Protection des données

Les dispositions sur la protection des données s’appliquent également aux associations. Les données personnelles des membres (adresses et autres notes individuelles) peuvent être recueillies seulement si elles servent la poursuite du but de l’association. Elles ne peuvent être transmises à des tiers qu’avec le consentement préalable des membres concernés. Chaque membre possède par ailleurs un droit d’information sur l’utilisation de ses données personnelles par l’association.

Toutes les notes, les adresses, les fichiers, les données informatiques et les dossiers, photos incluses, relatifs aux membres et qui contiennent des informations les concernant, sont des données. Elles sont protégées et ne peuvent pas être transmises à des tiers sans l’autorisation des personnes concernées (protection des données).

L’association établit une liste ou un fichier de ses membres où elle note les informations les plus importantes sur chacun de ses membres (fichier des membres).

Les dispositions sur la protection des données s’appliquent également aux associations. Les données personnelles des membres (adresses et autres notes individuelles) peuvent être recueillies seulement si elles servent la poursuite du but de l’association. Elles ne peuvent être transmises à des tiers qu’avec le consentement préalable des membres concernés. Chaque membre possède par ailleurs un droit d’information sur l’utilisation de ses données personnelles par l’association.

Question

Lors d’une votation par écrit, peut-on exiger que les membres indiquent leurs prénom, nom et apposent leur signature?

Réponse

Vous devez garantir que seules les personnes autorisées participent à la votation ou à l’élection. Il est donc important de pouvoir identifier les votant-es. Lors du décompte des voix, il est possible de demander à une personne indépendante de se charger du décompte et les résultats sont saisis sans indiquer les noms. Pour garantir l’anonymat des voix, il faudrait joindre au courrier une carte de vote à renvoyer avec le bulletin de vote ou d’élection (comme lors de votations politiques). Je ne vous conseille toutefois cette solution est qu’en cas de votation très controversée.

L’assemblée générale ainsi que chacun de ses membres justifiant d’un intérêt légitime (par exemple pour déterminer si une requête doit être soumise à l’assemblée générale ou pour avoir accès à la liste des membres pour l’éventuelle convocation à une assemblée générale extraordinaire) ont un droit opposable sur la conduite de l’association. L’association a elle aussi un intérêt à préserver la confidentialité et doit respecter les conditions de protection des données, ce qui peut avoir comme conséquence que le membre n’a accès que partiellement ou pas du tout à l’information.

Les dispositions sur la protection des données s’appliquent également aux associations. Les données personnelles des membres (adresses et autres notes individuelles) peuvent être recueillies seulement si elles servent la poursuite du but de l’association. Elles ne peuvent être transmises à des tiers qu’avec le consentement préalable des membres concernés. Chaque membre possède par ailleurs un droit d’information sur l’utilisation de ses données personnelles par l’association.

Le droit d’auteur entre en vigueur automatiquement à la création de l’œuvre, p. ex. au moment où quelque chose est photographié, peint, rédigé ou composé. Il n’existe pas de registre. La protection est également garantie sans l’apposition du symbole ©. L’autrice ou l’auteur est la personne (physique) qui a créé l’œuvre («principe du créateur»). Pour être considérée comme une «œuvre» au sens de l’art. 2 de la LDA et bénéficier ainsi de la protection du droit d’auteur, l’œuvre doit: 1. être une création de l’esprit; 2. avoir un caractère individuel; 3. appartenir au domaine de la littérature, de l’art ou des programmes d’ordinateur (logiciels). Le site Internet d’une association peut également être protégé par le droit d’auteur (graphisme, code, textes, photos). La révision du droit d’auteur apporte un complément important à l’art. 2 al. 3bis: les productions photographiques sont considérées comme des œuvres même si elles sont dépourvues de caractère individuel. Cela signifie que depuis le 1er avril 2020, toutes les images sont protégées, même celles qui ne satisfont pas aux exigences d’une œuvre selon l’art. 2 al. 1 de la LDA. c.-à-d. les images de photographes amateurs!

Le droit à l’image permet à toute personne de décider si une image la représentant peut être publiée et si oui, où et sous quelles conditions elle peut être publiée en version imprimée ou en ligne. Le consentement de la personne représentée est donc nécessaire, p. ex. via une déclaration de renonciation au droit à l’image. D’où l’importance d’un règlement complémentaire relatif au contenu des images, et plus précisément au droit à l’image des personnes représentées, et de l’utilisation de ce matériel par l’association.

La déclaration de renonciation au droit à l’image est une cession écrite, généralement signée par la personne représentée sur l’image, qui autorise la/le photographe ou l’association à publier l’image en question.

Question

Sur notre site Internet, nous avons publié des photos que nous avons trouvées sur Google. Nous avons reçu un avertissement de la part d’un cabinet d’avocats en Allemagne. Devons-nous le prendre au sérieux?

Réponse

En raison de l’utilisation non autorisée d’images, les sites Internet suisses sont souvent accusés de violation présumée du droit d’auteur. Il résulte de nombreux avertissements suite à l’utilisation de ce type d’images sur des sites Internet suisses. Ils viennent notamment d’Allemagne où s’est mise en place une véritable «industrie de l’avertissement». Des cas typiques sont le «vol d’images» sur Google ou Wikipédia, les infractions touchant aux conditions de licence lors d’images «gratuites» ou «sans licence» ainsi que la publication sur Internet de présentations ou de brochures de l’association contenant des photos.

Il est souvent discutable si les images faisant l’objet d’un avertissement sont protégées par le droit d’auteur en Suisse. L’absence de protection en Suisse ne signifie toutefois pas qu’il n’est pas possible de recevoir des avertissements venant d’Allemagne. En cas de doute, un tribunal devrait trancher. C’est pourquoi il convient de vérifier minutieusement la façon de réagir correctement à un tel avertissement.

En réagissant de façon erronée, on risque d’aggraver sa situation. Dans (presque) tous les cas, placer ces avertissements sur la pile de papier à recycler n’est pas une réaction adéquate. Ces avertissements ne se laissent généralement pas régler par une lettre d’excuses adressée à l’avocat de la partie adverse et l’injurier ne constitue évidemment pas une meilleure option.

Recommandations de Me Martin Steiger en matière de réaction appropriée face à un avertissement.

Question

Notre association a désormais sa propre page Facebook. Pour rendre la page plus attrayante, nous désirons placer en ligne des photos de nos activités. Il arrive que certaines personnes y soient aisément reconnaissables. Faut-il leur demander leur autorisation? Les photos sur notre page Facebook ne sont visibles que par nos «amis».

Réponse

Les photos comptent parmi les données personnelles les plus sensibles et ne peuvent être publiées qu’avec l’accord des personnes concernées. Même s’il y est possible de limiter l’accès à certains contenus, Facebook reste un média public dont l’un des principaux attraits consiste à montrer toujours plus de contenu à toujours plus de monde. Une association a par ailleurs intérêt à avoir autant «d’amis» que possible.

C’est pourquoi je recommande de ne pas publier de photos sans l’accord des personnes représentées. La demande de consentement aux membres constitue par ailleurs l’occasion de les contacter.

En général, il est recommandé d’utiliser des prises de vue sur lesquelles les personnes ne sont reconnaissables que partiellement ou au milieu d’une foule. Le nom des personnes figurant sur les photos ne doit être mentionné nulle part. Les photos ne doivent pas porter atteinte à la personnalité, ni permettre de tirer des conclusions quant aux croyances religieuses, sympathies politiques, consommation de drogues ni montrer des actions criminelles, documenter le recours à l’aide sociale, etc.

Les images doivent par ailleurs être retirées immédiatement à la demande des personnes qui y sont représentées.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Un règlement relatif aux personnes représentées règle l’utilisation d’images sur lesquelles des membres de l’association sont visibles ainsi que l’utilisation de ce matériel par l’association.

Il est conseillé de définir dans deux règlements distincts d’une part les droits d’utilisation de l’association liés au matériel soumis au droit d’auteur et, d’autre part, le droit à l’image des membres. L’élaboration de ce type de règlement est en général du ressort du comité, à condition que ceci soit prévu par les statuts. Le règlement pour les photographes règle les droits d’utilisation, par l’association, du matériel protégé par le droit d’auteur et produit par les membres (p. ex. photos, clips vidéo, illustrations, etc.).