole fourni. Certaines communes sont disposées à conserver les archives des associations. Ces archives revêtent une importance particulière lors de jubilés.

L’association doit documenter ses activités sous la forme de documents écrits, tels que procès-verbaux, rapports annuels, justificatifs comptables ou autres documents et les archiver pour une durée minimale de dix ans.

Selon le genre de l’association, les dépenses pour les imprimés et les envois peuvent représenter un poste important de la comptabilité. Les petits montants doivent également être saisis et justifiés.

Les membres de comité et autres membres qui assument certaines tâches pour l’association ont droit au remboursement des dépenses qui y sont liées, comme par exemple les frais de port, les déplacements, les repas pris à l’extérieur, l’hébergement, l’achat de matériel ou l’utilisation de l’infrastructure personnelle (PC, imprimante ou téléphone). Les détails du calcul des frais et des justificatifs à fournir doivent figurer dans le règlement de remboursement des frais. Si l’on prévoit un remboursement forfaitaire, il est nécessaire de rédiger un règlement de remboursements des frais. Ce règlement doit être approuvé par les autorités fiscales - voir l'outil de travail «Frais, règlement de remboursement des frais, indemnisations». Pour une certification ZEWO, il est impératif que l’association respecte les directives définies par la fondation en matière d’indemnisation des frais.

Le plan comptable est le résultat des comptes de l’association. Les associations jouissent d’une certaine liberté dans le choix de leur plan comptable. Elles peuvent, en effet, choisir leurs comptes en fonction de leurs besoins. L’essentiel étant que les membres et le comité sachent d’où vient l’argent, à quelles fins il a été utilisé et quelle est la situation financière. Les comptes du bilan, à savoir les actifs et les passifs, correspondent aux aux dettes et biens effectifs de l’association. Concrètement, cela signifie que si une association a un compte bancaire, elle doit tenir un compte « Banque » ou si elle a contracté un emprunt, elle est tenue d’inclure ce compte dans son plan comptable. En ce qui concerne le compte de résultats, à savoir les profits et les pertes, l’association est libre de choisir les comptes qu’elle souhaite tenir. Le comité doit déterminer ce qu’il souhaite faire ressortir de la comptabilité. Ici, il est de mise de respecter une certaine proportionnalité : pour qu’un résultat soit pertinent, les montants des différentes positions ne doivent être ni trop importants ni trop faibles (tenir un compte qui résulte sur un solde de Fr. 15.20 n’a aucun sens). En principe, il est recommandé de limiter le nombre de comptes du compte de résultats, afin d’éviter les erreurs de comptabilisation, plus précisément pour éviter que les mêmes évènements soient comptabilisés sur différents comptes, ce qui fausse le résultat. Il existe divers programmes de comptabilité adaptés aux besoins des associations.

Si l’association connaît des difficultés financières faute de moyens, que les dépenses budgétées sont plus importantes que les recettes escomptées et qu’aucun autre moyen n’est disponible, elle doit être assainie. Il est alors nécessaire d’adapter le budget et/ou de dégager d’autres ressources. L’assainissement peut se faire soit par des mesures d’économie soit par l’apport de moyens supplémentaires.

Si une association devient insolvable parce qu’elle ne peut plus régler ses factures, cela peut la mener à la faillite. La procédure de faillite peut être engagée par le juge sur la demande des créanciers ou sur celle de l’association elle-même (déclaration d’insolvabilité). Conformément à la loi, une association en cessation de paiement doit être dissolue.

Si l’association ne peut pas faire face à ses obligations financières, elle est alors insolvable. Selon la loi, cela conduit à sa dissolution. L’association doit éventuellement déposer le bilan ou entamer une procédure de succession.

Les statuts peuvent exiger des membres qu’ils versent à l’association un montant supplémentaire à la cotisation afin de palier à une éventuelle insuffisance de fonds en cas d’endettement de l’association. La plupart des statuts excluent explicitement cette obligation. Selon la loi, l’obligation de versement complémentaire n’existe plus depuis juin 2005 mais selon les besoins, elle peut encore figurer dans les statuts.

Si l’association n’est plus en mesure de faire face à ses obligations financières ou à couvrir ses frais avec ses propres moyens, elle est en surendettement. Si elle devient insolvable, cela peut mener à sa liquidation ou à sa mise en faillite. Dans les deux cas, cela aura pour conséquence la dissolution de l’association.