Documents de constitution
Pour créer une association, il est nécessaire d’organiser une assemblée constitutive. Les participants (membres fondateurs) expriment leur volonté de créer une association et approuvent les statuts formulés par écrit. Les statuts font figurer le but, les ressources financières et l’organisation de l’association.
Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive entérine la personnalité juridique de l’association, soit en tant que personne morale. L’association obtient sa capacité d’action dès la désignation de ses organes, à savoir dès la nomination du comité.
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur les aspects importants de ce sous-thème.
L’association existe juridiquement dès qu’un groupe déterminé de personnes choisit la forme de son association dans la perspective d’atteindre un but idéal. Il faut pour cela que ce groupement exprime sa volonté d’être organisé corporativement (acte de constitution, membres constitutifs). L’acte juridique de fondation est constitué lors de l’assemblée constitutive, de l’expression de cette volonté et de l’approbation de statuts écrits qui définissent le but, les moyens financiers et l’organisation de l’association. Il suffit de deux personnes pour constituer une association. Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive entérine la personnalité juridique de l’association. L’association obtient sa capacité d’action dès la désignation de ses organes, c’est-à-dire dès la nomination du comité. Une association peut également n’être constituée que du comité. Les statuts peuvent aussi prévoir un nombre minimum de membres. Une association n’est soumise à l’obligation de l’inscription au registre du commerce que dans le cas où elle exerce une activité dite commerciale.
Question
Combien de membres fondateurs faut-il pour créer une association? Puis-je créer une association en tant que personne individuelle?
Réponse
Conformément à l’art. 60 CC (Code civil suisse), les associations sont «organisées corporativement». Une personne seule ne peut pas créer une association, car elle ne peut pas s’associer à elle-même. Deux personnes constituent donc le minimum absolu.
Nous vous déconseillons toutefois de fonder une association avec seulement deux personnes. Il y a souvent des décisions à prendre, dès la création. Dans des situations bloquées, deux personnes ne peuvent pas prendre de décision. Le terme même «d’association» implique qu’il s’agit d’un groupe et qu’une personne seule ne peut pas former une association.
Le procès-verbal de constitution donne des renseignements sur les personnes présentes à l’assemblée constitutive et sur l’acte de constitution, à savoir la décision commune de fonder une association. Il confirme l’adoption des statuts et la nomination du comité (et éventuellement de l’organe de révision). Les statuts doivent être signés si l’on prévoit une inscription au registre du commerce. On fait figurer dans le procès-verbal de constitution les noms des membres constitutifs et on le fait signer par la personne qui l’a rédigé ou par le président ou la présidente.
Les statuts peuvent prévoir que le comité ne soit pas élu par l’assemblée générale mais par un autre organe, par exemple par le comité lui-même. Lorsque le comité nomme lui-même ses nouveaux membres, on parle alors de cooptation.
Question
Un membre du comité de notre association a annoncé sa démission pour cause de déménagement dans une autre région. Son mandat de quatre ans prendra toutefois fin dans plus d’une année et demie. Cette personne est-elle autorisée à démissionner? Jusqu’à la prochaine assemblée générale, le comité est-il autorisé à mandater une remplaçante ou un remplaçant pour garantir le bon fonctionnement du comité?
Réponse
Il arrive fréquemment qu’un membre du comité ne puisse/veuille pas achever son mandat. Les membres du comité bénéficient également du droit de désistement. Si la démission coïncide avec la fin de l’année associative, des élections partielles se déroulent en principe lors de la prochaine assemblée générale.
Si un membre démissionne au cours de l’exercice et que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du comité, il est possible d’attendre la prochaine assemblée générale. En revanche, si le comité est tributaire d’un remplacement rapide pour poursuivre son travail, il est avantageux que les statuts permettent une «cooptation». Le comité est alors autorisé à procéder lui-même à une élection complémentaire. L’article correspondant est p. ex. formulé comme suit: «Si une vacance survient au cours de l’exercice, le comité peut nommer un remplacement jusqu’à ce que cette personne soit confirmée par l’assemblée générale.» Si les statuts de l’association ne prévoient pas cette possibilité, le comité peut demander des élections dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ou essayer de remplir ses fonctions sans remplacer le membre sortant. Quelle que soit la situation, la responsabilité de la bonne transmission des fonctions incombe au membre sortant.
Question
Nos statuts stipulent que la convocation à l’assemblée générale doit revêtir la forme écrite. Pouvons-nous envoyer la convocation par e-mail?
Réponse
Conformément à l’art. 64 CC, les statuts et/ou une pratique particulière règlent la convocation à l’assemblée générale. Si la convocation était envoyée par courrier par le passé, le passage à une convocation par e-mail peut être contesté si certains membres ne la reçoivent pas. Il est déterminant que toutes les personnes convoquées aient pu prendre connaissance de la convocation assez tôt pour pouvoir y participer.
Il est donc recommandé de stipuler dans les statuts la forme exacte de la convocation. Différents types de convocation sont imaginables: par courrier, e-mail, affichage sur le tableau de l’association, publication dans un journal ou dans l’organe de l’association, etc.
La loi ne définit pas de format spécifique pour déposer une proposition, ni pour convoquer une assemblée générale extraordinaire. Sauf mention contraire dans les statuts, les propositions peuvent donc être déposées par e-mail, téléphone, etc.
Question
Notre comité travaille beaucoup et sans être rémunéré. Sommes-nous autorisés à dispenser certains membres du comité de la cotisation annuelle?
Réponse
En principe, tous les membres d’une association ont les mêmes droits et les mêmes devoirs, cela concerne également le paiement de la cotisation. Une exception est uniquement possible si elle est prévue par les statuts. Par exemple: «Les membres d’honneur et les membres du comité sont dispensés de la cotisation annuelle.»
Question
Je souhaite créer une association en Suisse avec des personnes domiciliées à l’étranger. Est-ce que ces personnes peuvent faire partie des membres fondateurs et être élues à la tête de certaines fonctions?
Réponse
Les personnes résidant à l’étranger peuvent être membres fondateurs, membres de comité et/ou futurs membres d’une association ayant son siège en Suisse. Une association domiciliée en Suisse est soumise aux art. 60 et suivants du CC, et peut être créée en tant que telle si elle a un lien avec la Suisse: zone d’action (également) en Suisse, ouverte (également) aux membres suisses. S’il s’agit d’une association active au niveau international, il est souhaitable qu’un membre de comité au moins soit domicilié en Suisse.
Lorsqu’une association suisse a des membres de comité résidant à l’étranger, elle doit veiller à ce qu’ils puissent exercer leurs droits et remplir leurs obligations. Il est possible d’organiser les séances de comité et l’assemblée générale par vidéoconférence (par exemple via Skype) à condition que tous les membres soient informés à temps, que les documents et les données d’accès soient envoyés à temps, etc. Il est impératif que les statuts de l’association prévoient cette option.
Les statuts peuvent exiger des membres qu’ils versent à l’association un montant supplémentaire à la cotisation afin de palier à une éventuelle insuffisance de fonds en cas d’endettement de l’association. La plupart des statuts excluent explicitement cette obligation. Selon la loi, l’obligation de versement complémentaire n’existe plus depuis juin 2005 mais selon les besoins, elle peut encore figurer dans les statuts.
Lors de l’assemblée générale ou des séances de comité, certaines affaires ne sont soumises aux membres uniquement pour qu’ils en prennent connaissance. Il suffit alors d’en être informé. Les discussions ou décisions (votes) éventuelles ont lieu plus tard, lors de prochaines réunions. Exemple: selon les statuts, l’assemblée peut soit s’en tenir à la prise de connaissance du budget ou alors voter son approbation ou son rejet.
Certains statuts prévoient l’obligation pour les membres de prendre en charge certaines fonctions au sein de l’association.
Question
Nous créons une association qui désire promouvoir un nouveau sport dans la commune. Sommes-nous autorisés à stipuler dans les statuts qu’en cas de dissolution de l’association, le produit de liquidation sera géré par la commune? (Au cas où une nouvelle association avec des buts identiques serait fondée.) Faut-il stipuler dans l’article relatif à la dissolution que les documents de l’association seront archivés auprès de la commune?
Réponse
En principe, les statuts ne devraient mentionner aucune directive relative à des tiers, sauf accord explicite de ces derniers. Cela signifie concrètement que l’association doit demander à la commune si elle serait d’accord de gérer l’argent et d’archiver les documents de l’association.
Par représentation, on admet généralement l’acte juridiquement contraignant effectué par un tiers pour quelqu’un. Pour autant que les statuts l’autorisent, un membre peut se faire représenter à l’assemblée générale. Le comité peut adopter des dispositions concernant le pouvoir de représentation. Toutefois, la règle suivante est appliquée: seuls les membres présents peuvent participer au vote. Il est important également, lors de la répartition des tâches au sein du comité, de prévoir une représentation pour chaque ressort, de façon à ce que le comité puisse assumer l’ensemble de ses tâches même lors d’absences prolongées. Cependant, en sa qualité d’organe, le comité agit pour le compte de l’association. Les actes qu’il souscrit en son nom engagent juridiquement l’association. Le comité est en charge de la gestion des affaires, qu’il peut déléguer, par exemple à son bureau externe. Ce dernier agit alors au nom et à la place du comité en faveur de l’association. Les actes qu’il souscrit engagent juridiquement l’association, ce qui signifie qu’il en assume l’entière responsabilité. Chaque membre du comité est habilité à agir dans l’intérêt de l’association envers l’extérieur et à prendre des engagements en son nom. Si l’association veut l’en empêcher, elle doit se conformer à l’inscription figurant au registre du commerce concernant le pouvoir de représentation.
Question
Une association est-elle autorisée à ne pas prélever de cotisations?
Réponse
Oui, une association ne doit pas obligatoirement facturer des cotisations. Conformément à l’art. 71 CC, elle peut exiger des cotisations uniquement si cela est prévu par les statuts. Les statuts peuvent mentionner un montant minimal, maximal ou une fourchette. Depuis que la loi exclut toute responsabilité des membres, il n’est plus nécessaire de fixer le montant des cotisations dans les statuts.
Il n’est pas recommandé d’indiquer un montant fixe dans les statuts, car chaque adaptation entraînerait un changement de ces derniers.
Question
Nous aimerions introduire dans les statuts la possibilité du vote par écrit au lieu d’une assemblée générale. À quoi devons penser?
Réponse
L’art. 66 al. 2 CC stipule: «La proposition à laquelle tous les sociétaires ont adhéré par écrit équivaut à une décision de l’assemblée générale.» Cela implique toutefois que tous les membres participent au vote par écrit et approuvent la proposition.
La possibilité d’une prise de décision par écrit peut néanmoins être ajoutée aux statuts. Cela pourrait p. ex. être formulé comme suit: «La prise de décision par voie de circulaire (courrier, e-mail, plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels dûment justifiés).»
Les prises de décision par écrit présentent toutefois des inconvénients non négligeables: contrairement aux réunions physiques, elles ne permettent pas de discussions. Les propositions relatives aux points à l’ordre du jour (demande de modification ou contre-proposition) ainsi que des recommandations de vote supplémentaires doivent donc être déposées à l’avance. C’est pourquoi nous déconseillons de remplacer, d’une façon générale, les assemblées physiques par le vote par écrit.
Si une association opte néanmoins pour la prise de décision par écrit, il est important de respecter les dispositions statutaires: délai d’envoi de la convocation, quorum de présence / de participation, majorités nécessaires. L’association doit par ailleurs s’assurer que le membre vote lui-même une seule fois, p. ex. en signant un bulletin de vote. Les résultats du vote par écrit doivent être communiqués brièvement dans un procès-verbal, y compris le nombre de votes reçus et le détail des voix (pour/contre/abstentions). Un autre point important est la garantie de la protection des données.
L’association est un groupement de personnes. L’affiliation est la relation juridique qui unit le membre à l’association. Selon les statuts, la qualité de membre s’obtient après décision d’adhésion prise en assemblée générale ou au comité. Les membres ont des droits et des devoirs. Ils peuvent sortir de l’association mais doivent respecter le délai prévu par les statuts. En l’absence de disposition statutaire, un délai légal de six mois à la fin de l’année d’exercice ou de l’année civile s’applique.
Si l’association poursuit un but illégal ou immoral, elle doit, selon la loi, être dissolue. Indépendamment de la définition du but figurant dans les statuts, c’est le fonctionnement de ses organes dans les faits qui fait foi. Est considéré comme immoral tout fonctionnement contraire aux bonnes mœurs et à la conception morale en vigueur. Il peut s’agir d’une secte, par exemple, qui restreint la liberté individuelle, ou d’une organisation dont le but est le blanchiment de pots-de-vin.
La capacité d’exercice des droits civils est l’aptitude à assumer et à exercer des droits et devoirs. Dans le cas de l’association, c’est le comité qui les exerce. Pour l’association, l’élection d’un comité est la condition préalable à l’exercice de ses droits et devoirs.
Il est important d’opter pour une forme juridique adaptée au projet. L’association, la fondation ou encore la société simple sont les formes qui conviennent le mieux aux projets dont le but est idéal et non lucratif. Pour les projets commerciaux, les formes les mieux adaptées sont la société à responsabilité limitée, la société anonyme, la société coopérative ou encore l’entreprise individuelle.
Le groupe cible d’une association définit soit les personnes à qui ses activités s’adressent, soit les personnes qui soutiennent ses objectifs. Il est judicieux de bien connaître les groupes cibles, afin de faire correspondre l’offre à la demande.
La prise de position et son expression sont des droits fondamentaux qui s’appliquent également aux associations. Elles ne peuvent pas être limitées, mais elles peuvent être organisées. La personne qui veut s’exprimer sur une question portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale doit respecter l’organisation des débats.
L’année associative est également désignée sous les termes d’«exercice» ou d’«exercice comptable». En général, elle correspond à l’année civile, ce qui présente beaucoup d’avantages. Mais elle peut aussi débuter et se terminer à une autre date. Elle doit toutefois couvrir une période de douze mois. L’année associative s’organise autour de l’assemblée générale. Dans cette perspective, il faut faire état des projets d’avenir et revenir sur les activités et résultats de l’année écoulée.
Comme dans d’autres domaines, il existe également au sein des associations, une sorte de droit d’usage. Lorsque certaines choses sont faites depuis longtemps d’une certaine façon, sans que ces procédures figurent dans les statuts, on parle d’observance, terme équivalent à «pratique» ou à «usage».
Si une association désire ouvrir un compte de caisse à son nom, elle doit faire une demande auprès de la poste ou auprès d’une banque en remplissant le formulaire adéquat, auquel elle joint le procès-verbal de l’assemblée constitutive, les statuts et le nom des personnes au bénéfice du droit de signature.
Question
Nous venons de fonder une association de loisirs. Les statuts de cette nouvelle association ont déjà été établis. Où faut-il annoncer une association à but non lucratif?
Réponse
En principe, il n’y a pas d’inscription obligatoire pour les associations en Suisse. Une association est légitime dès qu’elle dispose de statuts écrits et qu’il existe un protocole de création.
Certains cantons exigent que les associations s’annoncent auprès de l’administration fiscale (indépendamment du fait qu’elles doivent payer des impôts ou soient exemptées en raison du seuil d’imposition). Il s’agit actuellement des cantons de Berne et de Lucerne. Informez-vous sur le site Internet de votre administration fiscale cantonale.
Une association est également libre de se faire inscrire au registre du commerce cantonal. L’inscription est en revanche obligatoire si l’association exploite, dans le cadre de son but social, une entreprise gérée selon l’usage commercial ou si elle est soumise à une révision. Pour communiquer son offre à de potentiels utilisateur-trices, l’association devrait informer la commune et les services régionaux concernés.
L’association acquiert la personnalité juridique dès lors qu’elle est fondée conformément aux exigences légales, c’est-à-dire dès que l’assemblée constitutive a été menée, et les statuts, rédigés par écrit, adoptés. L’association devient ainsi une personne morale et peut prévoir des droits et des obligations. Sa capacité d’action devient effective dès lors que ses organes ont été constitués. La fin de la personnalité morale n’intervient qu’à l’achèvement de la phase de liquidation.
La personne morale est une formation juridique, une corporation. Elle peut prévoir des droits et des obligations comme une personne physique et agit par l’intermédiaire de ses organes. Si l’association est fondée conformément aux exigences légales, c’est-à-dire avec assemblée constitutive et statuts, elle acquiert la personne morale et agit par l’intermédiaire de ses organes, l’assemblée générale et le comité.
Le plan directeur décrit les valeurs auxquelles une organisation est attachée. Il sert d’orientation à l’interne comme à l’externe et répond aux questions suivantes: qui sommes-nous, que faisons-nous, pourquoi le faisons-nous et comment le faisons-nous? Le processus commun d’élaboration du plan directeur est au moins aussi important que le document final. C’est surtout de ce travail que l’organisation peut tirer de réels avantages.
La relation entre l’association et ses membres est un rapport de droit, au même titre que la relation entre les membres du comité et l’association. Le rapport de droit définit la relation de droit entre les personnes concernées, il est établi en fonction de ce qui est prévu par la loi et par les statuts.
Au contraire de la France, de l’Allemagne ou de l’Autriche, la Confédération ne tient aucun répertoire national des associations. Beaucoup de communes publient sur leur site web une liste de leurs associations.
Les associations dépendent des relations humaines. Dans les associations, c’est l’humain qui est au centre et non le capital, comme c’est le cas dans les fondations et les sociétés anonymes.
Le siège de l’association est pour ainsi dire son domicile. Le siège est toujours une commune politique. Il peut être choisi librement et figure habituellement dans les statuts. Si les statuts ne le prévoient pas, le siège de l’association se trouve à son siège administratif. Selon les statuts, le siège peut également être rattaché au domicile du président, de la présidente ou au siège du bureau externe et ainsi suivre les changements de la présidence ou du bureau. On parle alors de siège itinérant. Le for juridique ainsi que le siège fiscal se trouvent au siège de l’association. Si l’association doit ou désire s’inscrire au registre du commerce, elle le fait dans la localité où elle a établi son siège ou auprès de l’office compétent. L’adresse de l’association (domicile légal) peut être différente de celle de son siège.
Si une procédure juridique est engagée contre l’association, le tribunal compétent est celui du domicile de l’association.
Question
Trois de nos membres fondateurs ont quitté le comité dans l’intention de créer une nouvelle association. Ils revendiquent le droit d’utiliser le logo qu’ils avaient créé au moment de fonder notre association pour leur nouveau groupement. Les membres fondateurs ont-ils le droit de «transférer» le nom et le logo d’une association existante sur une nouvelle entité?
Réponse
Une association est considérée comme une personne morale (juridique). En tant que telle, elle peut effectuer des actions légales, p. ex. être propriétaire de biens, de valeurs réelles, etc. Ces valeurs et ces biens n’appartiennent pas à des individus, mais à l’association en tant que telle. Les membres fondateurs ne constituent pas une exception à cette règle.
Le logo appartient donc clairement à l’association pour laquelle il a été créé à l’origine. Sauf bien entendu si un autre accord a été passé.
Question
Je souhaite créer une association en Suisse avec des personnes domiciliées à l’étranger. Est-ce que ces personnes peuvent faire partie des membres fondateurs et être élues à la tête de certaines fonctions?
Réponse
Les personnes résidant à l’étranger peuvent être membres fondateurs, membres de comité et/ou futurs membres d’une association ayant son siège en Suisse. Une association domiciliée en Suisse est soumise aux art. 60 et suivants du CC, et peut être créée en tant que telle si elle a un lien avec la Suisse: zone d’action (également) en Suisse, ouverte (également) aux membres suisses. S’il s’agit d’une association active au niveau international, il est souhaitable qu’un membre de comité au moins soit domicilié en Suisse.
Lorsqu’une association suisse a des membres de comité résidant à l’étranger, elle doit veiller à ce qu’ils puissent exercer leurs droits et remplir leurs obligations. Il est possible d’organiser les séances de comité et l’assemblée générale par vidéoconférence (par exemple via Skype) à condition que tous les membres soient informés à temps, que les documents et les données d’accès soient envoyés à temps, etc. Il est impératif que les statuts de l’association prévoient cette option.
Question
Combien de membres fondateurs faut-il pour créer une association? Puis-je créer une association en tant que personne individuelle?
Réponse
Conformément à l’art. 60 CC (Code civil suisse), les associations sont «organisées corporativement». Une personne seule ne peut pas créer une association, car elle ne peut pas s’associer à elle-même. Deux personnes constituent donc le minimum absolu.
Nous vous déconseillons toutefois de fonder une association avec seulement deux personnes. Il y a souvent des décisions à prendre, dès la création. Dans des situations bloquées, deux personnes ne peuvent pas prendre de décision. Le terme même «d’association» implique qu’il s’agit d’un groupe et qu’une personne seule ne peut pas former une association.
L’association acquiert la personnalité juridique dès lors qu’elle est fondée conformément aux exigences légales, c’est-à-dire dès que l’assemblée constitutive a été menée, et les statuts, rédigés par écrit, adoptés. L’association devient ainsi une personne morale et peut prévoir des droits et des obligations. Sa capacité d’action devient effective dès lors que ses organes ont été constitués. La fin de la personnalité morale n’intervient qu’à l’achèvement de la phase de liquidation.
Le procès-verbal de constitution donne des renseignements sur les personnes présentes à l’assemblée constitutive et sur l’acte de constitution, à savoir la décision commune de fonder une association. Il confirme l’adoption des statuts et la nomination du comité (et éventuellement de l’organe de révision). Les statuts doivent être signés si l’on prévoit une inscription au registre du commerce. On fait figurer dans le procès-verbal de constitution les noms des membres constitutifs et on le fait signer par la personne qui l’a rédigé ou par le président ou la présidente.
Question
Notre association a utilisé le terme «assemblée de l’association» («Vereinsversammlung») dans toute sa documentation. Un membre se plaint et prétend que la dénomination correcte est «assemblée générale». Qu’en est-il?
Réponse
Le terme d’assemblée générale est plus courant que ceux d’assemblée des membres ou d’assemblée de l’association (en allemand, les termes «Mitgliederversammlung» ou «Vereinsversammlung» sont plus fréquents qu’en français). Dans sa version allemande, le droit associatif parle de «Vereinsversammlung» ou de «Mitgliederversammlung». Le CC (Code civil suisse) règle l’organisation de l’association dans les articles 64 à 69 sous le titre allemand de «Vereinsversammlung» (assemblée de l’association). Mais en français, il est uniquement question de l’assemblée générale.
Le terme d’assemblée générale est également utilisé dans le CO (Code des obligations) en relation avec des sociétés anonymes et des coopératives. Alors qu’une association est axée sur les personnes, également lors de son assemblée générale, la société anonyme y rassemble le capital (les actionnaires).
Les statuts recourant à un synonyme pour le terme d’assemblée générale conservent toutefois leur validité.
L’assemblée générale est l’organe suprême, l’organe le plus important de l’association. Elle a lieu généralement une fois par an (assemblée ordinaire ou statutaire). L’assemblée générale est l’organe législatif de l’association. Elle adopte ou modifie les statuts, nomme le comité et tout autre organe prévu par la loi (par exemple l’organe de révision) et nomme les groupes de travail et les commissions. Elle contrôle le travail du comité, dans la mesure où elle vérifie et adopte (ou dans le cas contraire: désapprouve) le rapport annuel, bilan inclus. Avec l’approbation, l’assemblée générale donne la décharge au comité. Selon les statuts, elle peut être chargée d’affaires qui n’ont pas pu être déléguées à d’autres organes. La dissolution de l’association est également décidée par l’assemblée. Les membres doivent être convoqués dans un délai raisonnable et ont le droit de formuler leurs requêtes. Ils peuvent intervenir sur les objets qui sont soumis à l’ordre du jour et participer aux délibérations. Les membres peuvent convoquer d’eux-mêmes l’assemblée. Selon la loi, il suffit pour cela qu’un cinquième des membres le demandent.
Question
Est-ce que l’association peut être composée uniquement de membres du comité?
Réponse
Une association composée uniquement des membres du comité est également tout à fait légitime. Il est important toutefois qu’une telle association, dite «collégiale», respecte également les dispositions du droit des associations: convoquer une assemblée, organiser des élections, respecter les processus démocratiques, etc. Pour un comité, il est particulièrement important de choisir une ou deux personnes en charge de l’organe de contrôle, car il ne peut pas procéder lui-même à sa décharge. Les statuts peuvent stipuler que l’admission des membres revient au comité. Ce dernier peut ainsi déterminer si l’admission de nouveaux membres est nécessaire ou non.
Beaucoup d’associations qui, dans la poursuite de leur but, engagent des salariés, délèguent l’exécution des tâches et/ou l’administration de l’association à un bureau externe. Le bureau est ainsi chargé de la direction opérationnelle, alors que la direction stratégique relève de la compétence du comité.
Le comité gère les affaires de l’association au nom de l’assemblée, il est l’organe de direction. En tant qu’organe exécutif de l’association, il développe la stratégie associative et la met en œuvre. Il est chargé de la réalisation du but, de la définition d’objectifs et du contrôle, de l’organisation des tâches ou de l’entreprise, de la recherche de fonds et de leur gestion et également de la rédaction du rapport, comptabilité destinée à l’assemblée générale incluse. Une association peut déléguer la gestion des affaires à un bureau externe ou à un secrétariat. Dans ce cas, le comité est chargé de la supervision. Le comité est élu par l’assemblée générale et doit lui rendre compte de ses activités dans un rapport annuel. Ses tâches et compétences sont définies par la loi, par les statuts ou par les décisions de l’association en assemblée générale. La loi ne prévoit pas de quorum (nombre minimum de membres) pour le comité, et il n’y a aucune prescription quant aux différents domaines d’activité. Par contre, les statuts peuvent prévoir des minima et maxima ou définir les fonctions et domaines d’activité.
Le comité constitue l’organe exécutif de l’association. Il est chargé de la gestion des affaires, autrement dit, de la conduite de l’association. Il est responsable de diriger l’association dans le respect du but qu’elle poursuit, d’utiliser les moyens financiers de manière appropriée et de s’organiser de façon adéquate. De plus, il assume une fonction opérationnelle envers son personnel. S’il existe une entreprise ou un bureau externe, la fonction opérationnelle se limite au développement et à la supervision de lignes directrices stratégiques aussi bien dans les affaires courantes que dans la conduite de l’entreprise.
Selon la loi, le comité est chargé de la gestion des affaires de l’association, il en est l’organe exécutif. Il peut déléguer la direction à son bureau externe (au secrétariat) ou à l’entreprise ou à sa direction, mais assume l’entière responsabilité.
Dans l’association, l’assemblée générale est l’organe suprême, elle est au-dessus du comité. Elle nomme le comité, est responsable de la modification des statuts et de la répartition des tâches au sein du comité. Elle prend connaissance du rapport annuel soumis par le comité et lui donne décharge, ou la lui refuse. Dans la structure de l’association, elle est le législatif car elle adopte les statuts.
Les organes sont les organismes qui agissent au nom de l’association: l’assemblée générale est l’organe suprême, le comité est l’organe directionnel, les réviseurs sont chargés de la vérification des comptes. En tant que personne juridique, l’association agit par l’intermédiaire de ses organes.
Question
A quel moment les décisions de l’assemblée générale entrent-elles en vigueur?
Réponse
Les décisions prises n’entrent en vigueur qu’une fois l’assemblée terminée, pour autant qu’aucune date ultérieure n’ait été convenue. Il est donc possible jusqu’à la clôture de l’assemblée de déposer une motion d’ordre permettant de procéder à un nouveau vote sur une décision si des raisons importantes le justifient. Ainsi, une modification des statuts, par exemple, ne peut entrer en vigueur au moment de la prise de décision en cours d’assemblée.
Question
Notre association bénéficie d’une exonération fiscale. Nous avons ajusté le but de notre association dans les statuts et effectué d’autres modifications. Devons-nous envoyer les nouveaux statuts au service des contributions?
Réponse
Les changements de statuts qui concernent des points susceptibles d’avoir une répercussion sur l’exonération fiscale doivent toujours être communiqués à l’administration des contributions. Il s’agit notamment du but de l’association, du travail bénévole du comité ainsi que du processus de transmission du patrimoine de l’association en cas de dissolution. Il est également important d’informer le service des contributions en cas de changement du nom de l’association. En cas de doute, renseignez-vous directement auprès du service des contributions.
Il est stipulé dans l’art. 63 du Code civil (CC) que les dispositions dont l’application est soumise à la loi ne peuvent être modifiées dans les statuts. Ce sont des dispositions impératives.
Les dispositions impératives sont les dispositions légales qui ne doivent en aucun cas être modifiées dans les statuts. Elles prévalent sur les éventuelles dispositions divergentes prévues par les statuts. Dans la loi, elles sont désignées par le terme «selon la loi».
Si avec le temps des changements interviennent au sein de l’association, les statuts constitutifs doivent être adaptés. Les modifications de statuts font partie des moments importants de la vie de l’association et doivent être soumises aux membres avec la convocation à l’assemblée générale. Lors de la planification de l’assemblée, il est important de prévoir assez de temps pour les débats relatifs à ces modifications, qui doivent ensuite être approuvées par la majorité des membres.
Question
À quoi faut-il veiller si une association désire modifier ses statuts?
Réponse
Une association désire se consacrer à un nouveau but social, changer de nom ou s’adresser également à des membres donateurs. Ce type de modification entraîne un changement des statuts de l’association.
L’assemblée générale est responsable de la révision des statuts, éventuellement avec la majorité qualifiée des votants. Si les modifications statutaires risquent d’entraîner des discussions controversées, il est recommandé de convoquer une assemblée générale extraordinaire entièrement dédiée à ce sujet. Le comité informe les membres des propositions de modification dans le cadre de l’invitation envoyée dans les délais prévus par les statuts. En cas de révision complète ou de modification importante, une présentation synoptique est recommandée (présentation du texte en vigueur en face du nouveau texte).
Lors de l’assemblée générale, les points à modifier sont discutés individuellement. L’on procède ensuite à une votation générale. La modification du nom ou du but social de l’association doit être communiquée après l’assemblée générale aux membres absents par le biais du procès-verbal. Conformément à l’art. 74 CC, un membre qui n’approuve pas le changement de but social peut quitter l’association. Si une association est inscrite au registre du commerce, la modification de son nom ou de son but social doit être annoncée. Il est en outre recommandé d’informer les principaux bailleurs de fonds avant l’envoi du prochain rapport annuel.
Au moment de la fondation d’une association et de la rédaction des statuts, il peut être utile de reprendre un modèle de statuts en vigueur dans d’autres associations. Il est cependant recommandé de bien les examiner et de les adapter aux besoins de sa propre association. Des exemples de statuts sont disponibles auprès du centre de compétences vitamine B.
Un passage qui figure souvent dans les statuts des associations stipule que l’association se déclare neutre sur le plan politique et confessionnel, en d’autres termes, qu’elle refuse aussi bien tout rapprochement à une orientation politique que toute appartenance religieuse. Une telle formulation ne signifie pas pour autant qu’une association ne puisse pas s’engager en faveur de son but social. Il y a des associations dont la tendance politique et religieuse est clairement exprimée. Elles ne sont pas neutres.
Les associations peuvent ajouter un préambule, une introduction ou un avant-propos à leurs statuts. Le préambule permet de donner un cadre aux articles qui suivent. Il peut préciser des valeurs, des idéaux, des convictions et des motivations chers à l’association et se distancier, au niveau linguistique, de la formulation juridique neutre qui caractérise les statuts.
Le siège de l’association est pour ainsi dire son domicile. Le siège est toujours une commune politique. Il peut être choisi librement et figure habituellement dans les statuts. Si les statuts ne le prévoient pas, le siège de l’association se trouve à son siège administratif. Selon les statuts, le siège peut également être rattaché au domicile du président, de la présidente ou au siège du bureau externe et ainsi suivre les changements de la présidence ou du bureau. On parle alors de siège itinérant. Le for juridique ainsi que le siège fiscal se trouvent au siège de l’association. Si l’association doit ou désire s’inscrire au registre du commerce, elle le fait dans la localité où elle a établi son siège ou auprès de l’office compétent. L’adresse de l’association (domicile légal) peut être différente de celle de son siège.
Avec les statuts, l’association se donne un règlement de base. Les statuts constituent le droit interne à l’association, que les membres et le comité sont tenus de respecter. Les statuts doivent être adoptés lors de l’assemblée constitutive. Tout amendement doit être soumis à l’assemblée générale. Les statuts doivent être rédigés par écrit. Ils définissent le but de l’association, ses organes, son organisation et son financement. Chaque association décide de la forme qu’elle veut donner à ses statuts dont le niveau de détail peut varier en fonction de la nature de l’association. Les statuts et la loi (articles 60 à 79 CC) sont étroitement liés. La loi prévoit les bases fondamentales régissant le fonctionnement d’une association, c’est elle qui définit les réglementations minimales à respecter. Certaines dispositions du CC ont pour but de combler des lacunes des statuts. Ces dispositions peuvent être modifiées et adaptées aux besoins de chaque association, alors que d’autres doivent être impérativement respectées.
Si une procédure juridique est engagée contre l’association, le tribunal compétent est celui du domicile de l’association.
Si le comité ou l’assemblée générale prend une décision qui viole les statuts, cette décision peut être contestée dans un délai d’un mois. Seules les personnes qui ont refusé cette décision peuvent la contester.